Ст. 166 ТК РФ: вопросы и ответы
Ст. 166 ТК РФ: официальный текст
Ст. 166 ТК РФ: вопросы и ответы
Ст. 166 ТК РФ дает представление о том, что считается командировкой работника. Однако в реальности это понятие требует некоторых дополнительных комментариев. Рассмотрим их.
Как определяет командировку статья 166 ТК РФ и чем дополнить это определение?
Согласно тексту ст. 166 ТК РФ командировка представляет собой выезд работника по заданию работодателя на указанный срок в место, которое не является для него местом постоянной работы. Уточнение здесь сделано только одно: нельзя считать командировкой работу разъездного характера или постоянно осуществляемую при нахождении в пути.
Таким образом, текст ст. 166 ТК РФ не столько дает ответы, сколько вызывает вопросы в отношении того, что все-таки представляет собой командировка. Пояснений здесь требует все:
Ответ на эти вопросы дает постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:
Кого нельзя послать в командировку?
Несмотря на то что п. 2 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 обязывает всех работников, состоящих в трудовых взаимоотношениях с работодателем, ездить при необходимости в командировку, существуют категории работников, которых туда направлять нельзя (ст. 259, 268 ТК РФ):
Беременную направить в командировку нельзя ни при каких условиях. Для лиц в возрасте до 18 лет запрет не распространяется на работников творческих коллективов. Работников остальных категорий можно отправить в командировку, если они дали на это свое письменное согласие.
Какие документы необходимы для командировки в 2017 году?
С 2015 года (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) исчезла необходимость в оформлении:
Таким образом, полный перечень необходимых документов по командировке свелся:
Сроки пребывания в командировке, ранее подтверждавшиеся отметками в командировочном удостоверении, теперь можно подтвердить (п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) датами в документах:
Для варианта отсутствия документов и на проезд, и на проживание лучшим подтверждением присутствия в месте, куда был командирован работник, станет справка, выданная принимающей стороной.
Сроки отъезда-приезда могут быть скорректированы с учетом времени, которое понадобится для того, чтобы добраться до места отправления транспорта, находящегося вне населенного пункта, считающегося местом постоянной работы или местом командирования.
Каковы особенности установления сроков при отсутствии проездных документов?
Отсутствие проездных документов может иметь место, если поездка в командировку с предварительного разрешения работодателя осуществлялась:
В последнем варианте транспорт может быть использован командированным либо по доверенности, либо в качестве пассажира (письмо ФНС РФ от 24.11.2015 № СД-4-3/20427).
Для подтверждения факта такой поездки, помимо служебной записки, объясняющей способ отъезда-приезда, командированному потребуются (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368):
Сотрудника — в командировку
Читатель Михаил спрашивает:
Хочу отправить маркетолога в соседний город на день, чтобы он сделал фотографии магазина конкурента. Нужно ли оформлять командировку?
Отвечаем: да, придется оформить командировку
О командировках — 166-я статья Трудового кодекса
Командировка — поездка сотрудника по заданию работодателя. Задание может быть любым: встретиться с клиентом, выступить на семинаре или купить кофе. В законе ограничений нет.
Не каждая поездка считается командировкой, есть условия:
В командировку можно отправлять не всех сотрудников, есть исключения: беременные, несовершеннолетние, сотрудники на больничном и с ученическим договором.
Документы для командировки
По Трудовому кодексу устной просьбы съездить в командировку недостаточно, понадобится три документа: положение о командировках, приказ и авансовый отчет.
Правила командировок — в постановлении правительства
Положение о командировках — документ, где работодатель описывает правила командировок. С помощью положения легче договориться с сотрудниками о правилах и показать проверяющим госорганам, что с командировками всё в порядке. Поэтому описывайте всё, что считаете полезным.
Примерный список вопросов, на которые можно ответить:
Вернуть деньги за обучение сотрудников
У положения нет строгой формы, компания составляет его под себя.
Приказ. В приказе работодатель пишет сроки и цель поездки. «Спасти красотку и поставить всё на зеро» — плохая цель, к целям есть требования:
У приказа — типовая форма, но работодатель вправе придумать и утвердить свою. Форму приказа можно сделать один раз и использовать для всех командировок.
Авансовый отчет — все расходные документы: билеты, посадочные талоны, выписки по карте за оплату такси или номера, договор об аренде квартиры. В общем всё, что работодатель планирует возместить сотруднику.
Сотрудник после командировки просит в бухгалтерии бланк авансового отчета и вписывает названия расходных документов и суммы.
Вот дизайнер слетал в командировку в Лондон и прикрепляет к авансовому отчету копию посадочного талона, билет на метро и чек за мобильную связь:
На практике еще бывает так. Сотрудник сдает в бухгалтерию документы: билеты, чеки, счета из гостиницы — бухгалтер вносит информацию в 1С и распечатывает авансовый отчет. Сотруднику остается подписать готовый отчет.
Это все обязательные документы. Еще работодатели просят сотрудников вести отчет об итогах командировки: что сделал, чего добился и как, но чиновники такой отчет не требуют. Если расходы на командировку большие или командировок много, советую делать копию отчетов и хранить на случай проверок налоговой или трудовой инспекции. Вдруг будут вопросы.
На что обращает внимание налоговая
Если компания работает на упрощенке «Доходы минус расходы» или общей системе налогообложения, она вправе сократить налоги на сумму расходов для командировки. Правда, налоговая может заинтересоваться, если сделать что-то не так. Вот на что обратите внимание.
