Как прошить и заверить оригиналы и копии документов
В делопроизводстве средних и крупных компаний на оформление сшивов оригиналов и заверение копий документов уходит немало времени и ресурсов. Зачастую сшивом и заверением занимаются не только документоведы или секретари, но и бухгалтеры, юристы, работники отдела кадров и др.
Как технически изготовить сшив
Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.
Пример 1. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 3 прокола
Пример 2. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 2 прокола
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указаны размеры полей организационно-распорядительных документов с формулировкой «не менее». Левое поле документа (если смотреть на его «лицо») должно быть не менее 20 мм. В большинстве организаций его делают 30 мм. Место прошивки как раз делают в середине левого поля. Если оно 30 мм, то потом листы сшива можно будет прочесть. Но если вы заранее знаете, что будете прошивать документ, то это поле лучше увеличить до 35 мм, тогда сшив потом будет удобнее читать и копировать его листы.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 × 297 мм), A5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 × 210 мм), A6 (105 × 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Заверительная надпись на сшиве многостраничного оригинала
Этот наиболее распространенный вариант показан в Примере 4.
Надо ли кроме отметки о заверении копии ставить штамп «Копия», как делали раньше? Ответ в № 8’ 2020
Как заверить копию документа, чтобы в ней не было копии личного росчерка руководителя организации? Ответ в № 11’ 2019
Другой пример с оригиналами документов – акты и протоколы. Помимо предусмотренных подписей сторон в самом акте или протоколе, эти документы могут быть дополнительно прошиты и заверены сторонами на сшиве. Заверительную надпись правильней оформить (как и в случае с договором) с указанием всех сторон, подписавших документ (Пример 5).
Сшиваться вместе может оригинал документа со своими приложениями. В этом случае принято нумеровать отдельно страницы у основного документа и каждого его приложения. Но в заверительной надписи на сшиве мы указываем общее прошитое число листов:
Пример 3. Какое число листов указывать в надписи на сшиве
Итого у нас получилось 25 листов (10 + 10 + 5). Это количество и указываем в заверительной надписи сшива – см. Пример 4.
Пример 4. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого 1 автор
Пример 5. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого несколько авторов
Прошиваем и заверяем копии документов
Печать стала необязательным атрибутом юрлица. Какие организации могут от нее отказаться? Как относиться к входящим документам от этих контрагентов, на которых теперь нет оттиска печати?
Ответы в статье «Как жить без печати?» в № 5’ 2015
См. статью «Размышления о печати в связи с ее отменой» в № 7’ 2015
Пример 6. Отметка о заверении копии для ее использования внутри организации
Пример 7. Отметка о заверении копии для ее представления во внешнюю среду организации
Причем о необходимости наличия этих 2 атрибутов говорит не только рекомендательный ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и обязательный для всех Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ 1983 г.; он до сих пор действует, фигурирует и в судебной практике, а это серьезный аргумент). Надпись о месте хранения оригинала, с которого изготавливается копия, была в этом Указе еще в 1983 году, а предыдущий ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов 2003 года такой рекомендации не содержал, и в судах порой неправильно оформленные копии документов не принимали в качестве доказательств, поэтому в последний ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимость данной формулировки добавили.
Но установить точный номер дела по номенклатуре можно не у всех документов. Так, не всегда в делах хранятся трудовые книжки. В таких ситуациях допускается не указывать конкретный номер дела, но остальную часть фразы лучше написать – см. Пример 8.
См. новость «Заверенную копию можно выдать только при наличии подлинника» на основе судебной практики в № 12’ 2014
См. статью «Об оригиналах, копиях и архивной науке» в № 12’ 2016
Если документ существует в электронной и бумажной форме, то который из них оригинал? в № 10’ 2020
Пример 8. Отметка о заверении копии, когда оригинал не подшит в дело
Пример 9. Отметка о заверении сшива копии многостраничного документа
Требований к прошивке листов копии документа в ГОСТ Р 7.0.97-2016 либо в каком-то другом стандарте или нормативном документе нет. Но есть исключения для отдельных видов документов. Например, приказ ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ устанавливает требования к копиям документов, которые представляются в налоговые органы на бумажном носителе.
Приложение № 18 к приказу ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫМ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
1. Настоящие Требования разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации и определяют правила оформления документов, представляемых налогоплательщиками (плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами) в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий.
2. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).
3. Прошивка документов должна соответствовать требованиям:
обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;
исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.
4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.
На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.
6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) – дата и номер требования), общее количество листов документов.
Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.
Из формулировок приказа ФНС России и практики представления документов в налоговые органы следует, что в 1 сшив можно помещать копии многих документов, главное, чтобы его объем не превышал 150 листов.
В приказе ФНС России не упоминается слово «Верно». В отличие от ГОСТ Р 7.0.97-2016, нет в нем и условия о проставлении печати. Но эти элементы лучше вставлять в отметку о заверении копии в силу ГОСТ.
Нормативных правовых актов, которые вводят особые требования к прошивке и заверению копий документов для представления в суды или правоохранительные органы, нет. Как правило, в их запросах можно встретить фразу «копии документов должны быть заверены надлежащим образом». Если такая формулировка имеется, то следует руководствоваться нормами ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Указа 1983 г. – фактически следуйте Примерам 7–9 нашей статьи.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Когда документооборот масштабный
Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).
Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.
Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.
Пример 10. Фрагмент Инструкции по делопроизводству о работниках, наделенных правом заверять копии документов
Пример 11. Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов
Пример 12. Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов
Пример 13. Возможная формулировка в доверенности для внештатного сотрудника
Тут возникает еще один вопрос – ставить ли на отметку о заверении копии печать вашей организации? Копия выходит за ее пределы, а потому оттиск печати нужен, просто проставлять его будет сотрудник вашей компании («внештатникам» редко ее отдают). Кстати, оттиск печати теперь принято ставить так, чтобы он не закрывал личный росчерк.
Пример 14. Отметка о заверении копии доверенным лицом для ее представления во внешнюю среду организации
Как правильно прошить устав редакции СМИ
Законом «О СМИ» установлено, что устав редакции СМИ необходимо отправить в Роскомнадзор в течение 3 месяцев с даты выхода первого выпуска.
Если отправку не сделать, то регистрацию СМИ по требованию регистрирующего органа через суд могут признать недействительной. Поэтому о составлении и принятии устава надо задуматься своевременно — эта обязанность для учредителя СМИ установлена Законом.
О том, что еще должен сделать учредитель СМИ, написано в памятке.
Мы разрабатываем для клиентов устав редакции под ключ — с учетом индивидуальных особенностей СМИ. Специалисты проекта «Право в сети» отправляют клиентам готовый файл и инструкцию, куда этот распечатанный документ предоставить. Но вы тоже можете проверить свой устав перед отправкой. Для этого воспользуйтесь нашим чек-листом.
У клиентов часто возникает вопрос — как правильно прошить устав?
Вот об этом мы и расскажем. Есть разные способы, но мы рассмотрим два самых простых.
Как прошить документы в два прокола
Прошивка в 2 прокола самая простая из вариантов с использованием ниток. Отверстия в листах документа, сложенных вместе, делают иглой, дыроколом или шилом — в зависимости от толщины бумажной пачки.
Проколы располагают у левого края листов, отступив от него на 1–1,5 см. Для сшивания используют специальную прошивочную нить или прочные нитки. Если нитки тонкие, то их можно пропустить в отверстия несколько раз.
Концы ниток надо вывести на оборотную сторону документа — на его последний лист, завязать узлом плотно к бумаге и обрезать лишнюю нить, оставив концы 6–7 см. Понадобится клей и кусочек бумаги размером примерно 3 х 7 см. Его наклеивают на узел и свободные концы нити так, чтобы они немного торчали.
Затем на приклеенном листке делается надпись, сколько листов прошнуровано и пронумеровано. При этом количество указывается цифрами и текстом. Надпись может выглядеть так:
Всего прошито и пронумеровано 5 (Пять) листов
Затем ставится подпись и ее расшифровка (указываются фамилия и инициалы заверяющего).
Когда делается эта заверительная надпись, нужно выходить за края приклеенной бумажки, чтобы части текста и подписи попали на лист документа. Можно заверить надпись печатью при ее наличии. Поставить печать нужно так, чтобы часть оттиска пришлась на наклейку, а часть оказалась на документе.
Как сшивать документы степлером
Этот вариант прошивки еще проще. Если позволяет толщина документа, его листы скрепляют степлером. Потом на место сшива наклеивают небольшой листок бумаги, как бы обернув скрепку от степлера. Можно согнуть листок пополам, а потом приклеить на место крепления, чтобы одна половина бумажной наклейки оказалась на лицевой стороне документа, а другая — на оборотной. Листок полностью должен скрывать скрепку.
Заверительную надпись пишут по наклейке на обороте последнего листа документа. Текст о количестве прошитых листов такой же, как и в первом случае. И точно так же ставятся подпись и печать.
После этого экземпляр устава готов к отправке в Роскомнадзор. О порядке принятия этого учредительного документа и о том, какие обязательные положения он должен содержать, читайте в статье «Устав редакции СМИ»
Мы можем бесплатно проконсультировать вас о регистрации СМИ или подготовке устава редакции СМИ.
Как сшивать документы нитками
Выражение «шить дело» появилось в ХХ веке и широко применялось в криминальной среде, сейчас оно звучит реже. А означает – заведение уголовного дела, и связано оно действительно с процессом скрепления и подшивания большого количества бумаг в одну папку.
Тема этой статьи далека от криминала. Хотя в нынешнее время массовой компьютеризации все увеличивается электронный документооборот, бумажные документы по-прежнему не теряют своей важности. Люди, работающие в различных бюджетных организациях, офисах, где немалый оборот различных бумаг, знают не понаслышке, что есть такой порядок в делопроизводстве, как прошивание документов. Как «сшить дело» или как правильно сшивать документы – это будет рассмотрено ниже.
Какие документы нужно сшивать и зачем
В делопроизводстве существуют свои требования к обороту и сохранности бумаг. Если документ состоит из двух и более страниц, то, возможно, придется их сшивать. Эта необходимость вызвана тем, чтобы ни один из листков случайно не потерялся или его нечаянно, а, может быть, умышленно, не подменили.
Не каждый знает, что это за инструмент – станок для прошивки документов
Также прошивать надлежит те дела, которые будут сдаваться в архив.
Обычно скреплять бумаги нужно, когда дело окончено, но некоторые надо скреплять до того, как начали ими пользоваться, например, журналы учета и регистрации.
Строгих установленных правил для этой процедуры нет. Рекомендации по этому вопросу можно найти в Приказе Росархива от 23.12.2009 N 76. И хотя они касаются разработки инструкций по деловодству в федеральных органах исполнительной власти, ими вполне могут воспользоваться и другие организации. Также существуют отраслевые инструкции, которые могут давать свои рекомендации.
На заметку! Документы зачастую проходят прошивку из-за большого потока документации, чтобы не запутаться в деловых бумагах.
Сшивают документы повышенной важности, такие как:
Перечень приблизительный, могут подлежать прошивке и другие документы.
С 2013 года нет обязательных требований к необходимости подшивки документов для регистрации ИП и юрлиц.
Сшивка документов: приблизительный порядок
| Сортировка | Ровно разложить бумаги в стопки с количеством листов не больше 250, толщина которых до 4 см. При складывании желательно соблюдать хронологию и нумерацию документов. Вытянуть листы из файлов. Снять булавки и скрепки из бумаг. |
|---|---|
| Нумерация | На лицевой стороне листов дела в правом верхнем углу проставляется черным или простым карандашом номер страницы арабской цифрой, начиная с первого, при этом номер ставится, не задевая текста документа. |
| Составление описи | Для дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) с целью быстрого нахождения документов и их учета необходимо составить опись. |
| Подготовка | 1. Подложить опись в начало дела или же приклеить к обложке. 2. Подготовить все материалы для сшивки: картон, нитки, клей, шило. |
| Обложка | Оформить обложку, приклеив к ней титульный лист с необходимой информацией или заполнив от руки. |
| Пробивание отверстий | Отверстия можно сделать шилом или дыроколом, от левого края нужно отступить 1,5. 2 см, расстояния между дырками предусмотреть около 3 см, придерживаться строгой вертикали. |
| Прошивание | 1. Дела длительного хранения следует прошивать вместе с обложкой. 2. Прошивка обычных бумаг начинается с листа, последующего за переплетом. 3. Прошивка делается два раза. |
| Завершительная подпись | На обратной стороне подшивки – обложки, последнего листа или же чистого листа делается наклейка, которая препятствует изыманию листов. Для этого она садится на клей, и на нее проставляется печать организации таким образом, что заходит частично и на наклейку, и на листок бумаги. На наклейке пишется: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Затем нужно поставить подпись и расшифровать ее, обычно руководителя или того, кто подготовил подшивку. |
Подшивка документов: способы
Прошить дела можно такими способами:
Самым надежным способом считается подшивание нитками.
Как сшить документы степлером
Этот способ довольно часто используется ныне в связи с его простотой.
Складываются по порядку и нумеруются листы, как обычно – в правом верхнем углу, начиная с титулки.
На титульный лист необходимо положить листик, как показано на фото, и скрепить его с помощью степлера в двух местах. Листик берется прямоугольный, любого цвета.
Прикрепление листа к документу при сшивке документов степлером
Отворачивается лист на обратную сторону по линии скоб. Листочек приклеивается сзади подшивки и на нем делается заверительная надпись.
Как сшивать документы нитками
Единых правил, как правильно сшивать документы нитками по ГОСТ, не существует.
Можно воспользоваться дыроколом или канцелярским шилом. Главное, что требуется – все дырки должны быть одинаковыми и иметь аккуратный вид. Если нужно сшить несколько страниц, достаточно будет воспользоваться иглой.
Определенных требований к нитям также нет. Это может быть жгут, толстая нить или обычная нить, сложенная в несколько раз. Главное – аккуратность и прочность.
Прошивка документов (образец) с применением степлера
На поле листа без текста, которое обычно 2,5 или 3 см, примерно по его середине делаются отверстия иголкой или дыроколом в количестве от двух до пяти, расстояния между дырками должны быть равными. Если это целое толстое дело, тогда нужно воспользоваться станком для прошивания, шуруповертом или дрелью.
Затем слева на листе, на расстоянии где-то посередине поля без текста, т. е. рамки делаются отверстия иголкой в количестве трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.
Обратите внимание! Для сшива всегда используется левый край документов.
В иглу вставляется нить длиной 40 см. При соблюдении порядка действий ее достаточно будет на 2 прогона. Это хорошо для того, чтобы нити не порвались.
Как именно прошиваются документы, поэтапный порядок (для трех отверстий):
Как сшить дело в четыре отверстия – пошаговая схема
Сегодня можно приобрести уже наклейки-заготовки. В текст нужно будет только вставить количество листов, должность, Ф. И. О. и дату.
Как правильно нумеровать листы
Нумерацию нужно делать простым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами. Не рекомендуется для этих целей ручки, цветные карандаши или фломастеры.
Нумероваться будут не страницы, как в книге, а листы.
Лист формата А3 нужно подшить за левый край и сложить, и пронумеровать его, как один. Если он подшит за середину, то это будет считаться как 2 листа.
На фотографии, картинки, схемы и карты ставится номер на обратной стороне в верхнем левом углу. Конверты следует нумеровать в первую очередь, при этом содержимое их вынимается и нумеруется отдельно.
Обратите внимание! Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.
Как подшивать документы для налоговой
Налоговые органы могут запросить на проверку финансовую документацию организации.
Если она предоставляется в бумажном виде, то листы следует пронумеровать и прошить.
Копии можно подшить в пачки по 150 страниц и не более.
Наиболее часто документы для налоговой подшиваются на три отверстия.
Сшивать бумаги лучше не очень плотно, чтобы их легко было открыть, видно было даты и визы, предоставлялась возможность сделать с них копии.
Желательно при наклейке надписи использовать папиросную бумагу и канцелярский клей.
Заверение документов для налоговой
Помимо того, что нужно знать, как прошиваются документы для налоговой, важным также является заверение бумаг для этой организации.
Согласно новому ГОСТу, с 01.07.2017 отметка о заверении дополнилась надписью о том, где хранится оригинал документа.
Итак, под подписью на документе пишется:
Пример: Верно Главный бухгалтер Подпись А. И. Иванова Дата.
Использовать факсимиле вместо подписи не разрешается, можно попасть под штрафные санкции.
Под этой надписью: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год» и заверяется печатью организации.
Если у документа много страниц, то можно заверить каждую страницу по отдельности, а можно весь прошитый документ.
Обратите внимание! Для отметки о заверении можно использовать штамп.
Пакет бумаг направляется в инспекцию вместе с сопроводительным письмом.
Подшивка документов в архив
Сдача документов в архив предполагает их полное и частичное оформление. Полное – для дел, которые хранятся постоянно и временно (более 10 лет). Частичное – для дел временного хранения (до 10 лет включительно).
Если речь идет о документах, которые будут передаваться в архив, то обязательно нужно сделать обложку для дела. Обычно ее делают из папки «Дело» или из картона. Дела, которые передаются на хранение в государственный архив, должны обкладываться в бескислотный картон.
Полное оформление дела предполагает, помимо стандартных правил, соблюдение Приказа Росархива, а именно:
Все бланки форм можно найти в приказе.
На обложке будет указано: название организации, структурное подразделение, номер дела согласно с номенклатурой дел, название дела, дата его заведения и окончания, количество листов в деле, срок хранения дела.
Для документов с частичным оформлением можно не делать:
Переплет бухгалтерских документов
В соотвествии с Положением по ведению бухучета предприятия обязаны хранить не менее 5 лет все бухгалтерские документы: выписки банка, кассовые документы, авансовые отчёты и т. д.
Принцип подшивания документов такой же, только обычно делают 5 отверстий, поскольку дела имеют большую толщину. Этот процесс поручают определенному сотруднику. При подшитии составляется опись бумаг, вошедших в дело.
Кассовые документы можно подшить через верхний левый угол.
Многие предприятия для облегчения нелегкого труда подшивания обращаются в специализированные фирмы, занимающиеся переплетом.
Несмотря на то, как много тонкостей в простом, кажется, деле подшития бумаг, грамотный подход к этому вопросу позволит облегчить процесс хранения и работы с завершенными делами.
