Как учитывать почтовые расходы
Отправка по почте корреспонденции, писем по-прежнему имеет место в деловом обороте любой фирмы. Специфика бизнеса может включать в себя значительный объем почтовых расходов. Учет и отражение в расходах таких сумм — тема нашей статьи.
Суть почтовых расходов
Почту используют все службы организации для:
Почтовыми отправлениями с фирмой обмениваются деловые партнеры, контролирующие органы, госорганы, сотрудники.
Расходы фирма несет непосредственно на почте, при отправке корреспонденции, а также при покупке предварительно марок, конвертов. Очевидно, что почтовые расходы относятся к хозяйственной, производственной деятельности фирмы, но прямой связи с производственным процессом не имеют.
Это управленческие расходы. Они связаны с учетом запасов, которые регламентируются начиная с текущего года ФСБУ 5/2019. В большинстве случаев управленческие расходы в себестоимость запасов включать нельзя.
Данное правило может иметь исключения:
Почтовые расходы должны быть строго документированы (квитанции, почтовые чеки) и экономически обоснованы.
Подсказка! Марки, конверты с марками – это денежные документы, а не материалы.
Учет и проводки
Сразу подчеркнем основное еще раз: по правилам ФСБУ 5/2019 управленческие расходы, а значит, в большинстве случаев и почтовые расходы, на себестоимость продукции относить нельзя. Данные суммы учитываются по принципу «директ-костинг». На счет 20, как было раньше, со счета 26 они не списываются — это грубая ошибка. Списание идет сразу на счет 90.
Почтовые расходы могут быть связаны непосредственно с оказанием услуг почтой. Тогда они прямо списываются: Дт 26 (или 44) Кт 71 — через подотчетное лицо, например, секретарь отправляла письма. Возможен вариант и Дт 26 (44) Кт 60, если есть соответствующий договор с почтой.
Расходы, связанные с приобретением марок, ведутся через 50/3 счет (денежные документы). В действующем плане счетов на это есть прямое указание. Конверты с марками отразятся проводкой Дт 50/3 Кт 71.
Если приобретались немаркированные конверты, марки отдельно, основные проводки:
Пример отражения в учете маркированных конвертов. Нередко при покупке марок, конвертов в отделении почты все действия с письмами выполняют ее работники, в том числе и наклеивание марок, заклейку конвертов, отправку. Здесь имеет место оказание услуг, затраты можно сразу зафиксировать на счете 26 (44).
Другой случай: конверты с марками, марки приобретаются в офис, а затем выдаются для использования по мере необходимости. Тогда их нужно сначала оприходовать полностью, а затем провести выдачу и расход:
При последующем использовании (выдача конвертов с марками для отправки писем):
Затраты на оплату услуг почты, оприходование маркированных конвертов, стоимость выданных и использованных для отправки писем конвертов проводится на основании авансового отчета сотрудника.
Когда сотрудник, ответственный за отправку писем (секретарь, курьер), берет конверты и отправляет почту, а затем отчитывается, в АО вместо «выдача наличных (списание с р/счета)» делается пометка «выдача денежных документов». Оправдательным документом служит чек почты. Как правило, к отчету прилагается опись адресатов отправки, показывающая, сколько конвертов фактически израсходовано.
Почтовые расходы учитываются на дату утверждения АО как прочие расходы.
Особенности при УСНО
В ст. 346.16 НК РФ (п. 1-18) почтовые расходы указаны как уменьшающие базу, облагаемую налогом, а в ст. 346.17 НК РФ указан порядок признания этих сумм — после оплаты (п. 2-1). Подтверждаются данные положения и письмами Минфина (например, № 03-11-11/03 от 18/01/10).
Почтовые расходы, как и иные материальные расходы в НУ, учитываются в периоде, когда они фактически имели место. Возвращаясь к примеру с конвертами, отметим, что при УСНО («доходы минус расходы») списывать стоимость конвертов по мере использования нельзя, только в момент оплаты за них. Налоговая может признать отступление от этого правила нарушением порядка признания расходов и оштрафовать фирму по ст. 120 НК РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов) ».
