можно ли эцп для сдачи отчетности использовать для подписи документов
Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру
Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
В первой главе «Бухгалтер и электронный документ» мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к обмену электронными документами. В этом выпуске мы подробнее рассмотрим нюансы использования электронной подписи и ответим на ряд вопросов. Каким образом электронный документ приобретает юридическую силу и как сохранить ее? Как организовать хранение документов?
Область применения электронной подписи
Пожалуй, самая главная и очевидная область применения ЭП – электронный документооборот как внутренний, так и внешний (межкорпоративный). Электронные документы внутри компании, подписанные ЭП, защищены от изменений и считаются завизированными или утвержденными. Например, генеральный директор согласовал приказ и подписал его своей ЭП, значит, приказ может быть передан в исполнение.
Если вы обмениваетесь электронными документами со своими контрагентами, то ЭП является гарантом юридической значимости вашего обмена. Причем в электронной форме могут оформляться не только договорные, но и первичные бухгалтерские документы. В соответствии со статьей 169 Налогового кодекса РФ в электронном виде допускается составление и выставление электронных счетов-фактур. Ключевым элементом всех легитимных электронных документов является, конечно же, электронная подпись.
Нам часто задают вопрос, какую электронную подпись выбрать для обмена электронными документами? На самом деле вы можете выбрать любую электронную подпись с учетом положений ст.5 и ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи». Однако если вы планируете, сдавать отчетность в государственные контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат и ФСС) в электронном виде, то в обязательном порядке потребуется квалифицированная ЭП.
Максим Соловьев, аналитик Synerdocs
При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам.
С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.
Обладателей электронных подписей можно отнести к тем счастливчикам, кто самым легким образом получает доступ к государственным услугам. О длительной процедуре активации кода и проверки данных можно забыть.
Широкое распространение получили электронные торги, которые проводятся на специальных площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями. Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.
И, наконец, ЭП для электронной отчетности. Как сказано выше, контролирующие органы признают юридическую силу лишь тех документов, что подписаны квалифицированной электронной подписью. Вы можете подавать отчетность через оператора электронного документооборота, специальные программные решения 1С или через сайты органов.
За счет чего обеспечивается юридическая сила электронного документа
Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:
Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.
Пожалуй, самым известным примером того, что суды признают легитимность электронных документов, является постановление суда Волго-Вятского округа по делу N А43-5226/2010. Истец настаивал на взыскании задолженности с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик же считал недействительными электронные документы, подписанные ЭП. Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором явно прописана возможность применения электронного документооборота с использованием ЭП. Суд установил, что первичные документы составлены в соответствии с нормами и подписаны уполномоченным лицом. Нужно ли уточнять, кто выиграл дело?
Хранение электронных документов
Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа.
Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.
Максим Соловьев, аналитик Synerdocs
Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.
Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:
Если вам интересно из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ
Весь сложный процесс подписания и проверки ЭП реализуется с помощью специальных программ (средств криптографической защиты информации). ЭП формируется в результате преобразования информации с помощью секретного ключа и содержит в себе зашифрованный образ документа, именно поэтому можно сразу установить изменялся ли документ после подписания.
Вам, как бухгалтеру, вникать в подробности предыдущего абзаца нет необходимости. ЭП чаще всего хранится на специальной «флешке» (eToken). Для безопасности содержимое носителя защищено пин-кодом, который известен только вам.
Сам процесс подписания достаточно прост, нужно вставить «флешку» в свой компьютер и нажать кнопку «подписать».
Минцифры: действующие электронные подписи можно будет применять в 2022 году
С января 2022 года подпись для сдачи отчетности придется получать в ФНС или ее доверенных удостоверяющих центрах. А как быть с подписями, выпущенными в 2021 году? Минцифры разъяснило: ими можно пользоваться до окончания срока их действия. Однако это касается не всех сертификатов, а лишь тех, которые выпушены УЦ, своевременно получившими аккредитацию по новым правилам.
Новые правила для компаний и ИП с января 2022 года
Напомним, что с начала 2022 года начнут действовать новые статьи 17.2 и 17.3 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (изменения внесены Федеральным законом от 27.12.19 № 476-ФЗ). Из них следует, что подписать документы юрлица или ИП можно будет двумя способами:
Справка
До конца 2021 года действует иной алгоритм. Организациям выдают сертификаты, где указан руководитель или уполномоченное лицо, а также данные компании. Предпринимателям выдают сертификаты на имя физлиц. И те и другие получают свои ЭП в коммерческих удостоверяющих центрах и используют для подписания бизнес-документов (в том числе отчетности).
