Как списать подотчет: налоговые риски и правила для директора
Накопить в подотчете несколько миллионов и не знать куда его девать — это уже сложившаяся практика как для малого, так и для среднего и крупного бизнеса. Причем такие суммы числятся, как правило, под отчетом у руководителей. Что делать в такой ситуации?
Прежде всего, лучше не доводить ситуацию до критической. И тут есть несколько правил, которым в первую очередь должен следовать главбух (и директору их почитать не помешает):
Как закрыть долг по подотчету
Возврат денег. Ну, логично же — раз взял и не отдаешь, то чтобы избежать неприятностей (например, доначислений НДФЛ и взносов при признании этих сумм доходом, что практикуется у проверяющих из ФНС) лучше отдать.
Только мы с вами понимаем — реальных денег уже может не быть. Они потрачены на какие-то другие нужды. Значит перед тем, как отдать деньги, подотчетник откуда-то их должен взять. Откуда — тут уже есть варианты.
Раз уж мы говорим о том, что сложности с подотчетом обычно у директора, посмеем предположить —- он или единственный учредитель или хотя бы один из участников общества.
Рассчитываем дивиденды — перечисляем, директор радуется балансу счета минут пять и потом переводит средства обратно (или снимает и вносит в кассу) — возвращает подотчет полностью или частично, если повезет, то еще что-то ему останется. И тут дебет с кредитом у бухгалтера полностью сойдется, только есть две проблемы:
Между прочим, организации еще НДФЛ нужно будет удержать и заплатить. Т.е., если например, директор Петров должен по подотчету 1 млн, то чтобы этот миллион «закрыть» ему надо начислить 1 млн и 150 тысяч рублей дивидендов — 150 000 — НДФЛ. Налог нужно удержать из дохода физика и перевести ФНС.
А как же взаимозачет, скажете вы? Не надо ничего никуда переводить — просто сочтемся. Этот способ мы считаем рискованным. Во-первых, ФНС любит движение живых денег — чтобы сразу видно, не фантомные миллионы перемещаются, а реальные. Во-вторых, — НДФЛ. Если у директора номинальная зарплата или вообще ее нет, то удерживать налог вы будете долго и упорно (если вообще получится), тут налоговая заволнуется — в отчетах показан большой начисленный доход, дивиденды, а налога не поступило!
Исключение — выручка и то не для всех случаев. Зарплату выдать из выручки можно, подотчет — да, а вот дивиденды или заем — нет.
Поэтому, когда директор захочет вернуть подотчет в кассу наличными, эти деньги нельзя будет сразу выдать на какие-то другие нужды — под отчет, и даже на зарплату (это же не выручка), а необходимо сначала внести их на счет.
В общем миссия с дивидендами — так себе вариант.
Вариант второй — заем.
Правильно, нет своих денег, чтобы вернуть долг — займи. Только у кого? Можно у своей же организации — она точно не откажет.
Заключаем договор займа (процентного, с беспроцентными возни больше и его часто пытаются переквалифицировать в фактическую выплату дохода). Перечисляем деньги директору на счет. А теперь он может их нам вернуть — заплатить подотчетный долг.
Напоминает схему с дивидендами. Только когда выплачиваем дивиденды, а потом директор нам ими возвращает подотчет, то не остается ничего должен. А если берет заем — должен его вернуть. Хотя.
Но тут надо помнить о возникающем при прощении долга — НДФЛ и о том, что сделку будут рассматривать по аналогии. Т.е. — выдавала ли организация своим сотрудникам такие же займы, под какой процент, на какое время и т.п. Если нет, ФНС посмотрит как с этим обстоит дело у других коммерческих компаний в том же регионе, в том же сегменте. В общем постарается доказать, что вы заключили договор фиктивно, без очевидной выгоды для себя (т.е. организации) и с целью прикрыть возникший «провал» в подотчетных средствах.
Кстати, взаимозачет между подотчетом и договором займа не рекомендован по тем же причинам, что озвучены выше по выплате дивидендов.
Третий вариант — простить долг.
Понять, простить и отпустить. В общем-то все просто — заключаем договор о прощении долга. НДФЛ опять же рассчитываем и удерживаем, если есть из чего.
Однако стоит обратить внимание — прощение долга означает, что организация не получит значительных средств, которые могла бы направить, например, на погашение долгов перед поставщиками и покрытие иных обязательств. Прощать долг, находясь на грани банкротства — вообще «юридическое самоубийство» — такую сделку 100% будут рассматривать под лупой, как управляющий в период банкротства, так и заинтересованные кредиторы и опять же 100% будут добиваться ее отмены.
На самом деле законных способов решить вопрос с подотчетом намного больше. О них мы рассказываем на консультациях, записаться на которые можно любым удобным для вас способом:
⚜️ Сохраним ваш бизнес вместе с вами! ⚜️
Компания НАСБ более 20-ти лет защищает интересы налогоплательщиков, и основная наша задача — создать и внедрить систему по предупреждению налоговых рисков и защите бизнеса, помочь в спорах с контролирующими органами.