Наложенный платёж
Наложенный платёж – это форма расчётов между продавцом и покупателем, при котором оплата происходит во время получения посылки. Такой способ оплаты сводит к минимуму риски покупателя в неполучении товара, а продавца – в неоплате покупки.
Как организована доставка товара наложенным платежом
Отправить посылку наложенным платежом можно с помощью транспортной организации или отделений связи.
Отправка посредством Почты России предполагает оплату посылки по факту её получения. Получатель будет иметь возможность осмотреть содержимое посылки, сверить его с описью вложения (если есть) и принять решение об оплате.
Если получатель не придёт за посылкой, через определённый период, предусмотренный правилам компании, она уйдёт обратно отправителю.
Перед получением бандероли, отправленной наложенным платежом, получатель оплачивает квитанцию. При этом необходимо заполнение паспортных данных.
Лучше не оплачивать посылку, если вы не можете получить адресные данные отправителя в пункте выдачи.
Суть наложенного платежа
Наложенный платёж удобен для покупателя – это оплата товара только при его получении. Для продавца же удобство в том, что неоплаченным товар не будет передан покупателю.
Этапы отправки и получения:
Компания-отправитель обеспечивает сохранность вложения и гарантирует, что товар будет передан лично в руки получателю по паспорту(плюс доверенности для покупателей юридических лиц или родственников адресата).
Оплата наложенным платежом
Оплачивается наложенный платёж наличным или безналичным способом. При безналичных расчётах используются банковские платёжные поручения или чеки.
Отправителям физическим лицам денежные средства выдаются наличными. Юридическим лицам указанная сумма поступает на расчётный счёт.
Если же получателю будет выдана посылка без оплаты указанной отправителем суммы, то компания-перевозчик обязана полностью возместить причинённый ею материальный ущерб.
Как заполнить бланк наложенного платежа
Для отправки товара необходимо заполнить специальный бланк такой информацией:
Сначала отправитель самостоятельно оплачивает услуги почты. А после получения товара покупатель возвращает отправителю эту сумму. Для этого нужно заполнить соответствующий бланк. Квитанцию об отправке продавец должен хранить до момента получения им средств.
Как рассчитать, сколько будет стоить наложенный платёж
Для расчёта стоимости бандероли нужно взвесить её как можно точнее. На главном сайте Почты России в разделе «Услуги и Сервисы» выберите «Рассчитать стоимость почтового отправления». Расчёты производятся с помощью автоматического тарификатора.
Для этого нужно ввести такие данные:
После этого на экране отобразится примерная стоимость отправки.
Однако такой способ оплаты не оправдывает своей стоимости при малой сумме заказа. Прежде чем выбирать наложенный платёж – продумайте стоимость и риски по другим видам расчётов, например, при 100% предоплате.
Совет от Сравни.ру: Попросите продавца отправить посылку с описью вложения. Благодаря этому вы сможете проверить содержимое присланного ещё до момента его получения.
Полезно/ Как отправить посылку наложенным платежом через Почту России
Как отправить посылку наложенным платежом через Почту России
Наложенный платеж: определение
Большинство посылок, особенно из интернет-магазинов, предпочтительно отправлять наложенным платежом, при этом зачастую люди даже не понимают, что это такое. Наложенный платеж – это конкретная сумма, которая устанавливается для оплаты получателем. Она передается при получении посылки в отделении. После того как оплата произведена и коробка выдана, деньги переводятся обратно отправителю, таким образом, безопасно происходит расчет между сторонами.
Наложенный платеж является способом проведения сделки при посредничестве почтовой организации. Отправитель вправе оформлять несколько вариантов оплаты, это можно сделать до проверки или после нее. Для покупателя предпочтительнее передавать деньги, ознакомившись с содержимым заранее, поэтому нужно оговорить этот момент при формировании отправления.