Объявлен переходный период
Как быть с подписями, которыми организации и ИП пользуются сейчас? Останутся ли они действительными после наступления 2022 года? Или от них придется отказаться, а взамен получить сертификаты в ФНС или ее доверенном УЦ?
На эти вопросы ответили специалисты Минцифры в письме от 10.08.21 № ОП-П15_085-33604. Чиновники разъяснили, что предусмотрен переходный период. Он предполагает, что в общем случае сертификаты, полученные до 2022 года, можно использовать до окончания срока их действия.
Но здесь есть свои нюансы. Нужно учитывать, получил ли коммерческий УЦ, выдавший сертификат, аккредитацию по новым правилам. И если получил, то когда (см. табл.).
Важно
С июля 2020 года требования к аккредитации УЦ стали строже (возросла необходимая сумма капитала и страховой ответственности). Тем, кто не смог выполнить все условия, позволили выпускать сертификаты до конца июня 2021 года. Использовать такие сертификаты разрешено до 31 декабря 2021 года включительно (см. «Поправки в закон об электронной подписи: облачная ЭП, цифровой нотариус и выдача сертификатов по новым правилам»).
Как период использования УКЭП зависит от аккредитации выпустившего ее удостоверяющего центра
Аккредитация УЦ, выпустившего сертификат
До какой даты организации и ИП могут использовать свою УКЭП
УЦ получил аккредитацию по новым правилам до 1 июля 2021 года
до окончания срока действия сертификата
УЦ получил аккредитацию по новым правилам после 1 июля 2021 года
— до окончания срока действия сертификата, если он выпущен до 1 июля 2021 года, либо после даты получения аккредитации;
— сертификат вообще нельзя использовать, если он выпущен в период с 1 июля 2021 года до даты получения аккредитации
УЦ не получил аккредитацию по новым правилам
Электронная подпись от ФНС. Как получить и настроить ЭЦП от налоговой
Многие уже слышали, что с 1 июля ФНС начала бесплатно выдавать электронные подписи, а с 2022 года ЭЦП будут выдавать только налоговики и несколько прошедших аккредитацию Удостоверяющих центров. Мы успешно получили в ФНС подпись для индивидуального предпринимателя и готовы поделиться своим опытом.
В общем виде процедура получения подписи состоит из четырёх этапов:
Мы в рамках статьи постараемся рассказать о каждом этапе.
Этап 1. Подготовка к получению ЭЦП
Электронную подпись, которую выдаёт налоговая, нельзя назвать на 100% бесплатной. Дело в том, что хоть за сам выпуск ничего платить не придётся, но подпись нужно записать на USB-ключ, а он, как раз, стоит денег. Готовьтесь отдать за него в районе 1 500 рублей.
Причём абы какой ключ не подойдёт. Это должен быть токен, к которому приложен сертификат подлинности ФСТЭК.
Перед покупкой обязательно изучите описание «флешки» и отзывы. Многие магазины сейчас прямо в описании пишут подходит конкретный токен для ФНС или нет.
Но есть и другой взгляд на ситуацию с сертификатами. Например, в Архангельской области ходит слух, что налоговики могут записать ключ на токен без сертификата. В том числе и здесь, на Клерке обсуждалась возможность получения подписи без сертификата на токен. В нашем телеграм-чате тоже писали, что некоторые инспекции могу закрыть глаза на отсутствие сертификата.
В общем, чтобы точно быть уверенным в успехе, лучше, конечно, купить токен с сертификатом. Возможно, непонятки с этими сертификатами вызваны тем, что налоговая занимается выдачей ключей всего несколько месяцев. В таком случае до конца года все, кто «косячил» получат по шапке и с 1 января правила станут общими для всех. Поживём — увидим.
Этап 2. Подача заявления на выпуск подписи
Подача заявления осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС. Не важно как кто вы планируете получить подпись — как ИП или как директор ООО, заявление подаётся через ваш личный кабинет физического лица. Если вы не помните пароль от своего личного кабинета или вообще не уверены, что когда-то его регистрировали — воспользуйтесь входом через госуслуги. А если вы и на госуслугах не регистрировались, то самое время это сделать.