Результаты нашей работы снижают общую налоговую нагрузку от 1,5 до 7 % к обороту и всегда устойчивы к любому виду налогового контроля. Также мы решаем и другие задачи, например: законное получение наличных, получение выплат учредителями, списание подотчёта, предупреждение налоговых рисков при дроблении и многое другое. Скажем сразу, оптимизируя налоги, мы используем законные методы и обеляем бизнес! Делаем всё доступно и безопасно.
Мы готовы представлять вас и вашу организацию во всех инстанциях и любых спорах с контролирующими органами и в арбитраже.
Оказываем услуги по постановке и отладке бухгалтерского и управленческого учета для бизнеса любого масштаба и вида деятельности.
Нужно помнить, что сегодня каждый случай с защитой налогоплательщика индивидуален и требует отдельной профессиональной проработки и сопровождения. Наши знания и многолетний опыт позволяют уверенно предоставить самый высокий уровень таких услуг для бизнеса из любой отрасли.
Как правильно списать деньги с подотчета без документов?
Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов
Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.
Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:
Накопление задолженности по выданному подотчету — опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.
Узнать о типичных ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами и о том, как их избежать, можно в нашей статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».
Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их в следующих разделах.
Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Восстановление копий подтверждающих документов
Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:
Подробнее о подобных ситуациях читайте в нашей публикации «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?».
Удержание подотчетной суммы из зарплаты
Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь срок, на который выдают подотчетные суммы, организация устанавливает самостоятельно. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд.
При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.
Выдача материальной помощи или денежного подарка
Погасить задолженность по подотчету можно, оформив фиктивную выдачу сотруднику материальной помощи или денежного подарка. Причем предельная сумма материальной помощи, не подлежащей обложению НДФЛ и начислению взносов, составляет 4 000 руб. в год на 1 сотрудника (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Те же лимиты действуют и при оформлении денежных подарков работодателем сотрудникам. Следует учесть, что на подарки стоимостью выше 3 000 руб. следует составлять договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности
Чтобы списать задолженность с 71-го счета, можно переоформить ее как выданный компанией заем сотруднику, являющемуся подотчетником, составив договор займа (ст. 807 ГК РФ). Следует понимать, что данная мера решит проблему не сразу, поскольку растянет погашение долга во времени. К тому же пользование беспроцентным займом повлечет возникновение материальной выгоды сотрудника при экономии на процентах, которые бы пришлось выплачивать, если бы кредит оформлялся в любой кредитной организации (п. 2 ст. 212 НК РФ). На сумму материальной выгоды придется начислить НДФЛ в размере 35%.
ПРИМЕР расчета материальной выгоды от КонсультантПлюс:
Работодатель 17 июня 20ХХ г. выдал работнику Петрову В.В. беспроцентный заем на сумму 150 000 руб. сроком на 12 месяцев. Ставка рефинансирования Банка России в течение этого периода. См.продолжение примера в К+, получив пробный демо-доступ бесплатно.
Итоги
Списать подотчет без оправдательных документов (если они отсутствовали или были утеряны) возможно разными способами — некоторые из них были приведены в данном материале. При этом стоит понимать, что любой из применяемых способов всё равно потребует оформления соответствующей первичной документации, поскольку списать подотчетные суммы без документального подтверждения соответствующих операций законодательство не позволяет.
О списании подотчетных сумм, выданных руководителю компании, читайте в публикации «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».
Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора
Как грамотно обнулить подотчет директора?
Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).
Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.
Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:
Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.
К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).
В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.
Подробнее о налогообложении невозвращенных подотчетных сумм рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.
Способ 1. Начисление дивидендов
Кто может применять : организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.
Процедура обнуления подотчета : после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Выделение НДФЛ с дивидендов
Выплата дивидендов (фиктивная)
Сумма налогов и взносов к уплате : 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).
ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
Совет : при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.
Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Уплата компенсации (фиктивная)
Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).
Совет : размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.
Способ 3. Начисление материальной помощи
Кто может применять : ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.
Процедура обнуления подотчета : сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Начисление материальной помощи
Выделение НДФЛ из суммы матпомощи
= (700 000 – 4 000) × 13%
Выплата материальной помощи (фиктивная)
Начисление страховых взносов
= (700 000 – 4 000) × 30,2%
Уплата НДФЛ и взносов
Сумма налогов и взносов к уплате : 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).
Совет : ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:
Как отразить материальную помощь в отчетности, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Способ 4. Договор займа
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Выдача займа (фиктивная)
Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)
= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)
Уплата НДФЛ за месяц
Сумма налогов и взносов к уплате : 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.
Совет : злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.
Способ 5. Личные расходы директора
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:
Отражение расходов на основании авансового отчета
Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.
Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.
Как замаскировать личные траты директора под расходы компании, пошагово разъяснено в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.
Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.
Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.
Учет денежных средств в кассе
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Лимит наличных денег в кассе
Закон о бухучете ограничивает объем наличности, которую можно хранить в торговом зале после конца рабочего дня (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У в редакции от 19.06.2017). Сумму сверх лимита сдают в банк.
Компании и ИП устанавливают собственный лимит остатка денег в кассе. Ограничений нет, так что это может быть любая удобная сумма. Важно соблюдать два правила:
За нарушение этих требований возможны штрафы до 5 тыс. рублей для ИП и сотрудников и до 50 тыс. рублей для юрлиц.
Важно! Малый бизнес и предприниматели могут использовать упрощенный способ учета налички. Это касается компаний и ИП с объемом выручки до 800 млн. рублей в год, штатом до 100 сотрудников. В их уставном капитале муниципальные образования, фонды и общественные организации участвуют не более чем на 25 %, а иностранные компании — не более чем на 49 %.
Учет расходов с использованием наличных средств
В бизнесе не все можно купить за бумажные деньги. Полный список расходов, на которые можно пускать наличность, есть в Указаниях ЦБ РФ №3073-У от 7.10.2013. На некоторые траты установлен лимит, на другие нет. Например, без ограничений наличные деньги компания или ИП могут тратить на такие цели:
Остальные расходы лимитированы:
Разберем подробнее виды расходов с использованием наличности.
Оплата поставок в магазин. При расчетах с поставщиками в 2021 году в рамках одного договора сумма наличных не должна превышать 100 000 рублей. Расчеты сверх этой сумме ведут в безналичной форме. А при превышении лимита возможны штрафы до 5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП и до 50 тыс. рублей для юрлица.
При наличной оплате полученных товаров расходы оформляют расходным кассовым ордером (РКО). Его подписывают директор и бухгалтер. Сведения по РКО заносят в кассовую книгу.
Выдача зарплаты и пособий. Лимитов по расчетам наличкой с сотрудниками нет. Для оформления таких расходов заполняют платежные ведомости.
Возврат денег покупателю. Закон требует возвращать деньги тем же путем, каким были оплачены товар или услуга: скажем, если покупатель расплатился наличкой, ему нельзя вернуть сумму на банковскую карту. Кассир делает возврат по заявлению покупателя и создает чек возврата, после чего бухгалтер составляет расходный кассовый ордер и платежное поручение.
Выдача денег под отчет. Под отчет сотрудникам выдаются наличные деньги на командировки или на хозяйственные нужды магазина, ограничений здесь нет. Схема расхода одна: сотрудник получает деньги из кассы, расходует их на оговоренные цели и отчитывается перед компанией. Все такие операции проводят по заявлению подотчетного лица или приказу по организации за подписью директора. В документе указывают:
Имея на руках такой документ, бухгалтер составляет РКО, делает запись в кассовой книге и после этого может выдать сотруднику деньги из кассы.
Когда сотрудник потратит деньги на указанные цели, он составляет авансовый отчет, прилагает к нему документы для подтверждения расходов: билеты, кассовые и товарные чеки и пр. После этого расход можно признать. Если сотрудник не подтвердит расходы документами, придется принять траты как доход физлица, уплатить с них НДФЛ и страховые взносы.
Если сотруднику пришлось потратить личные деньги для выполнения поставленной задачи, он пишет заявление на компенсацию расходов и тоже подтверждает его документами о расходах.
Выдача денег ИП самому себе. Ограничений на эти траты нет. ИП может брать деньги из кассы на личные нужды, составляя расходный кассовый ордер. Закон требует только одного: не тратить эти суммы на бизнес.
Учет наличных доходов магазина
В основном, наличные средства, которые получают магазины, — это оплата товаров и услуг физлицами. Но иногда это также возвраты от поставщиков, суммы от ответчиков после судов, возмещение убытков и пр.
Приход наличности в кассу оформляют приходным кассовым ордером (ПКО) и вносят данные о ПКО в кассовую книгу. Реже поступления наличности оформляют другими дополнительными документами: накладная ТОРГ-12, акты недостачи и пр.
Упрощенный учет наличных для ИП. ИП могут работать по упрощенным правилам кассовой дисциплины. Они не обязаны создавать РКО и ПКО, вести кассовую книгу. Но если у ИП есть официально оформленные сотрудники, он должен оформлять платежные ведомости и другие бумаги, которые подтверждают выплату зарплаты (Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 и Указание ЦБ РФ №3073 от 7.10.2013).
Проводки при бухгалтерском учете наличности
Учитывают наличные деньги на счете 50 “Касса”, к нему можно открывать субсчета. Приведем примеры самых частых проводок при работе с наличностью.
Ведите учет наличных средств с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. Система поможет оформить все необходимые документы, предложит верные проводки и правильно учтет расходы и доходы. Все новички могут тестировать Бухгалтерию бесплатно две недели.