Правила отправки посылок с наложенным платежом Почтой России
Отправлять посылку с наложенным платежом допустимо сугубо при заказе регистрируемого отправления с установленной ценностью. Стоит отметить, что размер платежа не допускается на большем уровне, чем застрахован груз, это нужно учитывать, ведь при оценке уплачивается дополнительная сумма за защиту посылки. Также получатель платит комиссию за обратный перевод средств, поскольку это представляет собой обратную доставку. Сумма переплаты находится на уровне около 3% от отправляемой обратно суммы.
Даже если отправка товара почтой происходит наложенным платежом, отправитель не может потребовать оплаты пересылки за счет получателя. Почта России применяет модель логистики, которая заключается в предоплате, после которой отправка состоится. Чтобы не тратить лишние деньги, стороны могут договориться между собой увеличить наложенный платеж, чтобы компенсировать расходы на пересылку.
Алгоритм действий для отправки по России
Чтобы посылать товары в любой город Российской Федерации, нужно запастись упаковкой для них, коробку или пакет желательно купить в почтовом отделении, хотя подойдет и любой другой вариант. Также желательно заранее рассчитать затраты и узнать полный адрес, по которому будут получать груз. Итак, когда все это подготовлено, можно рассмотреть пошаговый процесс. Прежде всего, следует подойти в любой пункт связи, взяв с собой уже упакованное отправление. Если же необходима опись, запаковывать коробку не нужно, поскольку содержимое еще должно быть проверено.
На почте работники должны выдать клиенту форму, позволяющую налагать платеж, при заполнении необходимо указать сумму, которая ожидается обратно. В зависимости от этого показателя и расстояния, будет зависеть размер траты на доставку. Также на этапе оформления посылки выбирается способ получения денег, к примеру, это может быть долгий почтовый перевод, или отсылать средства могут на банковский счет, что гораздо быстрее.
При выборе варианта с расчетным счетом следует прописать его реквизиты, причем, желательно указать полный набор данных, тогда схема будет работать. Опись к посылкам, в которых лежит товар, будет полезной, поскольку это позволит избежать спорных ситуаций. При краже содержимого из посылки клиент будет иметь доказательство пропажи предметов, в противном случае подтвердить наличие предметов, которые впоследствии пропали, будет достаточно сложно.
Порядок таков, что при отправлении посылки и после оплаты оператор отделения предоставит квитанцию, по номеру которой впоследствии можно будет отслеживать груз до его прибытия в город. Отправитель для перестраховки вполне может отправить его получателю, чтобы он быстрее узнал о прибытии в конечный пункт и, как следствие, мог перечислить деньги без длительного ожидания.
Важно! Заполнить правильно все необходимые бланки можно по инструкции с сайта Почты России, там же доступно скачивание файлов для дальнейшей распечатки.
Как отправить посылку с наложенным платежом за границу
Далее в отделении потребуется заполнять необходимые бланки, к которым относятся таможенные декларации и сама форма наложенного платежа. Такой груз идет гораздо дольше, даже в случае с ускоренным типом пересылки, обычный выбрать нельзя. Далее коробка отправляется, а деньги приходят таким же способом, как и в случае пересылки по России. Нужно отметить, что отправить посылку наложенным платежом через Почту России можно не во все государства, среди доступных числятся близкие соседи, вроде Белоруссии, Украины и Грузии.
Максимальные размеры сумм объявленной ценности и наложенного платежа для почтовых отправлений
Указать любую стоимость не получится, поскольку почта имеет свои ограничения и по оценке, и по сумме обратного перевода. К примеру, для письма с объявленной ценностью ее порог не ограничен, но наложенный платеж нельзя установить выше полумиллиона рублей. А вот бандероль с конкретной стоимостью вполне допускается для страхования и установления стоимости в 10 000 рублей.
Письма и бандероли 1 класса, которые имеют объявленную ценность, можно максимально защитить на 100 000 рублей и потребовать у получателя столько же. Если стоимость указывается более 10 000 рублей, то от лица потребуют доказательства цены, таковыми могут быть чеки и квитанции о покупке, накладные и прочие документы. В максимальную сумму можно оценить нестандартные посылки и негабаритные нестандартные отправления, она не ограничена. При этом наложенный платеж возможен в размере до полумиллиона рублей включительно.