Расходы для упрощенки
Суточные. В расходы можно включить не больше 700 рублей суточных для командировок по России и до 2500 рублей для заграничных командировок.
Документы для обоснования затрат. Нельзя просто записать в расходы стоимость авиабилетов — нужны доказательства факта поездки: посадочный талон на самолет, электронный билет и хорошо бы фотоотчет из командировки.
Чем рискует работодатель без документов на командировку
Если работодатель оформил командировку, риска нет. Проблемы начинаются, когда документов нет. С командировками без документов работодатель рискует получить штраф, разбирательства с трудовой инспекцией и с сотрудниками.
Нельзя выплатить за несчастный случай. Вот сотрудник идет на конференцию, а там на него падает стенд и ранит. По Трудовому кодексу, сотрудник получает травму на работе — значит, ему полагается компенсация. При этом нельзя выплатить компенсацию, если сотрудник официально не в командировке. А если денег нет, работодателя ждет жалоба в трудовую инспекцию.
Не получится наказать за прогул. Допустим, директор магазина отправил менеджера в другой город — встретиться с клиентом в субботу. Менеджер встретил старых друзей с Сельмаша и гулял по городу вместо работы. Даже если директор захочет его наказать — уволить или взять штраф, не получится. Формально сотрудник не работал и не был в командировке.
Есть риск недоплатить сотруднику. За дни командировки работодатель выдает не зарплату, а средний заработок, который может быть больше зарплаты. Если заплатить меньше, есть риск, что сотрудник пойдет жаловаться, а работодатель получит штраф.
За неправильные документы для командировки или неправильный расчет выплат есть штрафы:
Штрафы, как обычно, — это еще не всё: никому не хочется, чтобы инспектор задавал вопросы об условиях работы сотрудников и просил отчитаться. У меня простой совет: не экономить время и оформлять все документы для командировки.
Кого и на какой срок можно направить в командировку
Кого можно направить в командировку
В командировку можно направить только штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор (ст. 166 ТК РФ).
Если человек работает по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или возмездного оказания услуг), то его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК РФ). Он не признается штатным сотрудником, поэтому гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (в т. ч. и связанные с командировкой), на него не распространяются. Условия служебных поездок таких людей должны быть прописаны в договоре.
При направлении в командировку совместителей (как внутренних, так и внешних) помните, что они обладают теми же правами, что и основные сотрудники (ст. 287 ТК РФ).
Ситуация: можно ли направить в командировку по территории России иностранца? Иностранец временно пребывает в России, в Москве ему выдано разрешение на работу или патент.
Да, можно, но при выполнении следующих условий.
Во-первых, должность, которую занимает сотрудник (работа, которую он выполняет), должна быть упомянута в списке профессий и работ (утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н), дающих право трудиться за пределами субъекта РФ, на территории которого сотруднику выдано разрешение на работу.
Во-вторых, срок командировки не должен превышать 10 календарных дней в течение срока действия разрешения.
Такой порядок установлен пунктом 1 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н.
Ситуация: можно ли направить в командировку по территории России иностранца? Иностранец временно проживает в России, в г. Москве ему выдано разрешение на временное проживание.
Да, можно, но при выполнении следующих условий.
Во-первых, должность, которую занимает сотрудник (работа, которую он выполняет), должна быть упомянута в списке профессий и работ (утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н), дающих право трудиться за пределами субъекта РФ, на территории которого сотруднику выдано разрешение на работу.
Во-вторых, общая продолжительность всех командировок не должна превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.
Такой порядок установлен пунктом 2 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н.
Кого запрещено отправлять в командировку
Запрещается направлять в командировку:
Письменное согласие сотрудников
Некоторых сотрудников можно направить в командировку только с их письменного согласия. Причем поездки не должны быть им запрещены по медицинским показаниям. К таким категориям персонала относятся:
Перед тем как направлять этих сотрудников в командировку, их нужно письменно известить о праве на отказ.
Такой порядок установлен в статье 259 Трудового кодекса РФ.
Согласие на командировку можно оформить в виде заявления.
Внимание: несоблюдение правил направления сотрудников в командировку является нарушением трудового законодательства.
За такое нарушение трудовая инспекция может оштрафовать:
Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке
Срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это правило действует как для командировок по территории России, так и для загранкомандировок (п. 1 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Хотя это и не оговорено законодательно, существует два срока командировки: плановый и фактический.
Плановый срок – это предполагаемые даты служебной поездки, которые отражают в приказе о командировке (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Приказ составляют до того, как человек уезжает в командировку. Руководитель подписывает документ также до направления сотрудника в поездку. Поэтому эти даты являются ориентировочными.
На практике же командировка может затянуться или даже, наоборот, завершиться досрочно. Это может произойти по различным причинам: сотрудник задержался в пути, заболел или, например, раньше срока выполнил служебное задание. В любом случае это сдвигает фактические даты командировки относительно плановых.
По общему правилу фактический срок командировки определяется по проездным документам, которые работник должен представить после возвращения из командировки. Немного другой порядок действует, если сотрудник ездил в командировку на своем личном транспорте. Тогда по возвращении он должен составить служебную записку, указать в ней фактические сроки командировки и приложить к ней оправдательные документы (путевой лист, счета гостиниц и т. д.).
Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Допустим, у сотрудника нет проездных документов. Например, он их потерял или билетов изначально не было (это возможно, если человек добирался на попутном транспорте). В этом случае возможны два варианта.
У человека есть документы о проживании из гостиницы
При командировке по территории России гостиница при расчетах за проживание обязана выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности. Соответственно, срок командировки определите на основании такого чека (или БСО) и договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Ведь договор должен содержать информацию о сроке проживания. Это следует из пунктов 20 и 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085.
