Верховный суд разрешил хранить информацию о гражданах, которые имели проблемы с законом
Если запросить в МВД справку о наличии либо отсутствии судимости, то в ней может быть указано о привлечении в качестве подозреваемого или обвиняемого, о прекращенных уголовных делах на стадии предварительного следствия, на основании акта об амнистии или помилования, в связи со смертью, истечением сроков давности, примирением сторон (за исключением дел частного обвинения), деятельным раскаянием или принятием федерального закона, устраняющего преступность или наказуемость деяния, а также об осуждении за преступления, которые впоследствии были декриминализированы, – до достижения заявителем 80 лет (п. 15.1 Правил формирования, ведения и использования учета лиц, подвергшихся уголовному преследованию).
ИСТЦЫ: Н. Шашко, Д. Комаров, В. Митронов, И. Шаповалов, А. Пуляев, Г. Белая, А. Фокин.
СУД: Верховный суд РФ.
ДЕТАЛИ ДЕЛА: О признании частично недействующим пункта правил, по которым выдаются справки о наличии либо отсутствии судимости.
РЕШЕНИЕ: В иске отказать.
Получив справки с такой информацией, группа граждан решила обжаловать ее указание, для чего обратилась в Верховный суд. На суде представитель заявителей пояснил: хранение сведений о лицах в зависимости от их возраста и независимо от погашения и снятия судимости противоречит действующему законодательству. Кроме того, некоторые категории информации – о прекращенных на стадии предварительного следствия уголовных делах, декриминализированных преступлениях, погашенных судимостях – не предусмотрены законом. Между тем эти данные можно было бы перевести в архив.
Ознакомившись с материалами, ВС напомнил: полиция имеет право обрабатывать сведения о гражданах, необходимые для выполнения возложенных на нее обязанностей, с последующим внесением полученной информации в банки данных. Полиция также может использовать банки данных других государственных органов и организаций, в том числе персональные данные граждан, если федеральным законом не установлено иное (п. 33 ч. 1 ст. 13 закона о полиции). ВС решил: хранение учетных документов независимо от снятия и погашения судимости не может рассматриваться как юридическое последствие судимости и ограничение прав лиц, ранее имевших судимость. Такое хранение осуществляется на законной основе и не противоречит нормам права. Поэтому ВС отказал в удовлетворении административных исковых заявлений. Это решение может быть обжаловано в Апелляционную коллегию ВС (№ АКПИ17-1073).
«Позиция ВС представляется верной. МВД хранит информацию о лицах, уголовное производство в отношении которых было прекращено не из-за отсутствия события преступления, а по причине невозможности привлечения лица к ответственности. Амнистирование либо декриминализация преступления не отменяет того факта, что на момент совершения указанного деяния оно считалось преступлением. Справка с информацией о возбуждении уголовного дела не может нарушать права заявителей, поскольку предполагает простое констатирование имевшего место юридического факта».
Партнер практики «Судебные споры и банкротство» ALTHAUS Legal Андрей Бежан
У управляющего партнера ЮК V&P LEGAL Юрия Воловикова другое мнение. «Этим решением ВС закрепил сложившуюся практику хранения и обработки информации о гражданах, которые по тем или иным основаниям подвергались уголовному и административному преследованию. Указанная информация хранится и обрабатывается вне зависимости от того, было ли лицо в конечном итоге признано виновным в совершении правонарушения или нет. На практике это может повлечь ограничение прав невиновного лица в той или иной мере. К примеру, распространены случаи, когда работодатель требует от кандидата на работу справку об отсутствии судимости. Наличие сведений об уголовном преследовании в большинстве случаев влечет отказ в приеме на работу. Работодателю проще отказаться от сомнительного кандидата, нежели разбираться в тонкостях его дела. В этом контексте решение суда можно расценивать как прецедент, имеющий негативные последствия для многих граждан, попадавших в поле зрения правоохранительных органов», – заявил Воловиков. А советник АБ «Казаков и партнеры» Василий Фотинский рассказал, что ВС и раньше рассматривал аналогичные дела (например, № АПЛ 14-583). «Формирование и ведение банков данных о гражданах предполагает в том числе и обработку информации вопреки воле заявителя, по запросам государственных и муниципальных органов. Информация о погашенной, снятой судимости или о привлечении к уголовной ответственности предоставляется для применения запретов и ограничений на определенные сферы деятельности. Таким образом, нарушается конституционный принцип справедливости и недопустимости ответственности дважды за одно и тоже деяние», – уверен Фотинский.
