Можно ли соглашение об электронном документообороте подписать электронной подписью
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путем обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Договор может быть заключен путем обмена электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, с использованием электронной почты.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Соглашение об обмене электронными документами: можно ли подписать ЭЦП?
Между юридическими лицами заключается соглашение об обмене электронными документами с использованием автоматизированной информационной системы. Допустимо ли подписание сторонами соглашения об обмене электронными документами с использованием ЭЦП, или соглашение должно быть подписано на бумажном носителе собственноручной подписью представителей сторон и лишь после подписания соглашения на бумажном носителе стороны вправе подписывать заключаемые договоры с использованием ЭЦП?
По общему правилу договоры между юридическими лицами заключаются в простой письменной форме (п.п. 1, 3 ст. 154, пп. 1 п. 1 ст. 161, п. 2 ст. 420, п. 1 ст. 434 ГК РФ). В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Поскольку упомянутое в вопросе соглашение об обмене электронными документами определяет последствия его заключения для гражданских правоотношений сторон, к нему применимы общие правила ГК РФ о форме и способе заключения договора.
В силу ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, определены ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ).
Согласно ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Частью 2 той же статьи установлено, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Причем такие нормативные правовые акты или соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Если документ подписывается простой электронной подписью, нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, которые устанавливают случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
– правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
– обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).
Таким образом, использование электронной подписи при заключении договора путем обмена электронными документами может свидетельствовать о соблюдении письменной формы договора. Если стороны такого договора достигли согласия по всем его существенным условиям, он признается заключенным. На возможность использования такого способа заключения договора указывает и судебная практика (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 21.06.2012 по делу № 33-12712/12).
Обратим внимание, что п. 2 ст. 434 ГК РФ не указывает вид электронной подписи, который должны использовать стороны договора при обмене документами посредством электронной связи для того, чтобы договор считался заключенным. Эта норма устанавливает лишь общий критерий соблюдения письменной формы договора при его заключении путем обмена документами посредством электронной связи: используемая сторонами электронная связь должна позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны договора. Вопрос о достоверности этого обстоятельства является оценочным, поэтому в спорных ситуациях суды приходят к различным выводам относительно того, действительно ли договор можно считать заключенным, исходя из особенностей конкретной ситуации (смотрите, например, постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.11.2014 № 18АП-12616/14, Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 № 02АП-5398/14).
Требований о заключении соглашения об обмене электронными документами только на бумажном носителе закон не содержит. Поэтому мы полагаем, что упомянутое в вопросе соглашение может быть заключено сторонами, в частности, путем обмена электронными документами, подписанными электронной подписью. С учетом правила п. 2 ст. 434 ГК РФ такое соглашение необязательно заключается путем составления документа на бумажном носителе, подписанного собственноручными подписями сторон. Однако оценка достоверности того, что электронный документ действительно исходит от стороны договора, зависит в том числе от вида электронной подписи, который будут использовать стороны. Если электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, они признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Следовательно, использование этого вида подписи позволит подтвердить, что документ исходит от стороны договора. Если стороны заключат соглашение путем обмена электронными документами, подписанными иными видами электронных подписей, то, поскольку нормативные правовые акты не предусматривают порядок проверки таких подписей при заключении указанного соглашения, факт составления электронного документа именно той стороной, которая его направила, будет неочевидным. В таком случае заинтересованная сторона при возникновении спора должна будет доказать, что соответствующий документ действительно исходит от нее.
Ответ подготовил: Ерин Павел, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Александров Алексей, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм
Электронная подпись и ЭДО в деталях
После интервью начальника Управления электронного документооборота ФНС России Федора Новикова мы получили много вопросов о практических аспектах использования электронной подписи и внедрения ЭДО в целом. Публикуем ответы на самые актуальные из них.
— Федор Вадимович, планируется ли расширение видов формализованных документов для перевода в электронный вид?