А если речь идет о заграничной командировке? Тогда расходы на проживание подтвердит инвойс, который выдают зарубежные отели. Если в инвойсе нет данных о сроке проживания, понадобится также договор или иной документ (например, заявка на бронирование) с необходимыми данными. Все первичные документы на иностранном языке нужно обязательно перевести на русский язык (письмо Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202).
У человека нет никаких документов (ни о проезде, ни о проживании)
Тогда вернувшийся из командировки сотрудник должен написать служебную записку. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился по месту командировки.
В обоих приведенных случаях получается, что расходы на проживание подтверждены и их нужно возместить. Также за эти дни положены суточные. А вот расходы на проезд и суточные за дни нахождения в пути возмещать не нужно. Это следует из пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Кстати, раз у сотрудника нет билетов, выданный аванс на командировку в части расходов на проезд и суточные за дни нахождения в пути можно удержать из зарплаты. Так позволяет сделать статья 137 Трудового кодекса РФ.
Ситуация: существуют ли максимальные сроки для служебных командировок. В командировку направлен гражданин России?
Законодательство не предусматривает ограничений по срокам командировки. Ее продолжительность определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Каких-либо ограничений по срокам командировок (как по территории России, так и за рубеж) ни статья 166 Трудового кодекса РФ, ни положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, не содержат.
Максимальные сроки были предусмотрены Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. Согласно этому документу срок командировки по территории России не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А для сотрудников, направленных для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, такой срок не должен превышать одного года (п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). Контролирующие ведомства предписывали соблюдать эти ограничения и при загранкомандировках (письма Минфина России от 28 сентября 2007 г. № 03-04-06-01/335, от 28 октября 2005 г. № 03-05-01-04/345 и от 19 октября 2005 г. № 03-05-01-04/319). В настоящее время действуют новые правила, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки (положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому применять Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 нет оснований.
Таким образом, срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Подтверждает такой вывод письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/304.
Следует отметить, что если сотрудник большую часть своего рабочего времени находится за пределами России и выполняет там основную часть своих трудовых обязанностей, то его фактическим местом работы признается иностранное государство. Такой сотрудник не может считаться находящимся в командировке. Это связано с тем, что одним из основных признаков командировки является выполнение сотрудником отдельного поручения работодателя вне места своей постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Что касается выплат, произведенных в пользу такого сотрудника для исполнения поручения, то их нужно расценить как вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/304.
Направление в командировку иностранца
Срок командировки сотрудников-иностранцев в пределах региона, в котором выдано разрешение на работу, не ограничен. Срок командировки за пределы такого региона зависит от статуса пребывания иностранца в России.
Если в командировку направлен иностранец, временно пребывающий в России, то срок его пребывания за пределами того региона, где ему выдано разрешение на работу, не может превышать 10 календарных дней в течение срока действия разрешения на работу. При этом сотрудник должен работать по профессии, указанной в списке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н. А в ситуации, когда временно пребывающий в России иностранец направлен в командировку в пределах того субъекта РФ, где ему выдано разрешение на работу, ограничений по сроку командировки нет. Такой порядок предусмотрен подпунктом «а» пункта 1 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н.
Совет: формально в приказе Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н речь идет только про иностранцев с разрешениями на работу. Про временно пребывающих с патентами там ни слова. Поэтому безопаснее не направлять безвизовых иностранцев в командировки за пределы региона, в котором выдан патент.
Возможно, это просто техническая недоработка чиновников и в ближайшее время внесут изменения в приказ Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н. Либо вообще выпустят отдельный приказ про командировки иностранцев с патентами. Однако вероятность административного штрафа все же есть (ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ).
Когда в командировку направлен иностранец, временно проживающий в России, срок его работы за пределами региона, на территории которого разрешено временное проживание, не должен превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев. При этом сотрудник должен работать по профессии, указанной в списке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н. Если же иностранец едет в командировку в пределах того региона, где ему разрешено временное проживание, ограничения по сроку командировки нет. Данный порядок предусмотрен подпунктом «а» пункта 2 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н.
Иностранцы – высококвалифицированные специалисты могут непрерывно находиться в командировке за пределами того региона, в котором им выдано разрешение на работу, в течение 30 календарных дней ежегодно. При этом профессия таких иностранцев значения не имеет. Это установлено пунктом 3 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н.
Какие поездки не признаются командировкой
Не признаются командировками поездки некоторых категорий персонала, работа которых связана с постоянными разъездами. К ним относятся курьеры, экспедиторы, водители, проводники и т. д. (ст. 166 ТК РФ, п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Ситуация: возникает ли у организации обособленное подразделение, если в период пребывания в командировке ее сотрудник более месяца работает на территории другого предприятия?
Да, возникает, если организация оборудует командированному сотруднику стационарное рабочее место. При отсутствии стационарного рабочего места обособленное подразделение не возникает.
Подразделение считается обособленным, если оно обладает двумя признаками:
При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Об этом сказано в статье 11 Налогового кодекса РФ.
Рабочим признается место, где сотрудник должен находиться в связи с его работой и которое прямо или косвенно контролируется его работодателем (ст. 209 ТК РФ). При этом рабочее место считается оборудованным, если для сотрудника созданы все условия для исполнения трудовых обязанностей. Срок нахождения конкретного сотрудника на созданном организацией стационарном рабочем месте и форма организации работ (вахтовый метод или командировка) не имеют правового значения для постановки на учет обособленного подразделения.