Как правильно хранить копии документов в личных делах работников
Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно. За нарушение правил обращения с документами предусмотрен штраф до 50 000 рублей. Избежать наказания удастся, если компания обоснует необходимость наличия бумаг и получит согласие работников на обработку персональных данных.
Условия, при которых хранение копий безопасно
В ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использование и хранение данных сотрудников. Ими пользуются для:
Во многих организациях, не зная, какие документы нельзя хранить в личном деле работника, держат копии паспортов и иных документов по традиции. И иногда даже после увольнения. Между тем, список целей, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников, и перечень документов, которые допускается хранить в личных делах сотрудников, закрытые — никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокопия паспорта поможет заполнить карточку работника, может, еще пару бумаг, но потом она больше не нужна.
Но теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие сведения по какой-либо причине нужны, в ЛНА перечислите, о каких бумагах идет речь, и оговорите, где хранить копии документов сотрудников, получите согласие на их хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.
Кстати, информация, что ввели запрет на 9 документов в личных карточках сотрудников, — не более чем предупреждение, основанное на законодательстве. Но рекомендуем перестраховаться и убрать из дел сотрудников те бумаги, которые не нужны для реализации задач и обязанностей работодателя.
Специалисты Федеральной службы по труду и занятости подчеркивают, что хранение копий паспортов в личном деле сотрудника следует устанавливать с учетом требований нормативных актов, регламентирующих отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, сбора и хранения персональной информации. По нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных», собирать, хранить, использовать и распространять данные гражданина возможно, только если он сам дал согласие на обработку его личной информации.
Штрафы за незаконное хранение
Чиновники по-своему ответили на вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника в 2020 г., но в судебной практике уже имеются случаи, когда хранение копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и храниться копия паспорта в личном деле работника не должна.
Вкладывать в дела работников копии их персональных бумаг или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области персданных штрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц штрафуют на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.
В свете разъяснений Роструда работодателей будут штрафовать по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.
Правила хранения персональных данных обновят
На едином портале размещения проектов нормативных актов обсуждаются 2 законопроекта, которые поставят точку в вопросе, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника, для всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Из первого документа следует, что при сборе персональных данных операторов придется обезличивать эти данные.
В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ говорится, что обезличивание персданных — это комплекс действий, который позволяет частично скрыть принадлежность сведений конкретному субъекту: без дополнительной информации узнать, кому принадлежат данные, невозможно. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, но уже скоро требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.
Обезличивать информацию предстоит в соответствии с приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:
За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести иные санкции, нежели штраф за хранение копий паспортов в личных делах: от 1500 рублей — для граждан до 6000 рублей — для должностных лиц. Это предусмотрено вторым законопроектом, обсуждаемым чиновниками. Если его одобрят, в ст. 13.11 КоАП РФ укажут, что за такое нарушение индивидуальным предпринимателям грозит штраф до 10 000 рублей, а организациям — до 30 000.
Как объясняют в Минкомсвязи, где разработали оба документа, защита персональных данных в процессе хранения копий документов в личных делах — это хорошо, но после достижения целей сбора и обработки персональной информации все данные должны уничтожаться либо обезличиваться. У компаний часто накапливается массив информации, от которой необходимо как-то избавляться. И если для государственных и муниципальных органов предусмотрены конкретные требования и методы хранения и обезличивания данных, то для остальных операторов они не обязательны, и компании вправе пользоваться собственными способами. Для урегулирования этой ситуации предложено распространить утвержденные правила на всех операторов. А контроль за выполнением законодательства возложат на Роскомнадзор.
Зачем нужна справка о несудимости
И как ее получить
Справка об отсутствии судимости требуется нечасто, но ее могут попросить при трудоустройстве и в некоторых других ситуациях.
По закону человека, который был осужден за совершение преступления, можно ограничить в правах, например лишить свободы и изолировать от общества. Но, когда он отбудет наказание, ограничения сразу не заканчиваются: считается, что такого человека можно брать далеко не на любую работу и что его нельзя назначать на некоторые должности.
Чтобы подтвердить, что у человека нет судимости и он может выполнять любую работу, нужна справка установленной формы.
Расскажу, как ее получить и что из нее можно узнать о человеке.
Что вы узнаете
Что такое судимость
Судимым считается человек, которого суд признал виновным в совершении уголовного преступления. Если уголовное дело возбудили, но до суда оно не дошло, обвинения с человека снимают. Никаких последствий, кроме потери времени, нервов и денег на адвоката, для него не наступает.