Для международных отправлений расчет проводится индивидуально, согласно глобальным соглашениям. Поэтому уточнять особенности ценообразования и страхования нужно непосредственно в отделении.
Получение денег после получения товара адресатом
Когда физическое лицо принимает груз и оплачивает наложенный платеж, он заполняет бланк перевода денег, поскольку это две разные услуги. В форму вписывается размер платежа и направление доставки, часто эта информация уже заполнена, и остается только поставить подпись. Деньги потребуют с учетом комиссии, и после оплаты перевод отправится получателю.
В зависимости от выбранного условия доставки, деньги могут прийти на расчетный счет, в противном случае получателю придет уведомление о наличии перевода. Он должен явиться в указанное отделение с паспортом и получить денежную сумму, не уплачивая дополнительной комиссии.
Стоимость отправки
Цена отправки посылок наложенным платежом зависит от расстояния, но значительные доли стоимости занимают вес отправления и размер страхования с наложенным платежом. К примеру, из Москвы в Украину посылку весом 0,5 кг можно отправить за 1 300 рублей, а из Москвы во Владивосток тот же груз, оцененный в 5 000 рублей, потребует оплаты всего 250 рублей.
Отправить посылку можно не только знакомым или родным, но и покупателям, чтобы доставить приобретенный товар. При необходимости перестраховаться и получить товар до оплаты применяется наложенный платеж. Тогда покупатель платит указанную сумму только при визите в отделение, а средства затем пересылаются отправителю. Применение наложенного платежа требует обязательной оценки содержимого, что влечет за собой значительную переплату и расходы в виде комиссии еще и за обратную доставку денежных средств.
Почта может пробивать за вас чеки для покупателей
ФНС опубликовала разъяснения по поводу чеков, если покупатель оплачивает что-нибудь почтовым переводом. В таких случаях кассу использует почта, а не интернет-магазин. И в налоговую данные тоже передает почта.
Если вы принимаете деньги почтовым переводом, то не должны использовать онлайн-кассу и отправлять данные в налоговую через оператора. Если организовать оплату только таким способом, можно вообще не покупать кассу и законно работать. Но есть нюансы — вот в них и разберемся.
Почему при оплате почтовым переводом чек пробивает почта?
Почта работает по правилам, которые утвердила Минкомсвязь. Смысл почтового перевода в том, что интернет-магазин или условный исполнитель поручает почте принять деньги от покупателя. Потом эту сумму почта должна переслать продавцу.
В таких случаях кассу использует тот, кто принимает деньги. Это законно и правильно.
Как магазин получит свои деньги? Нужно будет всё равно пробить чек при получении?
Почта сделает это бесплатно?
Почта ничего не делает бесплатно. За почтовый перевод придется заплатить комиссию. Ее можно заранее включить в цену или переложить на покупателя. Тарифы зависят от срочности, суммы, города и других факторов. Это может быть 2% или больше. Точные суммы можно узнать в отделении своего региона. И там же заключить договор.
К сожалению, почта так устроена, что в общем доступе официального договора нет. И по запросу его тоже не предоставляют. Узнать условия можно только при заключении договора.
Скорее всего, условия будут стандартные, потому что все правила описаны в регламентах.
Кому это нужно? Можно ведь кассу купить.
Кассу удобно покупать тем, кто регулярно получает платежи. Например, магазинам канцтоваров, бытовой техники или напольных покрытий. Сервисам по подписке, например, выгоднее подключиться к платежному агрегатору со встроенной онлайн-кассой. Решений много. Это удобно, но дорого.
Есть интернет-магазины, которые только начинают работать, и у них нет 30—40 тысяч рублей на кассу, программное обеспечение и абонплату оператору. Для них почтовые переводы — это шанс законно работать, пока не появится возможность и смысл купить кассу.
Еще есть предприниматели, которые продают штучные товары — например обувь и сумки ручной работы, сувениры или бижутерию, по пять заказов в месяц. Им тоже подойдет вариант с почтовыми переводами.