Таким образом, если организация, направляя сотрудника в командировку на другое предприятие, не создает и не оборудует для него стационарного рабочего места, считается, что обособленного подразделения она не создала. Если же при направлении сотрудника в командировку организация оборудует стационарное рабочее место, то в этом случае она обязана поставить обособленное подразделение на налоговый учет (п. 1 ст. 83 НК РФ).
Аналогичные выводы сделаны в письмах Минфина России от 5 августа 2011 г. № 03-02-07/1-279, от 10 апреля 2009 г. № 03-02-07/1-176 и подтверждены арбитражной практикой (см., например, определение Верховного суда РФ от 2 ноября 2015 г. № 308-КГ15-13591, постановления Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21 июля 2015 г. № А32-29169/2014, ФАС Центрального округа от 3 июля 2014 г. № А64-5102/2013 и др.).
Совет: при длительной командировке не всегда возникает стационарное рабочее место. Поэтому организация-подрядчик может не регистрировать обособленное подразделение при длительных работах у заказчика. Аргументы следующие.
Во-первых, территорию, куда командирован сотрудник, контролирует заказчик работ. Во-вторых, если люди работают на самосвалах, то это не стационарные рабочие места. Это следует из статьи 11 Налогового кодекса РФ, части 6 статьи 209 Трудового кодекса РФ, пункта 6.2 СП 12-133-2000, введенных постановлением Госстроя от 31 марта 2000 г. № 26.
Значит, штраф по статье 116 Налогового кодекса РФ неправомерен. Данные выводы есть в постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16 сентября 2015 г. № Ф07-7313/2015.
Права в командировке
В командировке можно не тратиться на еду, жилье и поездки по городу. Все оплатит работодатель.
Работа в командировке — такая же, как и любая другая. За нее получают деньги и пенсионный стаж. Если сотрудник заболеет, ему дадут пособие. Если он будет работать в выходной, оплатят по двойному тарифу или дадут отгул.
Распространите знания!
Отправьте статью тем, кому она пригодится
Переслать через вотсап
Когда командировка зарубежная, суточных платят больше, а еще можно за счет работодателя оформить загранпаспорт и визу.
Сохраните таблицу со списком прав и ссылками на законы, чтобы было что почитать в пути или перед выездом.
Никуда не ехать без оформления по трудовому договору
Как это работает. В командировку могут уехать только те сотрудники, что работают официально. Если трудового договора нет, можно никуда не ехать. Так как нет трудовых отношений, нет и обязанности следовать приказам работодателя.
Бывает, что фирма нанимает людей, которые делают для нее что-то по гражданско-правовому договору. Их тоже нельзя направить в командировку. По такому договору нельзя требовать от исполнителя работать не там, где удобно, а по месту командировки.
Дистанционных работников могут отправить в командировку. Они работают по трудовому договору, просто удаленно. Когда дистанционного работника нужно отправить в другой город, ему оформляют командировку. Например, работник живет в Саратове, а ему нужно съездить в головной офис в Москву. Или он едет на конференцию по работе в Санкт-Петербург. Билеты, жилье и питание оплатит работодатель. Деньги можно перевести на карту, а документы для расчетов — переслать по почте. Минтруд подтверждает, что такая поездка действительно считается командировкой.
Аналогично в командировку можно отправить надомников: они выполняют свою работу по месту жительства. Если нужно, чтобы надомные работники съездили за материалами в другой город, им оформляют командировку в общем порядке.
Отказаться от командировки
Как это работает. Даже если человек оформлен по трудовому договору, не всегда приказ работодателя — основание собирать вещи и ехать в другой город. В трудовом кодексе есть несколько оснований, когда от командировки можно отказаться без последствий. Их можно разделить на две большие группы. Одних работников вообще нельзя отправлять в командировки, даже если им самим очень хочется. Других можно отправить только с их согласия, а если согласия нет — заставить невозможно, наказать за отказ тоже нельзя.
Нельзя отправить в командировку ни под каким предлогом:
Нельзя отправить в командировку без согласия самого работника:
Еще можно отказаться ехать в командировку, если работодатель не выполнил свои обязанности по ее оформлению:
Если работник откажется от командировки в указанных случаях, ему ничего не будет. Он не должен получить никаких выговоров и предупреждений. А если такое все же случится — имеет полное право обратиться в трудинспекцию и в суд, чтобы защитить свои права и получить компенсации.
Вернуться из командировки раньше
Как это работает. Когда сотрудника отправляют в командировку, в приказе пишут, с какого и по какое число он туда едет. Но этот срок — планируемый. Не всегда срок в приказе совпадает с тем, сколько реально надо пробыть в другом городе. Если задачу, ради которой человек уехал в командировку, удалось решить быстрее, он может вернуться раньше. Фактический срок командировки определяют не по приказу, а по проездным документам.
Например, сотрудник мог уехать на деловую встречу, чтобы подписать договор. На это планировалось три дня, а все вопросы удалось решить за один. Можно сразу возвращаться.
Конечно, если задание на командировку не выполнено, досрочно возвращаться из нее без согласия руководства нельзя. Если сотрудник уехал проводить недельную проверку регионального филиала, а через два дня вернулся, не доведя ее до конца и не согласовав возвращение с руководством, это будет нарушением. За такое могут наказать и даже уволить.
Сохранить должность
Как это работает. Пока сотрудник в командировке, за ним сохраняется его должность. То есть если вас отправили в командировку на полгода, то по возвращении должны предоставить ту же самую работу, что вы выполняли до командировки. Не должно быть такого: «Это Юля, она теперь работает у нас старшим аудитором. Пока тебя не было, мы все к ней привыкли. Теперь ты будешь работать помощником директора в новом офисе на окраине города. К сожалению, зарплата там поменьше».
Конечно, можно договориться с любым сотрудником и перевести его на другую работу. Но для этого нужно его согласие. В некоторых случаях допускается изменение условий договора и без согласия работника, но он как минимум имеет право узнать об этом за два месяца. Если он откажется, работодатель должен предложить другие варианты — и выплатить выходное пособие, если совсем ничего не подходит.
Получать средний заработок
Как это работает. Работу в командировке оплачивают, как и любую другую. Но только платят не зарплату, а средний заработок. Для его расчета берут почти все деньги, выплаченные сотруднику за год до отъезда в командировку, и делят на число рабочих дней в этот период. Учитывают оклад, надбавки и доплаты к окладам, премии и иные вознаграждения. А вот выплаты по больничному, отпускные и материальную помощь не учитывают: это компенсационные и социальные меры, а не зарплата.
То есть за командировку можно получить больше, чем за обычные рабочие дни. Если за последний год выплачивали квартальные или годовые премии, все пойдет в расчет среднего заработка.
На практике оплата труда во время командировки, рассчитанная по среднему заработку, может получиться меньше, чем если бы ее считали по текущему окладу. Разницу может выплатить работодатель. Такое правило может быть предусмотрено в положении об оплате труда, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте компании. Если есть, можно требовать доплаты. Обязательно нужно смотреть локальные акты, просто на основании трудового кодекса такое не потребуешь.
В командировке оплатят не только дни, проведенные на работе в другом городе, но и дни, потраченные на дорогу. При этом можно договориться с работодателем и в день отъезда или прибытия на работу не ходить. Это лучше выяснить до командировки, чтобы не было недопониманий. Может получиться так, что самолет прилетает в 00:25 и сотрудник в этот день на работу не идет, ведь после дороги надо еще и выспаться. А работодатель может его уже ждать с новостями.
Получить доплату за работу в выходной
Как это работает. Право на отдых остается у сотрудника и в командировке. Чтобы эффективно работать, требуется время для отдыха. Поэтому в командировке правила для работы в выходные такие же, как и всегда. Если сотрудник работает в выходной или тратит его на дорогу, он имеет право:
Если сотрудник берет отгул, то в том месяце, когда он его использует, ему выплатят полный оклад — несмотря на то, что он отработает на один день меньше нормы. Это разъясняет Роструд в разделе 5 рекомендаций от 2 июня 2014 года.
Для праздников правила такие же, как и для выходных. Даже если на самом деле человек едет в поезде и всю дорогу спит или читает книгу, он не может использовать это время полностью по своему усмотрению. Из-за служебной необходимости ему нужно куда-то ехать — и это основание оплатить такой день в двойном размере или дать отгул. Праздники могут быть не только федеральными, но и региональными. В этом случае сотрудник имеет право отдыхать в свой национальный праздник, даже если приехал в регион, где его не отмечают.
Работа в выходные и по праздникам возможна только с согласия сотрудника. То есть от нее можно отказаться — даже в командировке.
Если работодатель эти требования не соблюдает, можно пожаловаться в трудовую инспекцию или в суд.
Например, одной женщине неправильно рассчитали плату за командировку. Сначала это подтвердила трудинспекция, потом дело дошло до суда. За работу в выходные и праздничные дни женщине не доплачивали и не давали дополнительный день отдыха. А еще плату рассчитали исходя из оклада, а не из среднего заработка. Работодателю пришлось пересчитать командировочные выплаты и компенсировать разницу.
Получать суточные
Как это работает. Кроме зарплаты в командировках платят суточные. Это деньги для компенсации дополнительных расходов, которые возникают у сотрудников в служебной поездке. В основном имеются в виду расходы на питание. Но конкретного назначения в законе не прописали — тратить суточные можно на что угодно. Не запрещено брать еду с собой, а на суточные покупать сувениры.
В трудовом кодексе не установлен размер суточных для командировок. Работодатели решают это самостоятельно и закрепляют в локальных актах компании. Это может быть, например, положение о командировках или положение об оплате труда.
Но ориентир все-таки есть: это положения налогового кодекса. В нем указано, в каком размере суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. То есть, по мнению составителей кодекса, это размер, который реально компенсирует траты в командировке. Если работодатель будет платить больше, это уже не компенсация, а доход от выполнения работы. Поэтому довольно часто размер суточных определяют именно в этих пределах:
Суточные платят за каждый день, проведенный в командировке, даже за выходные, когда сотрудник не работает, и дни, проведенные в пути.
Не выплачиваются суточные в таких случаях:
Работодатель может компенсировать расходы в таких командировках по своей инициативе.
Получать пособие и суточные в случае болезни
Как это работает. Если сотрудник заболел в командировке, он может не ходить на работу. Нужно оформить больничный, то есть вызвать врача или сходить на прием и получить листок нетрудоспособности. После того как сотрудник выздоровеет, врач закроет больничный. После этого можно получить пособие. Закрытый лист нужно будет передать работодателю — или сообщить его номер, если в компании работают с электронными больничными.
Все это время работодатель продолжит выплачивать суточные и оплачивать проживание. Несмотря на то что командированный сотрудник не ходит на работу, ему нужно где-то жить и что-то есть. Если положат в больницу, работодатель перестанет оплачивать жилье на время лечения в стационаре.
В командировках за рубежом процесс в целом такой же: в случае болезни нужно обратиться к врачу. Но на основании справки от иностранного врача в России не получится оформить пособие. Дополнительно нужно будет ее перевести, легализовать и обменять в поликлинике на обычный российский листок нетрудоспособности. Легализация — это процедура, которая позволяет признавать официальные документы из одной страны в другой. В каждой стране свои правила, это нужно уточнять в российском консульстве той страны, где проходит командировка.
Получить деньги на билеты и проживание до командировки
Как это работает. Перед командировкой работодатель должен выплатить суточные и дать деньги на билеты и гостиницу. Выдавать их авансом — обязанность, а не право работодателя.
Если суточные не выдали и просят самостоятельно оплатить жилье и проезд, в командировку можно не ехать. За это сотруднику ничего не будет, так как он защищает свои права, а работодатель не исполняет обязанности. Если сотрудника накажут, можно обратиться в суд и обжаловать.
В одной компании сотрудника хотели отправить в командировку во Владивосток. Сначала долго подписывали документы — самолет уже улетел. Потом забыли выплатить деньги на командировочные расходы. Чтобы не срывать командировку, сотруднику предложили оплатить все самому. Он отказался, так как денег на билеты до Владивостока и аренду жилья у него не было. После этого сотруднику объявили выговор. Он не стал это терпеть и пошел в суд. Суд подтвердил, что платить аванс перед командировкой — обязанность работодателя. Выговор отменили.
Проезд и проживание в гостинице, съемной или служебной квартире работодатель может оплатить сам. Тогда давать на них дополнительные деньги не нужно. Но суточные в любом случае можно получить авансом — наличными или на карту. В некоторых компаниях используют для этого служебные карты, так тоже можно.
Получить компенсацию, если потратили свои деньги
Как это работает. На практике зачастую сотрудники едут в командировку без аванса и тратят собственные деньги. Кто-то не хочет пропустить важную встречу, у кого-то от результатов переговоров зависит зарплата, кто-то едет по собственной инициативе на интересную конференцию. Если сотрудник потратил свои деньги на командировку, работодатель обязан эти расходы компенсировать.
Вот на что можно потратить деньги и получить компенсацию:
Чтобы возместить расходы, нужны подтверждающие документы. Их важно сохранить.
Если работодатель откажется что-либо возвращать, можно обратиться в суд и взыскать с него еще больше денег — за счет морального вреда и компенсации за несвоевременную выплату. Суммы могут быть самыми разными, в зависимости от размера зарплаты и масштабов деятельности компании.
Один директор отправил сотрудницу-юриста в суд в другой город. Сначала предполагалось, что туда и обратно она поедет на автомобиле родственницы, но у той изменились планы. На обратном пути юрист купила билет на поезд. Директор отказался его компенсировать, и юрист обратилась в суд. Директору пришлось выплатить 2633 Р за билет, 250 Р за справку, которую юрист заказала для подтверждения поездки, и 500 Р компенсации морального вреда.
А другой сотрудник работал на заводе и ездил в зарубежные командировки — за свой счет. Когда решил возместить расходы, денег не получил. Сотрудник обратился в суд, и вот что получилось стребовать с работодателя: возмещение расходов на командировки — 3,7 млн рублей, компенсацию за задержку выплаты — 1,8 млн рублей, компенсацию морального вреда — 20 тысяч.
Вернуть деньги за проезд любым транспортом
Как это работает. Работодатель обязан оплатить тем, кого отправляет в командировку, билеты на транспорт. Это может быть поезд, самолет, автобус, теплоход. Если аэропорт или станция, с которой можно уехать к месту командировки, находится за пределами города, дорогу до них и обратно тоже должны оплатить. Можно уехать на такси, если, например, рейс поздний и автобусы уже не ходят. Или если до гостиницы неудобно добираться общественным транспортом.
На чем именно ехать и какие ограничения по классам обслуживания, нужно уточнять у работодателя перед поездкой. Это определяет не трудовой кодекс, а локальный акт работодателя — положение о командировках. Там, например, может быть сказано, что при отправлении в служебную командировку сотрудникам оплачивается проезд поездом в купейном вагоне и самолетом в экономклассе.
Билеты в командировку и обратно сотрудники могут покупать сами, получая за это кэшбэк и бонусные мили. Потраченные на билеты деньги можно вернуть. После деловой поездки билеты и чеки нужно передать в расчетный отдел, бухгалтерию, кадры — смотря какой отдел занимается оформлением выплат по командировкам.
Чтобы вернуть деньги за билеты, нужно подтвердить расходы. Для этого прикладывают сами билеты или их распечатки и чеки. Если едете на такси, обязательно берите кассовый чек или квитанцию. В крупных агрегаторах вроде «Яндекс-такси» чек присылают на почту в электронном виде. В этом случае можно не переживать: у такого чека такой же статус, как и у бумажного. Можно распечатать и приложить к отчету.
А вот если летите самолетом, одного электронного билета недостаточно, нужно будет еще приложить к нему посадочный талон. Работодателям этот талон нужен, чтобы подтвердить расходы на командировки и не заплатить лишних налогов. Минфин требует от них и электронный билет, и посадочный талон. При этом на посадочном талоне должен быть штамп о досмотре. Если посадочный талон электронный, его можно распечатать и поставить штамп на нем. Иначе нужно будет подтверждать факт перелета каким-то другим образом, а каким — непонятно. Поэтому работодатели и требуют от работников эти посадочные талоны со штампами. Еще есть вариант заказать в авиакомпании справку о подтверждении перелета — ее тоже должны принять в бухгалтерии. Это выручит, если посадочный талон потерялся.