В личном кабинете нажмите кнопку «Жизненные ситуации» и найдите в самом низу кнопку «Получить квалифицированную электронную подпись».
Далее вам нужно выбрать в качестве кого вы получаете подпись: как индивидуальный предприниматель или представитель организации.
Здесь же будет кнопка «Данные налогоплательщика». Нажмите на нее и внимательно проверьте все сведения о себе. Если у налоговой будет некорректная информация о каком-то вашем документе, то вам откажут в выдаче подписи. Мы с этим столкнулись.
Придя в налоговую, наш ИП обнаружил, что в системе ФНС указан его старый номер СНИЛС, который неактуален уже 13 лет. Причем в Госуслугах и ПФР информация верная. Инспектор отказался выдавать подпись. Обновление данных заняло примерно две недели, заявку на изменение можно отправить из того же личного кабинета. Но не исключено, что если прийти в налоговую лично, всё пройдёт быстрее.
Если всё хорошо — жмите Далее. Вы увидите ссылку с заявлением на выпуск ЭЦП. Можете его скачать и прочитать. Если ничего не смутит — жмите кнопку Отправить.
Личный кабинет выведет сообщение о том, что заявление отправлено и в течение пяти дней придёт ответ. На самом деле это немного не так. Ответ приходит буквально за несколько минут, так что можете сразу жать на кнопку Сообщения и караулить ответ.
В ответе будет сказано, что заявление одобрено и теперь вы можете прийти в любую налоговую для записи ЭЦП на флешку. Но это не совсем так.
Возможно, с 2022 года, действительно, можно будет получать подпись в абсолютно любой инспекции, но на данный момент выдачей ЭЦП занимается только несколько ФНС в каждом регионе. Например, в Петербурге это только 15-я налоговая. На сайте налоговой можно скачать экселевскую табличку с полным списком инспекций, в которые можно обращаться за ЭЦП. После успешной записи через личный кабинет, вам нужно идти в одну из них.
Этап 3. Получение подписи в ФНС
Наверное, не стоило выделять этот пункт в отдельный раздел статьи, т. к. сказать что-то умнее, чем «идите в выбранную налоговую и делайте то, что говорит инспектор» сложно. Но стоит как минимум проговорить что с собой взять.
Регистрационные документы брать не нужно.
Ну и чтобы этот параграф не был совсем смехотворно мал, несколько слов о продлении ключа. Он действует 15 месяцев. За 2 недели до окончания его можно будет продлить в личном кабинете. Причем повторно ехать в ФНС для этого не потребуется, всё можно будет сделать со своего компьютера (по крайней мере так нас заверил инспектор, который выдавал подпись).
Этап 4. Настройка компьютера для работы с ЭЦП
Если вы до сих пор не работали с электронными подписями, то необходимо настроить компьютер.
Оговоримся сразу, если у вас в штате есть специально обученные люди, то лучше доверить настройку им. Это не значит, что у вас ничего не получится, просто вы сэкономите себе нервы, т. к. процедура настройки рабочего места для работы с ЭЦП — это для неподготовленного человека тот ещё стресс.
Для примера мы будем рассматривать подключение по ЭЦП к личному кабинету ИП. К личному кабинету ООО подключение происходит примерно так же.
Пара слов про криптопровайдер
Для тех, кто уже работал с подписями, и у кого настроен компьютер, будет полезно знать, что на данный момент налоговая выдаёт подписи для Крипто Про. В интернете есть информация о том, что они планируют наладить работу и с VipNet, но пока работа идёт исключительно с Крипто Про. А это значит, что если ваш компьютер настроен для работы с VipNet, воспользоваться ключом от ФНС так просто вы не сможете, т. к. два этих криптопровайдера между собой не дружат.
Выбор браузера
Личный кабинет довольно привередлив к браузерам. У нас получилось всё настроить через Яндекс браузер. Можете воспользоваться им.
Установка криптопровайдера
Для того, чтобы вы могли работать со своей подписью на интернет-ресурсах, необходимо установить криптопровайдер и плагин для браузера. Это можно сделать по ссылке.
Установка личного сертификата
Вставьте ключ в компьютер. Откройте программу Крипто Про CSP. Перейдите в раздел Сервис. Нажмите кнопку Просмотреть сертификаты в контейнере. Выберите свой ключ. В открывшемся окне нажмите кнопку Установить сертификат.