Если суд все-таки вынес обвинительный приговор, он должен вступить в законную силу. Обычно это происходит через 10 дней, если человек не обжаловал приговор.
Что такое справка о несудимости
Почти обо всех событиях, о которых я упомянул выше, и рассказывает справка. Если быть совсем точным, она называется «Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования». В справке указана информация не только о том, есть ли судимость у человека, но и преследовался ли он в уголовном порядке и чем это преследование закончилось.
В справке содержится следующая информация.
Кем выдана справка. Справки выдают информационные центры региональных МВД или УМВД. Так сложилось исторически, еще с тех времен, когда в СССР была одна спецслужба — НКВД, которая занималась всем, от внешней разведки до следствия. А раз МВД в те времена вело следствие и передавало дела в суд — оно и собирало статистику о том, кто был осужден, по каким статьям и когда.
А вот статистику обо всех осужденных до сих пор ведет МВД. Поэтому неважно, по какой статье человек получил судимость — за государственную измену, незаконную порубку леса или поджог, — за справкой ему придется обращаться в МВД. Даже суд, который выносит приговоры, такие справки выдавать не может. Часто справка требуется тем, кто судимости никогда не имел, — им тоже нужно обращаться в МВД.
Кроме МВД есть учреждения, в которые еще можно обратиться за такой справкой. Например, если получатель находится за границей, он обращается в посольство или консульство РФ, а его сотрудники сами свяжутся с ИЦ МВД России, получат справку и выдадут ее.
Кому выдана справка. Это всегда физическое лицо: в России юридических лиц к уголовной ответственности не привлекают.
Гражданство получателя роли в данном случае не играет. Получить справку может даже гражданин другого государства.
Заявление о выдаче справки может подать уполномоченное лицо — например, опекун или тот, у кого есть нотариальная доверенность от получателя справки. Без доверенности либо без личного участия заявителя запросить справку невозможно. Например, если работодатель направит запрос в МВД, ему ответят, что работник должен обратиться за такой справкой сам. Другого порядка законом не предусмотрено.
Дата выдачи. Это дата, на которую актуальны указанные в справке сведения. Как это работает, проще всего объяснить на примере.
Допустим, сегодня человек обратился в ИЦ и получил на руки справку, в которой написано, что судимости у него нет и не было. Но на следующий день в отношении него возбудили уголовное дело, а через месяц — вынесли обвинительный приговор. Справка сохраняет свою актуальность и юридическую силу, но на дату, когда человек ее получал.
Графа «имеются (не имеются) сведения о факте уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования на территории Российской Федерации». Эту графу никогда не оставляют пустой и не ставят в ней прочерк. Даже если писать нечего — напишут, что данных не имеется.
Если уголовное дело было возбуждено — в справке укажут дату, а также наименование органа, который принял это решение, пункт, часть и статью уголовного кодекса.
Если дело прекратили и оно так и не дошло до суда — укажут дату и основание прекращения уголовного преследования. Но даже в этом случае справка может не содержать сведений об уголовном преследовании.
Пьяная компания подралась, один из участников драки умер. Возбудили уголовное дело, участников арестовали и предъявили обвинение в убийстве, они дали признательные показания. Потом медэкспертиза выяснила, что причина смерти — сахарный диабет. У вчерашних обвиняемых справки будут чистыми.
Другой пример. Два соседа подрались, результат — легкие телесные повреждения. Уголовное дело не возбудили, но потерпевший сам подал в суд на обидчика — это дело частного обвинения. Если соседи помирятся до приговора — дело прекратят, а в справке не будет отметок о его возбуждении.
Прекратить дело могут по таким основаниям:
Подробности, которые есть в материалах уголовного дела, в справке никогда не указывают.
Срок действия на справке не указывается. Как такового срока действия этот документ не имеет. Справка удостоверяет, что на конкретную дату в отношении человека не ведется уголовное преследование и нет приговора суда.
Можно ли хранить в личном деле справку об отсутствии судимости
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих персональные сведения, возможно, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение определенных условий.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.
Работодатель должен помнить, что он:
Если вы решили вести личные дела работников
Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.
Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.
За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:
Что надо знать о персональных данных работников
Внести сведения и хранить копии — большая разница
В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.
Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.
А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.
Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).
Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?
Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».
Нет цели — нет права хранить копии
Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:
Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.
Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.
Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:
Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.
Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.
Хранение копии паспорта
Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.
В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.
Выводы и рекомендации
Определите правомерность своих действий:
