Глава 22. Реквизит «Подпись»
Глава 22. Реквизит «Подпись»
118. Подпись отделяется от последней строки текста или отметки о наличии приложения 2-3 межстрочными интервалами.
120. Если документ оформлен на бланке, то реквизит «Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.
Заместитель Председателя Правительства Калининградской области
Заместитель Председателя Правительства
121. Наименование должности лица в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, по отношению к самой длинной строке.
122. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
123. При оформлении документа на бланке должностного лица, наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
124. При подписании документа несколькими должностными лицами не всегда их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1-2 интервалами.
125. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:
126. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:
127. При отсутствии должностного лица, подпись которого оформлена на проекте документа, документ подписывается его заместителем или иным должностным лицом, имеющим право подписи. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ).
Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.
Временно исполняющий обязанности начальника Административного управления Правительства Калининградской области
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?
В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?
Договор подписал заместитель
Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.
Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»). Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.
Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.
Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?
Работа над ошибками
Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.
Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.
Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.
Особо о счетах-фактурах
Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.
Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.
Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают, что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если документ подписывает другое лицо, его должность можно не указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Тем не менее не будет ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).
* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.03 № 65-ст.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Расписаться за другого: необходимость или преступление
Представим ситуацию, что директор заболел, а подписать документ надо срочно, он просит это сделать своего секретаря Иванову. Будет ли такой документ сфальсифицированным? По факту произошла подделка документа путем имитации подписи. Но если организация одобрит этот документ, то есть будет его исполнять, то, скорее всего, о фальсификации никто и не узнает – «фирма будет спасена».
Допустим, вас попросили подписать документ за другое лицо. В чем смысл этого действия? Подписание – это заверение документа уполномоченным лицом путем проставления рукописной либо электронной подписи.
Теперь представим ситуацию, что директор заболел, а подписать документ надо срочно, он просит это сделать своего секретаря Иванову. Будет ли такой документ сфальсифицированным? Ведь:
По факту произошла подделка документа путем имитации подписи. Но если организация одобрит этот документ, то есть будет его исполнять, то, скорее всего, о фальсификации никто и не узнает – «фирма будет спасена».
А вот если данная просьба руководителя была элементом более крупной задуманной им игры, где секретарь оказалась только пешкой, и потом всплывет фальсификация подписи, то уже правоохранительные органы и суд будут оценивать все собранные доказательства по данному делу, чтобы понять, кто и какую выгоду от этого пытался получить.
Суды обычно расценивают проставление подписи за другое лицо как фальсификацию: ИФНС по результатам проверки приняла решение о доначислении налогов, пени, штрафа за занижение налогооблагаемой базы индивидуальным предпринимателем. Суд поддержал ИФНС, поскольку ИП не подтвердил реальность расходов, на которые занижена налогооблагаемая база: договоры и иные документы, предоставленные ИП, были подписаны от имени директора А. контрагента ООО, но, как показала экспертиза, подпись за А. была выполнена иным лицом, кроме того, А. отрицал наличие деловых связей с ИП.
В другом, также налоговом, деле, экспертиза выявила подделку подписи на документах. Выяснилось, что они были подписаны другим лицом «по просьбе». Документы были признаны судом сфальсифицированными (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2017 № 15АП-6957/2017 по делу № А53-25220/2016).
Как правило, в обычной «офисно-деловой» среде чаще всего встречаются подделки документов через проставление подписи за другое лицо, составление документа «задним числом» или «на будущее», искажение реальных данных в документе, создание «фиктивных» документов, в которых отражается несуществующий факт.
Участник конкурса на заключение госконтракта предоставил подложные договоры на проектные работы, хотя в реальности такие договоры не заключал, работы не выполнял. Итог:
В этом деле подделали документы, подтверждающие возникновение права собственности на нежилые помещения. Это привело к возбуждению уголовного дела и признанию недействительными договоров купли-продажи (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2019 № Ф05-23556/2018 по делу № А40-41425/2017).
Экспертиза выявила, что печать на первичном учетном документе проставили в иную дату, чем указано на самом документе. Это привело к направлению на новое рассмотрение дела о включении в реестр требований кредиторов должника (банкрота) – Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 12.09.2018 № Ф10-4773/2015 по делу № А48-5865/2014.
Приводить примеры можно еще долго, но, как показал анализ судебной практики за последние три года, подавляющее большинство случаев фальсификации связано либо с имитацией подписи, либо с созданием «мнимых» документов (первичных учетных, договоров и т. п.). Наиболее распространенные последствия:
При этом заметьте: в ряде случаев фальсификация приводит к возбуждению уголовного дела, в других – нет. С чем это связано?
Варианты ответственности за подделку документа
В отечественном законодательстве за подделку документов предусмотрено четыре основных вида ответственности. Исследовать каждый из них глубоко не будем. Наша задача – продемонстрировать существующий ассортимент основных мер наказания и обозначить их отличия.
Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» Трудового кодекса РФ. «За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. …При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен».
Ответственность за подделку документов для граждан по статье 327 УК РФ более строга, чем для организаций по статье 19.23 КоАП РФ, и смягчить ответственность для человека с переквалификацией на административное правонарушение не получится (Кассационное определение Суда Чукотского автономного округа от 21.06.2010 по делу № 22-22/10, 1-01/10).
Степень общественной опасности и в первом, и во втором случае наблюдается, но она разная. Если в первом нарушитель находится в «зелено-желтой» зоне, то во втором – уже точно в «красной».
А при подделке более серьезных документов, например, диплома об образовании или медицинской книжки, степень опасности «зашкаливает», и тогда наступает уголовная ответственность по статье 327 (Кассационное определение Верховного суда РФ от 22.01.2018 № 13-УД17-8, Постановление Московского городского суда от 28.09.2018 № 4у-5442/2018).
Связано это с тем, что использование подложного диплома и медицинской книжки ставит под угрозу жизнь, здоровье, безопасность людей, сохранность государственного и частного имущества (особенно если от квалификации работника зависит жизнь людей). Скажем, если человек болен открытой формой туберкулеза и устроится по фальшивой медкнижке в кафе, то сколько людей он может потенциально заразить опасной болезнью?
Второй элемент, на который обязательно обратит внимание суд, – направление умысла. В самом начале статьи мы объяснили, что подделка – это сознательное искажение документа. Но «направление» и содержание умысла «фальсификатора» могут быть разными.
Конев из примера повредил руку и попросил Лосева расписаться за него. Лосев, желая помочь коллеге, выполнил просьбу, не задумываясь о том, законно ли это, и не осознавая в полной мере, что совершает фальсификацию (хотя при должной степени осмотрительности мог бы это понять). Тут Лосев действует по легкомыслию, небрежности и совершает правонарушение по неосторожности.
Другое дело, если человек желает получить какую-то материальную или иную выгоду, например получить деньги за якобы выполненную работу по договору подряда, и осознанно подделывает подпись на документе, который позволит ему добиться незаконной выгоды. Это уже прямой умысел – человек прекрасно понимает, что нарушает закон, и он желает наступления опасных последствий.
Косвенный умысел – это когда человек особо не желает наступления каких-либо опасных последствий, но относится к этому безразлично: ему все равно, наступят они или нет и что там будет.
Вот именно содержание умысла и опасность последствий подделки документа и определяют, какую ответственность понесет виновник: «легкий испуг» в виде гражданско-правовой, дисциплинарной ответственности или же уголовную ответственность.
В большинстве «офисных» подделок нет признаков уголовного или административного правонарушения, поскольку и «масштаб» умысла, и «масштаб» подделки обычно незначительные – относительно безвредны. Но все зависит, конечно, от последствий использования подделки в будущем. Поэтому будьте осторожны.
В отличие от подделки, обычное искажение информации происходит зачастую неосознанно в силу разных причин: от внешних (ошибка в источнике информации, сбой в программном обеспечении и т. п.) до внутренних (усталость, недостаточный уровень знаний и т. п.).
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Каким документом регламентируется, когда впереди должности ставится Слеш «/», при подписании документа.
Каким документом регламентируется, когда впереди должности ставится Слеш «/», при подписании документа.
Ответы на вопрос:
Никаким. Более того, действующими документами, определяющими порядок делопроизводства в различных организациях, проставление косой черты перед наименованием должности запрещается.
Например: Приказ Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68
«Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, п. 5.2.3. (Подпись документа): «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности».
Похожие вопросы
В связи с возникшей вероятностью проверки на предприятии, меня хотят утвердить приказом как «лицо ответственное за правильность оформления хозяйственной жизни». Для подписания соответствующей строки в первичной документации. Моя должность зав. складом и при приеме на работу я был ответственный лишь за приемку товара по кол-ву (по сути » товар получил»). Ранее был утвержден меморандум, в котором было прописано, что я сдаю документы на проверку в бухгалтерию после приемки «для проверки отражения операций по приходу». Приказ вероятно хотят оформить задним числом. На случай ошибок в перв. Документах за этот период.
Кто обычно в организации подписывает эту строку в УПД?
Чем это чревато мне с юр.точки зрения и как грамотно отказаться от ознакомления с таким приказом (не согласиться)?
Ошибка наименования должности в министерской грамоте.
Имеет ли расшифровка подписи юридическое значение? Если в договоре указана расшифровка другим лицом? И какая статья закона эта регулирует?
Влияет ли порядок указания фамилии и инициалов в расшифровке подписи на действительность документа?
Какой порядок правильный?
Как часто работник должен ознакамливаться и подписывать должностную инструкцию по закону? Ежегодно или все-таки один раз при поступлении на работу?
На основе чего составляются должностные инструкции?
