Как использовать факсимильную подпись
Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия
Виктор Подгорский
Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.
Что такое факсимиле
Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.
С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».
Когда можно использовать факсимиле
В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:
По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.
Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.
Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.
Когда нельзя использовать факсимиле
Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.
Использование факсимильной подписи запрещено:
Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.
Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф
Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.
Почему налоговая права. 169-я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.
Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.
Как изготовить факсимильный штамп
Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.
Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:
Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.
Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.
Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.
Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.
Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:
На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.
Как отличить факсимиле от оригинальной подписи
Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:
Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.
К чему приводит слишком простая подпись на документах
В жизни нам часто приходится ставить свою подпись на документах: тем самым мы выражаем свое согласие с тем, что в них написано. Какой будет его подпись, каждый решает для себя сам, но образцом для официальных документов принято считать подпись в паспорте.
Закон не содержит каких-то специальных требований к построению подписи, поэтому теоретически даже самый обычный «крестик» придает документу юридическую силу, если человек поставил его собственноручно.
Вот только юристы очень не советуют легкомысленно относиться к выбору личной подписи и вот почему.
Подпись — обязательный реквизит любого официального документа. А это значит, что она способна породить самые серьезные правовые последствия для ее автора: возложить обязанности, наделить правами и т.д.
Поэтому широчайшие возможности получает тот, кто может точь-в-точь повторить подпись другого человека. Он может получить кредит или продать квартиру от имени другого лица, а вот деньги получить в свои руки.
Подделка подписи на документах — один из старейших, но самых популярных методов мошенничества, который по сей день действует безотказно. Разумеется, чем проще подпись, тем проще ее подделать. Но главная опасность не в этом.
Приведу реальный пример из судебной практики:
С исковым заявлением обратился мужчина, ссылаясь на то, что его единственная квартира была продана, а он договор не подписывал.
Как следует из обстоятельств дела, истец был собственником однокомнатной квартиры, проживал в ней один и нередко скрашивал одинокие вечера за бутылкой.
Жилье он продавать не собирался, а все документы на квартиру специально передал на хранение бывшей жене. Но это не помогло: мошенники, получив образец его подписи, сделали нотариальную доверенность, поставили за него все подписи — и стал мужчина в одночасье бездомным.
Порядок таков, что если сторона заявляет о подделке подписи на документе, суд обязан назначить почерковедческую экспертизу. Так и было сделано: мужчина предоставил образцы своей подписи, направили эксперту.
Но ответ пришел, как и ожидалось, неоднозначный: «решить вопрос в категорической форме не представилось возможным. Выявить достаточное количество совпадающих признаков не удалось из-за простоты строения исследуемых подписей, состоящих в основном из дуговых и прямолинейных элементов».
Одним словом, подпись слишком простая для того, чтобы с точностью определить, подделана она или нет. А как еще доказать подделку подписи, как не заключением эксперта?
Конечно, если есть вероятность, что другой эксперт сможет дать однозначный ответ, судья должен назначить повторную экспертизу. Но «недостаточность почеркового материала» при простой подписи — это практически приговор, вряд ли другая экспертиза изменит ситуацию.
Ну а раз факт подделки не доказан, значит, подписанный документ считается действительным, и мужчина продал свою квартиру: суд отказал ему в удовлетворении иска (решение Бабушкинского районного суда г. Москвы, дело № 2-14/13).
Можно ли усложнить свою подпись, если в паспорте уже проставлен простой образец?
Вопросы могут возникнуть только при подписании банковских документов: у сотрудников кредитных организаций свои внутренние инструкции на этот счет.
Но все же никто не вправе запретить гражданину менять свою подпись. Главное — чтобы он мог доказать, что она была проставлена именно его рукой (повторить эту подпись на образцах для экспертного исследования).
Помните, что длинный, сложный автограф — это не только стильно, но и гораздо более безопасно!
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Штампы и сроки: что изменилось в правилах выдачи паспортов с июля 2021 года
С 16 июля 2021 года изменились правила выдачи и замены российских паспортов. Теперь на обмен паспорта дают не месяц, а три, а штамп о браке стал необязательным. Все это напрямую касается денег.
Что изменилось. Теперь на оформление первого паспорта отводится 90 дней. То есть после 14-летия есть еще три месяца на подачу заявления. А до тех пор в течение 90 дней можно подтверждать личность свидетельством о рождении.
Как победить выгорание
Для изменения фамилии срок прежний — 30 дней
Аналогично — с заменой паспорта при смене пола: заявление нужно подать в течение 30 дней, как и раньше.
Штамп о браке стал необязательным
В паспорте проставляются разные отметки, обязательные и по желанию владельца. Например, можно поставить отметку об ИНН или группе крови — если захочет владелец документа. А вот штамп о регистрации по месту жительства поставят всем.
Отметки в паспорте
| Отметка | До 16 июля | С 16 июля |
|---|---|---|
| О регистрации по месту жительства | Обязательная | Обязательная |
| О воинской обязанности | Обязательная | Обязательная |
| О регистрации брака и разводе | Обязательная | По желанию |
| О детях до 14 лет | Обязательная | По желанию |
| О ранее выданных паспортах | Обязательная | По желанию |
| О загранпаспортах | Обязательная | По желанию |
| О группе крови и резус-факторе | По желанию | По желанию |
| Об ИНН | По желанию | По желанию |
Особого внимания заслуживает отмена двух обязательных отметок: о браке и ранее выданных паспортах.
Раньше по штампу о браке можно было понять, когда продавец квартиры купил эту недвижимость — до свадьбы или после. И состоит ли он в браке на момент продажи. Это важно для понимания, нужно ли согласие супруга и имеет ли тот вообще право на имущество.
Сама по себе отметка не подтверждает семейное положение — для этого нужно свидетельство о браке. Но все-таки она во многом облегчала проверки. Есть штамп — проверили даты, просим согласие супруга на сделку.
Штамп могли отменить потому, что он как бы теперь не нужен: реестры загсов оцифрованы и всё можно проверить. Вот только проверить это могут ведомства, им ФНС передаст любые сведения. У обычных людей доступа к базам нет. И человек без штампа в паспорте запросто может оказаться женатым на момент сделки.
Повторно жениться отсутствие штампа в паспорте все равно не позволит. Эта отметка подходила только для визуальной проверки, все сведения хранятся в реестрах актовых записей и легко проверяются в загсе.
Будьте внимательны при оформлении сделок. Теперь все, у кого нет штампа в паспорте, под подозрением. Ни отметки о ранее выданных паспортах, ни штампа о браке — это огромный риск остаться без жилья и денег, зато с ипотекой и судами.
Пострадают даже те участники сделок, кто никогда и не был в браке. Потому что и они теперь тоже будут под подозрением: свадьбы или развода действительно не было или просто не стоит отметка.
Срок выдачи паспорта сократится только в 2022 году
В новом постановлении еще идет речь о сокращении срока оформления паспорта. Сейчас это 10 или 30 дней в зависимости от региона обращения. С 1 июля 2022 года срок обещают сократить до 5 дней. При оформлении замены через МФЦ процедура тоже должна ускориться — и по срокам будет почти такой же, как при подаче заявления напрямую в МВД.
Я хотел бы изменить подпись, использовать более красивую и простую для быстрого написания.
Требуется ли какое-то юридическое оформление факта изменения подписи?
Какие документы мне нужно будет обязательно получить заново (паспорт, банковские карты и т.п.)?
С какими трудностями я могу столкнуться в будущем?
Павел, официального закона, регламентирующего положения о личных подписях, нет.
Не запрещено расписываться в документах подписью отличной от подписи в паспорте. Но иногда требуется подпись как в паспорте, например, в банковских документов, проставление в которых иной подписи нежели в паспорте может повлечь, например, не выдачу денежных средств.
Вы вправе сменить подпись при получении нового паспорта.