Оплатить билеты или гостиницу с карты другого человека
Как это работает. За билеты необязательно платить самому. Например, один из сотрудников может купить билеты на всех. Или билеты можно оплатить с карточки родственника, у которого более выгодная бонусная программа. А может, он просто хорошо разбирается в онлайн-покупках. Затраты на билеты все равно должны возместить.
К отчету о поездке нужно приложить документы, подтверждающие, что билет оплачен по поручению сотрудника, который ездил в командировку, и за счет его средств.
Это может быть расписка, письмо от имени человека, который оплатил проезд. Там нужно написать, что он получил деньги от сотрудника, который ездил в командировку, и на эти деньги приобрел билет, так как хотел помочь с оформлением. А сам сотрудник может приложить служебную записку о том, что билет куплен с его ведома, по его поручению и на его деньги.
Супругам необязательно давать какие-то расписки: по семейному кодексу деньги у них общие. В этом случае пригодится копия свидетельства о браке.
Поехать на машине и получить компенсацию
Как это работает. В командировку можно поехать на машине — своей или сослуживца. Покупать билеты в этом случае не придется. Но работодатель все равно компенсирует расходы на поездку.
Сотрудник может приложить в качестве отчета путевой лист или объяснительную о том, по какому маршруту и в какие дни он передвигался на своей машине. Путевой лист выдают на работе перед командировкой. Обычно его оформляют для перевозок транспортом, который принадлежит компании. Но иногда работодатели выписывают их и для поездок на личных автомобилях, так как это упрощает отчетность перед налоговой. Минфин считает, что путевые листы в этом случае подтверждают расходы, хоть транспорт и личный. Если у вас путевого листа нет, это не проблема. Пишите объяснительную.
К путевому листу или объяснительной прикладывают чеки на бензин, парковку, другие автомобильные нужды — они подтвердят суммы расходов, а еще маршрут: в чеках можно посмотреть, когда и кем они были выданы.
Подробные правила расчета компенсации должны содержаться в положении о командировках или в каком-то другом локальном акте, например в положении о компенсациях за использование личного автомобиля в служебных целях. Там будет указано, как оплачивается ремонт машины, если она сломалась по пути в командировку, какая компенсация положена за использование автомобиля и как рассчитывается стоимость потраченного в поездке бензина. Изучите эти правила заранее.
Некоторые компании запрещают работникам ездить в командировки на своей машине. Такое тоже бывает — уточняйте, прежде чем уехать в командировку. А лучше проверяйте все вопросы, связанные с организацией и оплатой командировок, перед тем, как устроитесь на работу.
Задержаться на выходные
Как это работает. Сотрудник может совместить командировку и отдых, задержавшись в городе, куда его отправили по работе. То есть обратные билеты можно взять не ровно на тот день, когда командировка закончилась, а на выходной — так, чтобы успеть вернуться на работу. Билеты в этом случае тоже оплатит работодатель.
После командировки можно задержаться на выходные или нерабочие праздничные дни. Например, чтобы посмотреть город или встретиться с родственниками. Сложности возникают, если после командировки остаться на весь отпуск. Четкого ответа, оплачивается сотруднику в этом случае обратный билет или не оплачивается, в законе нет.
С одной стороны, работодатель не обязан оплачивать билеты в отпуск. С другой стороны, дорогу из командировки до дома работодатель все равно должен был оплатить. Поэтому никакого дополнительного дохода работник не получает. Роструд по этому поводу считает, что билет из отпуска после командировки сотрудник должен оплачивать сам. Если работодатель даст на это деньги, то компенсацией расходов на командировки это не будет. У сотрудника появится доход, и ему нужно будет заплатить НДФЛ. Разъяснения Роструда — не закон, поэтому с ними можно и не соглашаться. Но есть риск задолжать работодателю денег.
Один сотрудник улетел в командировку в Испанию и остался там на время отпуска. Когда работник решил уволиться, компания решила взыскать с него сумму обучения, так как он не отработал до конца положенный срок, и расходы на обратный билет из Испании. За обучение платить не пришлось, а вот 16,5 тысяч рублей на билет работнику пришлось вернуть.
Жить в гостинице или снять квартиру
Как это работает. Во время командировки в другом городе работнику нужно где-то жить. Обеспечить его жильем должен работодатель. Схемы бывают разные: где-то компания выбирает и оплачивает гостиницу или предоставляет служебное жилье, но чаще работники сами расплачиваются за гостиницу. Работодатель должен дать им на это деньги авансом. Если денег не хватило, разницу потом доплатят.
Если работнику дают жилье на время командировки, он не может отказаться, снять себе номер в гостинице и потребовать вернуть за него деньги. Но если жилье не предоставляют, можно выбирать, где жить.
Какие-то ограничения могут быть в локальных актах, то есть в положении о командировках. Например, там может быть лимит на гостиничные расходы — до 3000 Р в день или в каком-то ином размере.
Если в локальном акте не написано, что сотрудники должны снимать номер в строго определенной гостинице, можно выбирать самому. С учетом лимитов, если они установлены. При этом можно снимать гостиничный номер или квартиру.
Лучше заранее узнать в бухгалтерии, какие документы подойдут для отчета. По общему правилу, чтобы отчитаться, нужен договор найма жилого помещения, расписка о передаче денег. Но сервис Airbnb, например, договор не выдает. Уточните, что в таком случае устроит бухгалтерию.