Зачем заморачиваться с почтой, если можно оплатить через Клиент-банк из дома?
Оплата физическим лицом через Клиент-банк или по квитанции — это повод пробить чек. Для таких расчетов у интернет-магазина должна быть онлайн-касса. Здесь не работает такое правило, как с почтой.
Мы уже писали об этом раньше, и тогда это вызвало споры. Еще недавно налоговая говорила, что при оплате картой или через банк нужно пробивать чек. Даже если нет расчетов наличными, а деньги поступают на расчетный счет. Иначе будут штрафовать.
Сейчас есть и другие разъяснения. Говорят, что до 1 июля 2018 года чеки можно не пробивать. Здесь есть поле для дискуссии. Каждый сам решит, что делать и кому верить. Может быть, скоро появятся внятные и однозначные разъяснения для всех. Мы расскажем.
Я хочу получать почтовые переводы. Как всё оформить?
Заключить договор с почтой. Можно сразу идти в отделение или оформить заявку на сайте. Дальше вам всё расскажут.
Если есть вопросы, можно написать в чат, но не рассчитывайте на подробности. Всё равно отправят на почту и не покажут договор. Мы проверяли.
Имейте в виду, что покупатели смогут оплачивать через почту только наличными. Картой на почте можно оплатить только услуги самой почты. Обязательно напишите это на сайте, чтобы не было недоразумений.
Когда платежи будут регулярными, купите кассу и подключите эквайринг.
Отправка мелкого пакета с оплатой марками (Лайфак!)
Сегодня мы поговорим о малоизвестном лайфаке, который позволяет сэкономить 15% от стоимости пересылки международных мелких пакетов. Международный мелкий пакет можно оплатить двумя способами: просто наличкой, заплатив полную стоимость, либо марками без НДС. Тогда почему вариант оплаты марками не предлагают на почте? Ответ очень прост – почтовые работники сами о нем не знают, так что наша инструкция будет скорее не о том как отправить мелкий пакет, оплатив его пересылку марками, а как доказать почтовикам, что это возможно! При отправке таким способом возврат в computeruniverse, да и любой другой интернет-магазин очень важно получить правильный чек с суммой стоимости оплаты марками для компенсации стоимости доставки.
Упаковка мелкого пакета
В первую очередь необходимо убедиться в том, что ваш товар подходит под параметры мелкого пакета. Для этого необходимо измерить его вес и размеры.
Отправление должно весить не более 2 килограмм, по размеру хотя бы одна сторона должна быть не меньше 105 × 148 мм, чтобы на нее можно было нанести адресный ярлык. Сумма трех измерений длина+ширина+высота — до 90 см, Длина — до 60 см.
Убедившись, что предмет вписывается в параметры международного мелкого пакета, упаковываем его в надежную упаковку – это может быть картон, пупырчатая пленка, пенопласт, в зависимости от товара. В некоторых случаях, чтобы не переплачивать, можно подогнать вес товара с упаковкой под определенные значения: до 100 грамм, до 250 грамм, до 500 грамм, до килограмма или до двух килограмм.
Таблица почтовых тарифов на международные мелкие пакеты, которые действуют с 01.06.2017 года. Отправить наземным транспортом мелкий пакет возможно только при пересылке в Беларусь и Казахстан, в любые другие страны пересылка допускается только воздушным транспортом (в том числе при возврате товара в Германию и computeruniverse.ru).
| Цены на отправку мелких пакетов марками (без НДС) – оплата марками | ||
| Вес, гр | Новые цены, руб | Старые цены, руб |
| до 100 | 300 | 205 |
| 101 – 250 | 400 | 315 |
| 251 – 500 | 600 | 495 |
| 501 – 1000 | 950 | 875 |
| 1001 – 2000 | 1650 | 1575 |
| Цены на отправку мелких пакетов наличкой/картой (с НДС) | ||
| Вес, гр | Новые цены, руб | Старые цены, руб |
| до 100 | 354 | 241,9 |
| 101 – 250 | 472 | 371,7 |
| 251 – 500 | 708 | 584,1 |
| 501 – 1000 | 1121 | 1032,5 |
| 1001 – 2000 | 1947 | 1858,5 |
Заполнение бланков
При отправке мелкого пакета за границу надо заполнить всего два бланка – это Адресный ярлык мелкого пакета и Таможенная декларация CN 22. В первом будет ваш адрес и адрес получателя на латинице, во втором – название товара (Name of good) и количество, стоимость указывать необязательно.