Вы можете изменить свою подпись в любое время, когда захотите. Вы имеете на это полное право, поскольку Конституция РФ не запрещает гражданину РФ изменять свою подпись.
Требуется ли какое-то юридическое оформление факта изменения подписи?
Какие документы мне нужно будет обязательно получить заново (паспорт, банковские карты и т.п.)?
С какими трудностями я могу столкнуться в будущем?
Здесь действует следующее правило — для тех документов, которые Вы когда-либо подписывали ранее предыдущей подписью, в том случае, если они для Вас имеют значение и до сих пор важны, можно удостоверить Вашу новую подпись у нотариуса.
Изменить свою подпись можно без всяких официальных оформлений. Единственное, что нужно помнить, в некоторых случаях от Вас могут потребовать расписаться так, как вы расписались в паспорте (банки любят так делать при выдаче кредитов, кредитных карт и т.д.) Если у Вас на руках есть кредитные карты, то на их обороте должна стоять ваша подпись, так вот, расписываться в чеках при расплате по карте вам лучше такой подписью.
В остальном проблем возникнуть не должно.
Добрый день. Никаких действий при смене подписи Вам производить не нужно.Закон такой обязанности не усткнавливает. Так что документами. подписанными ранее можете пользоваться свободно. Не переживайте. Но соглашусь, что в банках придется пользоваться старой подписью, поскольку они очень щепетильны в этом. Сама посебе подпись никакого значения е имеет и личность устанавливается по паспориу либо иному документу. Представьте ситуацию, если бы человеку ампутировали обе руки. Он бы тогда вообще лишился бы дееспособности, поскольку невозможно было бы сверить его подпись с той которая в паспорте.
Свидетельствование подлинности подписи на документе — неотъемлемый этап в деятельности любого юридического лица, в ходе которой постоянно возникает необходимость подготовки документов, например для кредитных учреждений, — в частности, карточки с образцами подписей и печати. Свидетельствование подлинности подписи необходимо и физическим лицам.
Согласно статье 80 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариус вправе засвидетельствовать подлинность подписи только на том документе, содержание которого не противоречит законодательным актам Российской Федерации. Очень важно помнить, что, свидетельствуя подлинность подписи, нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, а только подтверждает, что подпись сделана определённым физическим лицом.
Перед тем, как выполнить заверение подлинности подписи, нотариус в соответствии с требованием статьи 43 указанных Основ обязан провести установление личности гражданина и проверку правоспособности юридического лица — в случае, если возникла необходимость заверить подлинность подписи его представителя.Нотариус в этих случаях проверяет документы, удостоверяющие личность гражданина, а также доверенность и другие документы, удостоверяющие полномочия представителя юридического лица.
То есть, если Вы будете заверять подпись на документах у нотариуса, то установив Вашу личность нотариус сможет удостоверить Вашу новую подпись.
В иных случаях удостоверять Вашу новую подпись не требуется.
Как изменить подпись в паспорте в 2020 году
Получение паспорта – это долгожданное событие для многих. И не зря, ведь обладатель документа считается полноправным гражданином своей страны. Первое удостоверение личности человек приобретает при достижении 14-летнего возраста. Готовясь к его получению, он придумывает особенный автограф, который в будущем удостоверяет личность подписавшего. Со временем человек взрослеет, меняется его вкус и стиль письма. Поэтому многие задумываются о том, можно ли поменять подпись в паспорте на более красивую или удобную и что для этого необходимо в 2020 году.
Паспорт гражданина Российской Федерации
Насколько важна подпись в паспорте и что она дает
Почти любой из нас хочет иметь красивую и уникальную подпись, которая выделяла бы его из остальных. Если человек успешен, занимает руководящую должность, то такая подпись особенно важна и к ее выбору следует подходить со всей серьезностью. Конечно, изменить привычную закорючку можно в любом возрасте, но лучше определиться один раз, чтобы в дальнейшем избежать проблем, связанных с важными документами. Многие граждане задумываются, обязательно ли расписываться, как в паспорте или можно не соблюдать данное действие.