Настройка браузера
Зайдите в настройки Яндекс браузера, перейдите в раздел Системные и поставьте галочку рядом с пунктом Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ.
Добавление сервисов ФНС в список надежных сайтов
Откройте Панель управления компьютером. Выберите пункт Свойства браузера. В открывшемся окне перейдите в раздел Безопасность. Нажмите на значок Безопасные узлы, затем на кнопку Сайты. Добавьте в список два сайта:
Подключение к личному кабинету
Перейдите в личный кабинет, найдите кнопку Проверка выполнения условий доступа к личному кабинету и выполните проверку. Если все хорошо, то сервис запросит у вас разрешение на доступ к ключу, соглашаемся.
Если что-то пошло не так
Если подключиться к сервису не удалось, то мастер проверки скажет на каком этапе произошла ошибка и что можно попытаться предпринять. Очень часто ошибки возникают из-за работы антивируса, можно попробовать его временно отключить.
Если ничего не помогает — лучше обратится к экспертам.
Где можно использовать подпись от ФНС
Помимо доступа к личному кабинету, подпись можно использовать для работы в сторонних сервисах, например, в программе СБИС. Нам подтвердили в техподдержке, что в СБИС-е можно работать с подписью от ФНС.
Сами налоговики пишут про подпись так:
Подпись можно использовать:
На всех электронных площадках и сервисах.
При предоставлении налоговых деклараций (расчетов):
Кстати, многие думают, что личный кабинет для ИП и ООО — это бесполезная штука, в которой можно только долги по налогам смотреть. Это немного не так. Через личный кабинет можно направлять обращения в ФНС, подавать Уведомление о переходе/смене УСН и даже вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Правда, для того, чтобы вносить изменения придется освоить специальную программу, но оно того стоит.
Бесплатно сдавать отчетность с помощью электронной подписи тоже можно. Для этого есть сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме». Но если вы привыкли работать с каким-нибудь СБИС-ом или Контуром, этот сервис может вас культурно шокировать. Он предназначен исключительно для отправки отчётности, сформировать в нём декларацию невозможно. А чтобы отправить через него декларацию, необходимо её сформировать в особом формате, для чего вам потребуется программа Налогоплательщик ЮЛ.
В общем, с помощью ЭЦП от налоговой можно при помощи бесплатных сервисов ФНС сдавать отчётность и вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Но для этого необходимо освоить дополнительные программы, которые не всегда интуитивно понятны. Но если есть на это время и настрой, то справиться сможет любой.
В порядке заключения
В этой статье мы постарались поделиться всем нашим опытом по работе с электронными подписями от налоговой. Т.к. мы всё-таки бухгалтерия, возможно, в технической части были допущены какие-то неточности, поэтому если более сведущие люди нас в комментариях поправят — мы с удовольствием внесём исправления.
Электронная подпись для ООО
Еще недавно бизнес легко обходился без электронной подписи (ЭП), достаточно было составить документы на бумаге и подписать руководителем. С внедрением электронного документооборота в работу коммерческих и государственных структур, электронная подпись для юридических лиц уже необходимость.
Организация обязана получить ЭП, если:
Остальные категории юрлиц могут получит ЭП, если хотят:
Виды электронной подписи (ЭП) для организации
Есть три вида ЭП. Разница между ними в сферах применения и степени надежности. Теперь подробнее о каждой:
Простая электронная подпись (ПЭП)
Сфера применения ПЭП
Простую подпись используют при подписании документов в системе внутрикорпоративного документооборота, для совершения платежей через приложения банков, для авторизации на сайтах, для получения госуслуг.
ПЭП редко применяется при подаче документов в государственные органы и не применяется для участия в госзакупках.
Нельзя воспользоваться простой электронной подписью, если документ или система содержат информацию, относящуюся к гостайне.
Правила применения ПЭП
Прежде чем подписывать документы простой подписью, участники ЭДО обязаны составить соглашение, в котором устанавливается:
Есть информационные системы, у которых ПЭП имеет юридическую силу только после того, как пользователь пришел и подтвердил свою личность у оператора системы. Так, чтобы получить доступ к личному кабинету налогоплательщика, потребуется прийти в ФНС и получить временный пароль.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Это шифр, созданный специальной программой. Неквалифицированная подпись позволяет идентифицировать подписанта и гарантирует неизменность файла с момента отправки.