Памятка для почтовых работников
И теперь самое важное: если вы решили отправить мелкий пакет с оплатой марками, распечатайте этот документ перед походом на почту. В нем находится небольшая инструкция для почтовых работников как принять оплату марками и сводка тарифов на пересылку мелких пакетов из Российской Федерации, действуют с 01.06.2017 года где указано о возможности такой оплаты.
Если на вашей почте работают совсем “темные” люди, то для начала рекомендуется переговорить с начальницей и показать ей распечатку. На большинстве почтовых отделений не знают о таком способе оплаты. Разговор с начальницей можно начать так: “Здравствуйте! Мне хотелось бы с вами проконсультироваться. На официальном сайте почты я нашел информацию о том, что мелкий пакет можно оплатить марками. Вы сможете мне с этим помочь? Вот инструкция”. Вероятно, что по началу работник почты станет отрицать такую возможность и тут поможет только ваша настойчивость: “Давайте попробуем, не получится – так не получится”.
На той же странице, где не получается выбрать способ оплаты марками, необходимо зайти в раздел “Дополнительные услуги” и там будет строчка “Тип оплаты”, где нужно выбрать “Марки”.
Чек об оплате марками на почте
Почему стоит заморачиваться с оплатой марками при отправке возврата в computeruniverse? Дело в том, что компенсацию за доставку вы получите от магазина только через пару месяцев после отправки брака. А в том случае, если с момента заказа прошло более 6 месяцев, доставку полностью оплачиваете вы. К тому же, у computeruniverse есть негласный максимум, который магазин может выплатить вам за доставку мелкого пакета – это 1500 рублей.
Gladly we have noted your return costs. After the process is finished we will create a credit note.
Please understand, that we will reduce the refund to 20,00 € because you have forwarded the parcel via airfreight, which is not the cheapest shipping method.
The voucher will be send to you, as soon as the return process is finished.
If you have any further questions left, please do not hesitate to contact us again.
Philip Behnke
Customer Care
Мы с радостью отметили ваши расходы на возврат. По завершении процесса мы вернем вам деньги.
Пожалуйста, примите к сведению, что мы уменьшим возврат до 20,00 €, потому что вы отправили посылку через воздушный транспорт, который не является самым дешевым способом доставки.
Ваучер будет отправлен вам, как только процесс возврата будет завершен.
Если у вас остались вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам заново.
С наилучшими пожеланиями
Филип Бекке
Обслуживание клиентов
И тут есть один ньюанс – работник может сначала пробить в одном чеке марки, а второй чек с трек-номером будет с нулевой стоимостью доставки. Для computeruniverse, да и любых других иностранных интернет-магазинов лучше будет предоставить один чек, в котором сразу будет прописан тариф за пересылку (оплата марками) и трек-номер. Почтовые работники это могут сделать, если вы настойчиво их попросите об этом.
Чеки, когда марки куплены отдельно от отправки мелкого пакета:
Правильный чек с трек-номером и стоимостью пересылки:
Related posts:
комментариев 5
Негласный максимум 1500, это сумма на которую вы соглашаетесь. Я не согласился, потому что расходы были больше этой суммы, и в качестве компенсации мне дали купон на 29 евро.
Ну и где на скриншоте в “Памятке для почтовых работников” видно “Марками”?
Борис, 1575руб,если платите марками и 1860р если наличкой.Это если с тренингом.Во все страны одна цена на мелкий пакет.Наземная только Беларусь и Казахстан.
Спасибо огромное за статью!
Очень помогла при общении с работниками почты России.
Абсолютно согласна по поводу упаковки, можно найти раз в 5 дешевле.