Подпись в документе, удостоверяющем личность, – это особенный идентификатор человека, она должна быть индивидуальна для каждого.
Автограф следует научиться писать быстро, при этом он должен быть достаточно замысловат, чтобы никто другой не смог повторить его.
Однозначного ответа на вопрос, должна ли подпись соответствовать подписи в паспорте, нет, потому что ни в одном нормативном документе не предусмотрено, что автограф в удостоверении личности является образцом на весь период его действия и что по нему происходит идентификация человека.
Прежде всего подпись в паспорте нужна для сравнения ее при подписании важных документов, договоров, кредитных соглашений.
Если подпись в паспорте отличается от текущей, ничего страшного в этом нет. Человек вправе менять ее столько раз, сколько хочет, Конституция РФ этого не запрещает. Конечно, если существуют документы, которые требуют, чтобы подпись была идентична той, которой подписывался человек ранее, а воспроизвести ее по каким-либо причинам невозможно, то ее новый вариант можно заверить у нотариуса.
В каком месте ставится
Документ, удостоверяющий личность, имеет единый образец для всех граждан РФ, независимо от пола, возраста, вероисповедания.
На второй странице указывается информация об государственном органе, выдавшем документ, и дате выдачи. Здесь же ставится личная подпись владельца, подпись начальника подразделения и гербовая печать.
Обязательна ли замена паспорта при смене подписи
Какого-либо нормативного положения о личной подписи нет, следовательно, никто не запрещает подписываться в документах другим росчерком, отличном от росчерка в паспорте. Но если владелец является юридическим лицом, то при выдаче бланков строгой отчетности могут потребовать, чтобы подпись соответствовала той, что в документе, удостоверяющем личность.
С такими же требованиями можно столкнуться и в банковском учреждении, которое в случае несоответствия подписи может отказать в выдаче денежных средств или открытии/закрытии банковского счета.
В какие ведомства обращаться
Пакет документов
Для замены удостоверения личности в случае его непригодности необходимо подготовить:
Сколько времени займет оформление
Продолжительность оформления паспорта регламентируется приказом ГУВМ МВД РФ «Об утверждении сроков по предоставлению государственных услуг по выдаче и замене паспорта гражданина РФ». Получить новый документ хотят быстро и без проволочек все граждане, но сроки оформления зависят от конкретных обстоятельств.
Если гражданин хочет заменить документ по каким-либо причинам и обращается в отделение по месту основной регистрации, то новое удостоверение личности будет выдано в течение 7-10 рабочих дней со дня подачи полного пакета документов.
Как придумать надежную и оригинальную подпись
Когда перед человеком ставится задача, связанная с созданием подписи, для многих процесс ее разработки становится настоящей пыткой. Ведь придумать надо такую подпись, чтобы она одновременно была и простая, и оригинальная, и вместе с тем надежная. Из-за того, что она была создана в впопыхах, многие позднее задумываются над тем, как изменить роспись в паспорте РФ, ведь документ, удостоверяющий личность, менять постоянно нельзя.
По данным экспертов-графологов, 85% населения подписывается самым элементарным росчерком, подделать который проще простого.
Вот несколько советов, помогающих создать хорошую подпись:
Изменение личных данных: нужно ли менять подпись
Каждый гражданин России в силу различных обстоятельств имеет право сменить имя, отчество и фамилию по собственному желанию, что, конечно же, сопряжено с заменой различных документов, прежде всего удостоверения личности. В связи с этим многие, вероятно, задумаются о том, можно ли поменять подпись при смене паспорта или следует оставить старую.
Подпись в документе говорит лишь о том, что вы соглашаетесь с теми данными, которые внесены в него, а на самом деле она может быть любой. Специалисты паспортной службы советуют изменить подпись, если она явно отличается от той, что была ранее. Но если человек решил оставить прежнюю, то единственное правило: подписываться в банковских документах нужно так же, как в паспорте, чтобы избежать неприятных ситуаций, связанных с подтверждением личности.