Выехать на работу в другую страну
Как это работает. Командировка может быть не только по России, но и за рубеж. В этом случае суточные обычно больше. А еще работник может сэкономить на оформлении документов для поездки: загранпаспорта, обязательной медстраховки, визы.
Для поездки в другую страну необязательно открывать деловую визу, если уже есть туристическая. Например, у вас открыт французский шенген на пять лет и нужно срочно съездить в Испанию на два дня. Отменять ради этого мультивизу не нужно. Проблем с такими поездками обычно не возникает. Для надежности можно заранее написать письмо в консульство той страны, куда собираетесь в командировку. Ответ потом можно будет показать визовому офицеру на границе. Но обычно достаточно показать бронь гостиницы и обратный билет.
Оформить загранпаспорт и медстраховку за счет работодателя
Как это работает. Если работник едет в командировку за рубеж, ему, скорее всего, понадобится загранпаспорт, медицинская страховка и виза. Есть страны, куда можно уехать или улететь без загранпаспорта: Беларусь, Армения, Казахстан, Киргизия, а также Абхазия и Южная Осетия. Визы для посещения этих стран тоже не нужны. Полный перечень безвизовых стран для россиян можно посмотреть в нашем материале или на сайте МИД.
Госслужащие, сотрудники госкорпораций и других госорганизаций выезжают за границу по служебным паспортам. Обычным работникам оформляют общегражданский загранпаспорт — старого или нового образца.
Если сотрудник сам закажет себе загранпаспорт через портал госуслуг, он может оплатить его со скидкой: 3500 Р нужно будет заплатить за выдачу паспорта нового образца, 1400 Р — старого образца. При оплате через кассу или банк это стоит 5000 и 2000 Р соответственно. Работодатель компенсирует расходы по чекам и квитанциям — если оплатили загранпаспорт со скидкой, полную стоимость услуги без скидки возместить не получится.
В бухгалтерии по месту работы должны также компенсировать расходы на обязательную медицинскую страховку. Так как наличие страховки — это не желание сотрудника, а необходимость, ее тоже оплачивает работодатель. Требования к наличию такой страховки и размеру страхового покрытия различаются по странам, это нужно уточнять перед выездом. В период пандемии требования могут быть строже, чем обычно.
Не платить налог, если работодатель компенсирует расходы
13% — это ставка НДФЛ для доходов, которые получают российские налоговые резиденты. Когда командировка зарубежная, есть риск перестать к ним относиться. Тогда НДФЛ с доходов, полученных в России, нужно будет платить уже по ставке 30%. Выплата среднего заработка на время командировки сюда относится, это подтверждают суды.
Сотрудник в зарубежной командировке потеряет статус налогового резидента России, если проведет в России меньше 183 дней за год.
Для 2020 года особые правила: даже если пробыть в России меньше 183 дней, налоговый статус резидента России все равно можно получить. Для этого нужно:
Сотрудник, который подаст заявление о признании его налоговым резидентом, заплатит НДФЛ за 2020 год по ставке 13%. В 2021 году будут действовать общие правила, если не примут какой-нибудь новый закон.
На компенсацию командировочных расходов статус налогового резидента не влияет: она не облагается налогом как в России, так и за ее пределами. У суточных есть необлагаемый налогом лимит: при поездках за рубеж это 2500 рублей в сутки. С превышения налог удержат.
Проголосовать на выборах в другом регионе
Как это работает. По общему правилу все голосуют там, где прописаны, то есть зарегистрированы по месту жительства. Когда человек в командировке, это неудобно: нужно возвращаться домой ради того, чтобы посетить избирательный участок. Чтобы этого не делать, можно выбрать другой участок для голосования — через личный кабинет на госуслугах, МФЦ или избирательную комиссию.
На федеральных выборах можно голосовать на любом участке по всей стране, а вот на региональных и при выборе депутатов Госдумы по одномандатным округам так не получится. В Кургане не примут голос избирателя из Саратова, там другие кандидаты. Для этих случаев организуют специальные участки для голосования в Москве и онлайн-голосование для некоторых регионов.
Если проголосовать на выборах хочется, а тратить деньги на билеты ради этого желания нет, можно воспользоваться этими способами.
Включить время командировки в льготный стаж
Как это работает. Некоторые профессии позволяют выйти на пенсию раньше, чем остальные. Например, это могут сделать учителя, врачи, горняки, трактористы, те, кто работает в тяжелых условиях труда. Полный перечень — в статье 30 ФЗ «О страховых пенсиях».
Если во время работы такого сотрудника отправляли в командировку, ее должны засчитать не только в общий пенсионный, но и в льготный стаж. То есть если учителя отправили на образовательный форум в другой город — он в это время продолжает набирать необходимые 25 лет для досрочного выхода на пенсию.
Логика такая: на время командировки за работником сохраняется его должность, за него перечисляются взносы в пенсионный фонд, он продолжает выполнять свою работу, просто на другом месте — по заданию работодателя. Споров с пенсионным фондом по этому поводу много, но позиция судов однозначна: командировки не прерывают льготный стаж.
Например, врач обратилась в суд, так как пенсионный фонд не включил ей время, проведенное в командировках, на курсах повышения квалификации и в учебных отпусках, в медицинский стаж. Суд посчитал, что это неверно, так как все это время за врачом сохранялся средний заработок. Пенсионный фонд лишил ее целого года льготного медицинского стажа — и оказался неправ.
В другом деле суд включил командировки в льготный стаж учителю: при направлении работника в служебную командировку с сохранением среднего заработка она включается в период работы, дающей право на досрочное назначение страховой пенсии по старости.
