массово можно подписать только документы в статусе требуется подпись диадок
Подписание и отказ в подписи
Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора.
Подписать (отказать в подписи) можно как один документ, так сразу и несколько документов:
Для подписания (отказа в подписи):
«Подписать и завершить документооборот» ( чтобы подписать документ) ;
При запросе на подписание исходящего документа после его подписания документ будет отправлен контрагенту или в подразделения.
«Отказать» → «Отказать сотруднику в запросе подписи» (чтобы отказать и отослать документ сотруднику, отправившему на подписание) или « Отказать» → «Отказать контрагенту в подписи документа» (чтобы отправить отказ контрагенту по документу (документам).
В открывшемся окне подтвердите подписание или отказ в подписи с указанием причины отказа.
Если у пользователя несколько сертификатов электронной подписи и ни один не выбран для подписания документов, выберите нужный с помощью ссылки « выбрать». Заполните «Полномочия подписанта» и данные по документу.
В окне выбора сертификата установлен флажок «Запомнить мой выбор в текущей организации». Это означает, что документы будут подписываться выбранным сертификатом по умолчанию. При необходимости флажок возможно снять.
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
Подробнее о статусах документа см. статью Статусы документов.
Обмен, передача документов через ЭДО
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
Подпись для электронного документооборота (ЭДО)
Именно электронная подпись — один из необходимых элементов, которые обеспечивают ЭДО юридическую значимость.
Электронный документооборот и электронная подпись тесно взаимосвязаны. Для придания документам юридической значимости их необходимо подписать. Поэтому электронная подпись в системе электронного документооборота — необходимое условие для его законности.
Термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) стал неактуальным с тех пор, как прекратил действовать Закон «Об электронной цифровой подписи» и вступил в силу 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сейчас по отношению к электронным документам и документообороту корректно употреблять словосочетание «электронная подпись». Она бывает разных типов.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) самодостаточна: документ, которым она подписана, по умолчанию обладает юридической силой. Исключение составляют случаи, когда законом установлено требование выставлять документ исключительно на бумаге.
Неквалифицированной электронной подписью (НЭП) также можно визировать документы, но потребуются еще гарантии в виде дополнительного соглашения между контрагентами. В нем должно быть оговорено, что стороны считают оригиналами документы, подписанные НЭП.
Важно: КЭП и НЭП для использования в электронном документообороте должны соответствовать требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В ряде случаев электронные документы можно подписать только КЭП, иначе они не будут обладать юридической силой. Это счета-фактуры, универсальные передаточные документы, их исправленные и корректировочные пары. В связи с этим в Диадоке в основном применяется КЭП. У подавляющего числа пользователей она уже есть, так как только ею можно подписывать электронную отчетность в ФНС. И с КЭП не нужно тратить время на заключение дополнительного соглашения об ЭДО с контрагентом.
Как подписать документ в Диадоке
Электронную подпись нельзя в прямом виде «поставить» на документ. Файл подписи создается криптографическим способом, когда пользователь обращается к сертификату КЭП. То есть подписание — это формирование файла подписи для конкретного документа.
Рассмотрим, как подписать документ в системе ЭДО Диадок. В первую очередь нужно понять, есть ли у сотрудника право подписывать документы. Это можно проверить на вкладке «Настройки» в разделе «Персональные настройки». Если подписание недоступно, нужно обратиться к администратору ящика вашей компании в Диадоке.
В Диадоке можно подписывать каждый документ по отдельности или сразу несколько документов.
Перейдите на вкладку с входящими документами. Для подписания одного документа откройте его, нажав на ссылку с названием. На странице документа кликните кнопку «Подписать».
Чтобы подписать один или больше документов, отметьте галочками нужные документы на странице входящих и нажмите кнопку «Подписать».
После нажатия на кнопку «Подписать» появится окно, в котором нужно подтвердить действие. Выберите «Подписать и завершить документооборот». Статус документа изменится на «Подписан».
В случае с исходящими документами применение электронной подписи в документообороте происходит следующим образом. Вы формируете документ, вносите необходимые сведения в форму. После нажатия на кнопку «Подписать» документ сразу отправится контрагенту.
Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.
Дата подписания в ЭДО
Электронный документооборот сейчас привлекает все больше последователей, так как ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы в компании. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Это позволяет ускорить обмен документами и не дублировать их на физическом носителе.
У представителей компаний, которые недавно перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, касающиеся нюансов работы и сроков подписания документов по ЭДО. Разберем, как правильно указывать дату подписания документа в сервисах ЭДО.
Важна ли дата подписания?
Дата совершения факта хозяйственной жизни, указанная в первичных документах, имеет значение в бухгалтерском и налоговом учете. Это связано с тем, что именно с даты приема товаров и услуг организация может учесть свои расходы и принять к вычету НДС. И этот период обозначается с помощью даты совершения факта хозяйственной жизни. До этого момента компания не имеет права принять расходы к учету.
В бумажных документах даты составления и подписания во многих случаях совпадают. И только иногда, например, если указали в договоре, что работы не будут приняты, пока акт не подпишет заказчик, в документе отдельно указывают дату подписания.
В ЭДО фиксируется несколько дат: создания документа, совершения факта хозяйственной жизни и подписания. Последняя формируется в момент, когда документ подписывают КЭП. Дата подписания не обладает большим значением, так как Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусматривает, что в реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной жизни, а также даты составления документа.
Момент, когда документ подписывают КЭП, равен дате подписания в ЭДО. Даты документа и дата совершения хозяйственной жизни заполняются контрагентами по их усмотрению.
Факт подписания и дата подписания документа подтверждают совершение сделки между сторонами. Это указано в пункте 2 статьи 11 Федерального закона № 63-ФЗ. На указание периода отгрузки или оказания услуги дата подписания не влияет.
Переходите на ЭДО, настраивайте ваши бизнес-процессы в Контур.Диадоке. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам
Какой должна быть дата подписания документа в ЭДО
Нет методологии, предписывающей правила указания даты подписания электронного документа. Эксперты советуют не использовать ее для учетных целей, а ориентироваться на факты хозяйственной жизни.
К примеру, день получения товара — 23 июня, а документ вы подписали только 10 июля. В данном случае необходимо указать 23 июня как дату получения товара.
Вопрос-ответ
Можно ли в ЭДО подписать старые документы
Многие интересуются, возможно ли подписание документов по ЭДО задним числом. Здесь надо понимать, что дата подписания у операторов ЭДО будет определена автоматически, то есть система фиксирует текущую дату в момент подписания. Дату приема работ организация может выставить по своему усмотрению, как в примере выше.
Как в ЭДО исправить подписанный документ
Если организация подписала и отправила электронный документ, а контрагент предложил внести в него правки, исправить ситуацию можно несколькими способами:
Если документ аннулировать, то дата подписания будет отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Но, как мы указали выше, по текущему законодательству это вполне допустимо.
Что делать, если в документе напротив статуса ЭДО указано «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи»
В системах ЭДО может произойти ситуация, когда во входящем документе установлен статус электронной подписи «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи». Причин может быть несколько:
Ответим на ваши вопросы об электронных документах, поможем выпустить КЭП и настроить ЭДО
Электронное согласование документов и договоров
Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.
Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.
Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.
Как согласовать?
Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.
Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.
После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.
Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.
Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:
Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.
Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке
Согласование документов в системе ЭДО Диадок
Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.
Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С.
Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.
В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:
Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:
Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.
Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок
В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:
Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:
Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.
Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок
Плюсы согласования
Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:
После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.
Вопрос-ответ
В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?
Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.
Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?
В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.