— Это один из пунктов Концепции развития электронного документооборота в России. Мы хотим двигаться поступательно. Сначала будем брать наиболее часто используемые документы, в ближайшее время планируем включить в перечень таких документов транспортные накладные и договоры.
— При проведении выездных налоговых проверок налоговая служба будет по-прежнему требовать бумажные документы или можно будет предъявлять электронные?
— Мы работаем с теми документами, которые имеют юридическую силу.
Минэкономразвития внесло в правительство законопроект, в котором предусмотрен перевод бумажного носителя в электронную форму с уничтожением оригинала. Когда это станет обязательной процедурой в рамках закона, тогда налоговые органы будут использовать те документы, которые компании будут хранить в отсканированном виде. Таким образом, развитие контрольных мероприятий будет проходить параллельно с развитием законодательной базы.
— Какие существуют риски при подписании договоров, приложений, дополнительных соглашений, датированных ранее подписанного соглашения об обмене электронными документами?
— Соглашение об обмене электронными документами нужно для того, чтобы использовать либо простую, либо неквалифицированную электронную подпись. Если вы используете квалифицированную электронную подпись, то здесь никаких рисков нет. А если используете другой вид подписи, тогда вам соглашение необходимо.
— Планируются ли законодательные изменения, касающиеся применения электронной подписи?
— Да, простая электронная подпись, по мнению регулятора, мало защищена. Но она очень удобна, и никто не мешает вам ее использовать внутри компании и при взаимодействии между хозяйствующими субъектами. За исключением тех случаев, когда прямо прописано, что использовать нужно только квалифицированную подпись.
Сейчас простую электронную подпись можно применять только при наличии соглашения. Учитывая активное развитие сервисов, государство будет более внимательно относиться к использованию этого инструмента для бизнеса. Этот один из важных вопросов, который мы планируем развивать.
— При подписания пакета документов одним архивом можно ли все документы, включенные в этот пакет, подписать одной электронной подписью?
— При подписании документов в пакете схема такая: если все документы в этом пакете могут быть подписаны тем видом электронной подписи, которым подписан пакет, то вы сможете подписать весь пакет. Но, к примеру, пакет документов — договор, акт оказания услуг и счет-фактуру — вы не можете подписать простой подписью. Потому что счет-фактура должна быть подписана усиленной квалифицированной подписью. А если вы все документы в этом пакете подпишете усиленной квалифицированной подписью, то это будет абсолютно правильно.
— Если между оператором и поставщиком нет соглашения об обмене электронными документами, то считается ли документ, полученный по ЭДО, легитимным?
— Соглашение влияет на признание и непризнание электронной подписи. Поэтому если вы подписали документ усиленной квалифицированной подписью и отправили его контрагенту, то этот документ является юридически значимым. Другой вопрос — сможете ли вы доказать, что контрагент его получил?
— Как планируется урегулировать вопрос с нотариальным удостоверением или государственной регистрацией договора, заключенного в электронной форме?
— С нотариатом мы будем общаться, у них будет своя электронная подпись. Ее можно будет использовать для утверждения документов. Выдачу электронных подписей будет осуществлять ФНС.
— Как будет решаться вопрос с электронной доверенностью?
— Документы должны подписываться следующим образом. Если от лица компании документы подписывает генеральный директор или сотрудник, который имеет право действовать без доверенности, то он использует для подписания электронную подпись, выданную ему ФНС или ЦБ. Здесь всё так же, как было ранее. Если же документ подписывает сотрудник, который действует на основании доверенности, то он подписывает его как физическое лицо своей электронной подписью, полученной в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. И обязательно прикладывает к ней доверенность, которая подписана электронной подписью руководителя. Этот пакет документов направляется в электронной форме. Для того чтобы использовать машиночитаемую доверенность, нужно, чтобы был утвержден ее формат. У ФНС, ПФР и ФТС свои форматы доверенностей. Для проектирования в учетных системах коллеги сформируют шаблоны, которые можно будет использовать при формировании доверенности. Но пока остается вопрос о прикладывании доверенности к каждому документу.
