Можно ли ставить печать на подпись директора
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати ;
Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
Оттиск печати службы ДОУ
Должность работника, который проставляет оттиск
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.
Итоги
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».
Как использовать факсимильную подпись
Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия
Виктор Подгорский
Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.
Что такое факсимиле
Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.
С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».
Когда можно использовать факсимиле
В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:
По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.
Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.
Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.
Когда нельзя использовать факсимиле
Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.
Использование факсимильной подписи запрещено:
Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.
Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф
Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.
Почему налоговая права. 169-я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.
Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.
Как изготовить факсимильный штамп
Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.
Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:
Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.
Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.
Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.
Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.
Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:
На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.
Как отличить факсимиле от оригинальной подписи
Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:
Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.
За семью печатями: зачем нужна печать организациям и ИП
Законодательная отмена печатей
Обязательное использование печатей при оформлении документов на законодательном уровне было отменено еще 7 апреля 2015 года, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Он внес изменения в Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В соответствии с поправками ООО и АО были освобождены от обязанности применять печати при документальном оформлении совершаемых действий и операций. В то же самое время за ними сохранили право иметь печати, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Таким образом, применение печатей из обязанности трансформировалось в право организаций. При этом сам закон об отмене печатей все же оговаривал ряд случаев, при которых организации обязаны их использовать:
Приняв к сведению данные нормы, ряд организаций внесли в свои уставы необходимые изменения, прописав в них обязанность по применению печатей. Другие же продолжили работать, как и прежде, применяя печати к месту и не к месту по любому поводу. Все эти обстоятельства привели к тому, что печати используются некоторыми организациями и ИП даже сейчас, в эпоху повсеместного внедрения ЭДО и всеобщего перехода к электронным цифровым подписям.
Нужна ли печать на документах
По существующим правилам организации действительно обязаны применять печати в тех случаях, когда их использование предусмотрено соответствующим специальным законом (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Данное правило действует с 2015 года.
Вместе с тем с указанного момента во все законодательные акты, которые ранее обязывали применять печати, была внесена оговорка, согласно которой печати применяются только при их наличии.
Например, сейчас ст. 18 Федерального закона от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» гласит: «копии учредительных документов должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии)».
Аналогичная оговорка добавлена и в другие федеральные законы, в которых так или иначе говорится о печати организаций.
То есть сама организация решает, использовать печать или нет. Если у организации нет печати и ее использование не прописано в уставе, в документах печать не проставляется.
То же самое касается и налоговой отчетности. Вся налоговая отчетность, сдаваемая в электронном виде, оформляется электронными цифровыми подписями. Никакие печати в ней не проставляются.
Те же организации и ИП, которые отчитываются на распечатанных бланках, также могут не использовать печати в налоговой отчетности, поскольку НК РФ не устанавливает соответствующих требований. Налоговики в любом случае примут отчетность, если она подается по установленной форме и в ней содержатся все необходимые подписи.
Нужна ли печать в первичке
Перечень обязательных реквизитов первичных документов приводится в ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В первичном документе в обязательном порядке должно быть указано его наименование, дата составления, наименование составителя, содержание факта хозяйственной жизни и т.д.
Кроме того, первичные документы должны содержать подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Печать организации в числе обязательных реквизитов первичного документа не значится.
Следовательно, ее отсутствие не влияет на юридическую силу документа и не мешает подтверждению факта хозяйственной операции.
Нужна ли печать в договорах
Не требуется проставление печатей и в гражданско-правовых договорах. Дело в том, что в соответствии со ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку.
Письменная форма считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных технических средств. Требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. В том числе и электронная подпись.
Скрепление же сделки печатью является всего лишь дополнительным требованием к ее форме, обязательность которого может быть установлена только соглашением сторон (абз. 3 п. 1 ст. 160 ГК РФ).
Если стороны договора до его заключения не договариваются об использовании печати, то использовать ее не обязательно. Поэтому отсутствие в договоре печати не умаляет его юридической силы и не является основанием для признания сделки незаключенной (см., например, постановление Арбитражного Суда Московского округа от 18.03.2015 № А40-26749/13).
То, что печать не является обязательным реквизитом договора и может вообще не проставляться при совершении сделок, Верховный суд признавал еще до момента законодательной отмены обязанности по использованию печатей (см., например, определение ВС РФ от 27.10.2014 № 308-ЭС14-1964).
Печать перекрывает подпись. Можно ли установить подлинность?
Дизайнер Артемий Лебедев ворвался в юриспруденцию, написав пост в фейсбуке следующего содеражания:
«Всю свою жизнь я жил неправильно. По счастью, у меня очень хороший и грамотный нотариус (она).
Как и все люди на свете, я был уверен, что любому документу придает веса, солидности и юридической неподкопности печать, поставленная прямо на подпись.
Оказалось, что все ровно наоборот. Если печать хоть немного перекрывает подпись, то в случае экспертизы ни один криминалист не признает ни подпись, ни печать, если одно стоит на другом. Подпись и печать должны быть полностью независимо различимы.
Обязательно расскажите это своим юристам, адвокатам, менеджерам и молодым нотариусам».
(Ссылка на пост: https://www.facebook.com/temalebedev/posts/10158970493311095)
Юристы сразу разоблачили дилетанта в комментариях: нормальный эксперт/криминалист всегда найдёт способ определить её подлинность, и тот факт, что оттиск печати частично перекрывает подпись не проблема.
Первоначально готов был поддержать коллег-комментаров, но после ознакомления с имеющейся судебной практикой, моё мнение изменилось.
В одном деле апелляционный суд указал: «Согласно экспертному заключению N 7654/2-3 от 01.08.2016, установить, соответствует давность выполнения подписи в графе «Директор ООО «ИнвестОйл» Окуневич В.А.» в Соглашении об отсутствии претензий по вопросу взыскания судебных расходов, датированном 17.08.2015, не представляется возможным в связи с тем, «данная подпись не пригодна для исследования, т. к. в штрихах подписи в графе «директор ООО «ИнвестОйл» Окуневич В.А.» основная ее часть перекрывается оттиском печати. В оставшейся части подписи отсутствует достаточное количество прямолинейных штрихов необходимых для проведения исследования с целью определения давности ее выполнения»» (постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.12.2016 N 19АП-7086/2016 по делу N А14-16708/2014).
В другом деле содержится схожий вывод: «При этом, исследовательской частью заключения констатирована невозможность ответа на поставленный вопрос вследствие исследования не оригинала документа, а его электрофотографической копии. Кроме того, эксперт отметил, что штрихи исследуемой подписи Шуляка Д.А. перекрыты оттиском печати, что в значительной мере затруднило процесс выявления идентификационных признаков. Таким образом, проведенной судебной экспертизой факт фальсификации подписи Шуляка Д.А. в спорном протоколе не подтвержден. Суд апелляционной инстанции исходит при этом из отсутствия однозначного вывода относительно фальсификации подписи Шуляка Д.А. на исследуемом протоколе ввиду представления эксперту только лишь копии протокола, повлекшего невозможность подготовки однозначного ответа на поставленный вопрос» (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2017 N 18АП-14971/2017 по делу N А76-24319/2016).
Есть и противоположная судебная практика, в которой экспертам удавалось провести экспертизу подписи, перекрытой печатью. Поэтому вопрос возможности проведения экспертизы будет решаться в каждом конретном случае по-разному.
Таким образом, в совете дизайнера, на мой взгляд, есть рациональное зерно.