НЭП состоит из двух ключей: закрытого и открытого:
Сфера применения НЭП
Неквалифицированная подпись применяется во внутреннем ЭДО организации.
При взаимодействии с контрагентами, стороны должны подписать соглашение о порядке применения НЭП, иначе документ, подписанный неквалифицированной подписью не будет иметь законной силы.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Это шифр, созданный с помощью криптоалгоритмов. Порядок применения КЭП строго регламентирован. Законом предусмотрено, что:
Сфера применения КЭП
Этот вид подписи имеет самый расширенный функционал. КЭП применяется при сдаче отчетности в ФНС, при работе на электронных торгах, при обмене документами с государственными и муниципальными органами, а также во внутреннем и внешнем ЭДО.
Документ, подписанный КЭП по юридической силе равнозначен документу, подписанному собственноручной подписью.
Преимущества владения КЭП для организации
В своей работе организации постоянно взаимодействуют с контролирующими органами и их информационными ресурсами.
КЭП позволяет 24/7 работать с сайтами ФНС, ФГИС ЕИАС, ЭПТС, Госуслуг, ЕФРСДЮЛ и ЕФРСБ, участвовать в торгах на ЭТП, а также необходима при работе с онлайн-кассами.
При создании КЭП используются мощные криптографические технологии, которые защищают ее от подделок и делают самой надежной из всех видов ЭП.
Область применения электронной подписи для организации
Можно выделить основные три области применения ЭП. Это отчетность, электронные торги и порталы госуслуг.
Отчетность в налоговую
ФНС — один из первых госорганов, который подключился к ЭДО и обязал налогоплательщиков предоставлять отчетность в электронном виде. Сейчас ИП и малые предприятия еще могут сдавать отчеты на бумаге, но все идет к тому, что ЭДО будет обязателен для всех категорий налогоплательщиков.
Для работы с налоговой сотруднику предприятия, который уполномочен подписывать отчетность, понадобится квалифицированная электронная подпись.
Участие в торгах
Закупки для обеспечения государственных и муниципальных нужд, регулируемые 44-ФЗ и закупки коммерческих организаций с участием госструктур, регулируемые 223-ФЗ, проводятся на электронных площадках в формате аукционов.
До 2018 года для закупок по 44-ФЗ применялась НЭП, но позже в закон были внесены изменения и сейчас участники торгов как по 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ обязаны использовать КЭП.
Следующая группа электронных торгов — это продажа имущества предприятий, находящихся в стадии банкротства. Существует несколько площадок, работающих с имуществом организаций-банкротов. Законом установлено, что участники торгов на таких площадках должны получить КЭП.
Правила участия в электронных торгах в секторе В2В устанавливает площадка. Где-то обязательно нужна КЭП, какие-то площадки допускают НЭП, а некоторые и вовсе принимают простую электронную подпись. Поэтому прежде чем заявляться на торги, лучше уточнить требования площадки.
Доступ к госуслугам
Взаимодействие бизнеса с государством тоже перешло в плоскость ЭДО. Получить выписку из Ростреестра о правах на имущество, зарегистрировать товарный знак или подать жалобу на действия уполномоченных органов возможно на порталах госуслуг. При наличии КЭП организация имеет доступ к обширному перечню услуг, предоставляемых порталами nalog.ru, rosreestr.ru fedresurs.ru, gosuslugi.ru и др.
Федеральные, региональные органы власти и органы местного самоуправления, а также подведомственные им структуры получают ЭП для работы в СМЭВ.
Стоимость электронной подписи для организаций
Удостоверяющий центр разработал несколько тарифов для юридических лиц. Стоимость зависит от вида электронной подписи и задач организации:
Посмотреть все тарифы можно на сайте УЦ Контура ca.kontur.ru
Как оформить электронную подпись юридическому лицу
Для получения подписи в УЦ необходимо выполнить следующие шаги:
Сертификат можно запросить через личный кабинет. Для этого потребуется ключевой носитель, полученный в УЦ. Отметим, что для сертификата ЕГАИС Алкоголь необходимы только специализированные носители со встроенным средством шифрования, например, Рутокен ЭЦП 2.0 или JaCarta-2 SE.