Минцифры должно разработать и утвердить шаблон машиночитаемой доверенности для тех органов власти, которые не хотят сами его разрабатывать. Мы им предложили использовать наш формат. Надеемся, что в первой половине следующего года мы этот инструмент внедрим.
— По вашей оценке, стоит ли ожидать обязательного перехода компаний на ЭДО?
— Со стороны ФНС мы можем обозначить обязательный ЭДО для счетов-фактур, например. Что может послужить драйвером перевода на ЭДО компаний, которые еще не используют этот инструмент? Мы, конечно, попытаемся сделать все необходимые шаги для увеличения проникновения электронного документооборота. И пандемия коронавируса нам в этом смысле помогла.
За последние десять лет на ЭДО перешли всего 8–9% компаний, то есть количество компаний, которым привычнее бумажный документооборот, гораздо больше. Поэтому переломить эту тенденцию будет непросто. Я думаю, что это произойдет не раньше, чем в ближайшие два года.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Юридическая сила электронного документа
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.
Подпись для электронного документооборота (ЭДО)
Именно электронная подпись — один из необходимых элементов, которые обеспечивают ЭДО юридическую значимость.
Электронный документооборот и электронная подпись тесно взаимосвязаны. Для придания документам юридической значимости их необходимо подписать. Поэтому электронная подпись в системе электронного документооборота — необходимое условие для его законности.
Термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) стал неактуальным с тех пор, как прекратил действовать Закон «Об электронной цифровой подписи» и вступил в силу 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сейчас по отношению к электронным документам и документообороту корректно употреблять словосочетание «электронная подпись». Она бывает разных типов.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) самодостаточна: документ, которым она подписана, по умолчанию обладает юридической силой. Исключение составляют случаи, когда законом установлено требование выставлять документ исключительно на бумаге.
Неквалифицированной электронной подписью (НЭП) также можно визировать документы, но потребуются еще гарантии в виде дополнительного соглашения между контрагентами. В нем должно быть оговорено, что стороны считают оригиналами документы, подписанные НЭП.
Важно: КЭП и НЭП для использования в электронном документообороте должны соответствовать требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В ряде случаев электронные документы можно подписать только КЭП, иначе они не будут обладать юридической силой. Это счета-фактуры, универсальные передаточные документы, их исправленные и корректировочные пары. В связи с этим в Диадоке в основном применяется КЭП. У подавляющего числа пользователей она уже есть, так как только ею можно подписывать электронную отчетность в ФНС. И с КЭП не нужно тратить время на заключение дополнительного соглашения об ЭДО с контрагентом.
Как подписать документ в Диадоке
Электронную подпись нельзя в прямом виде «поставить» на документ. Файл подписи создается криптографическим способом, когда пользователь обращается к сертификату КЭП. То есть подписание — это формирование файла подписи для конкретного документа.
Рассмотрим, как подписать документ в системе ЭДО Диадок. В первую очередь нужно понять, есть ли у сотрудника право подписывать документы. Это можно проверить на вкладке «Настройки» в разделе «Персональные настройки». Если подписание недоступно, нужно обратиться к администратору ящика вашей компании в Диадоке.
В Диадоке можно подписывать каждый документ по отдельности или сразу несколько документов.
Перейдите на вкладку с входящими документами. Для подписания одного документа откройте его, нажав на ссылку с названием. На странице документа кликните кнопку «Подписать».
Чтобы подписать один или больше документов, отметьте галочками нужные документы на странице входящих и нажмите кнопку «Подписать».
После нажатия на кнопку «Подписать» появится окно, в котором нужно подтвердить действие. Выберите «Подписать и завершить документооборот». Статус документа изменится на «Подписан».
В случае с исходящими документами применение электронной подписи в документообороте происходит следующим образом. Вы формируете документ, вносите необходимые сведения в форму. После нажатия на кнопку «Подписать» документ сразу отправится контрагенту.
Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.
