Предполагается, что электронный кадровый документооборот будет применяться уже в конце этого года, соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс РФ. Но на сегодняшний день применение электронной подписи в кадровых документах весьма ограничено.
Переход на кадровый ЭДО
Общий запрос на цифровизацию возникает во многих сферах, например, электронные документы стали частью бухгалтерской и налоговой документации. Сейчас планируется перевод на электронный формат и кадровых документов.
Можно выделить следующие этапы, предпринятые законодателем в целях введения электронного кадрового документооборота (далее – ЭДО).
1. Предусмотрена возможность заключения трудовых договоров с дистанционными работниками в электронном виде. Так, в 2013 году в Трудовой кодекс РФ была введена норма о праве работодателя заключать трудовой договор о дистанционной работе путём обмена электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ).
2. В 2020 году введены так называемые электронные трудовые книжки.
3. Проводится эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. С этой целью Трудовой кодекс РФ планируется дополнить соответствующими положениями.
Предполагается, что уже в ноябре 2021 года в ТК РФ появится новая статья 22.1, которая будет определять порядок электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Можно ли сейчас кадровые документы подписывать электронной подписью
В настоящее время возможность применения электронного кадрового документооборота весьма ограничена.
Фактически полноценно использовать электронные документы и подписывать их электронной подписью (далее также – ЭП) возможно только во взаимоотношениях с дистанционными работниками. С этой категорией сотрудников можно использовать электронную подпись при заключении трудового договора, дополнительного соглашения, договора о материальной ответственности, соглашения о расторжении трудового договора и ряда других документов.
Обратите внимание, работодатель при подписании этих документов должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), работник – УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Но дистанционные работники – это особая категория сотрудников, для которых предусмотрены специальные нормы регулирования отношений (глава 49.1 ТК РФ). На остальных работников данные правила не распространяются.
Для всех остальных категорий работников действуют общие правила, установленные Трудовым кодексом. При этом следует отметить, что ТК РФ в отношении большинства документов предусматривает письменную форму или необходимость ознакомления работника с документом под подпись. Перечень норм ТК РФ, которые предусматривают именно такой способ подписания документов, сделал Минтруд России в письме от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773. Это трудовой договор, различные соглашения, заявления, уведомления и т.д.)
При этом Минтруд в своём письме обращает внимание, что в настоящее время электронный документооборот не предусматривается. В то же время представители ведомства указывают, что для обеспечения юридической значимости документов, заявление работник, в частности, должен подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
В качестве рекомендации на сегодняшний день можно дать следующий совет. Не стоит торопиться с переводом значимых кадровых документов в электронный формат, необходимо дождаться введения в действие новой статьи 22.1 ТК РФ, которая определит правила электронного документооборота.
Вместе с тем, если ТК РФ не предусматривает составление документа в письменной форме или не требует необходимости ознакомления работника с документом под подпись, можно использовать электронную форму документа и электронную подпись.
Итоги эксперимента по введению ЭДО
К ноябрю 2021 года должен завершиться эксперимент, проводимый Минтрудом России в соответствии с положениями Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». В ходе данного эксперимента среди его участников проводится апробация использования электронного формата кадровых документов. Изначально планировалось завершить эксперимент к 31 марта 2021 года, но впоследствии срок был продлён до 15 ноября 2021 года. К этому моменту уже планируется вступление в силу Федерального закона, который внесёт дополнения в Трудовой кодекс РФ. К настоящему моменту законопроект № 1162885-7 о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений) рассмотрен Госдумой в первом чтении.
Следует отметить, что новые правила будут действовать как раз в отношении тех документов, которые сейчас создаются на бумажном носителе: трудовые договоры, допсоглашения, договоры о материальной ответственности, приказы, с которыми работника надо знакомить под подпись и т. д.
Работодателю на выбор будет предложено два варианта организации работы с электронными документами:
1. С использованием единой цифровой платформы «Работа в России». Каждый работодатель будет создавать свой личный кабинет, в котором и будут создаваться кадровые документы.
2. С использованием собственной информационной системы. Её работодателю потребуется разработать самостоятельно.
В зависимости от того, какой вариант выберет компания и будут определяться требования к использованию электронной подписи.
От выбора организацией одного из этих вариантов, будет зависеть вид используемой электронной подписи. Первый вариант предполагает наличие УКЭП или УНЭП у работодателя. Работник же сможет использовать простую электронную подпись.
Второй вариант – собственная система, потребует от работодателя использования УКЭП. Работник сможет подписывать документы УКЭП или УНЭП. Причём данный вид подписи работник будет использовать при подписании значимых документов: трудового договора, заявления на увольнение, согласия на перевод и ещё ряда документов, прямо названных в будущей ст. 22.1 ТК РФ. Остальные документы, если не будет предусмотрено иное, работник сможет подписывать простой электронной подписью.
Как выбрать электронную подпись для сотрудника
Ксения Корчагина, юрист
Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не всегда так. Половину кадровых документов можно подписывать простой электронной подписью. Трудовой кодекс прямо разрешил использовать их для работников на «удаленке».
В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.
Чтобы подписывать кадровые электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности описаны в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
Для каких документов использовать ЭП
Простая (ПЭП)
Неквалифицированная Неквал-ая (НЭП)
Квалифицированная Квал-ая (КЭП)
Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Про простую электронную подпись (ПЭП)
ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.
ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.
ПЭП подойдет для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска.
Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.
Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)
НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.
НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.
НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.
Электронная подпись для сотрудников
Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)
КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.
Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.
КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.
По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).
КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.
У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?
Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.
У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.
У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?
Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.
Почему вы считаете, что журналы инструктажей по охране труда можно вести электронно и подписывать электронными подписями работников?
Роструд разрешает подписывать журналы по охране труда квалифицированной электронной подписью. См. официальный портал Роструда Онлайнинспекция.РФ – ответы на вопросы №129703 от 20.05.20, №111189 от 24.06.19, №109000 от 16.04.19.
Законодательство требует подпись в журналах, но не указывает, что подписи должны быть на бумаге:
«Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей. с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего. » (п. 2.1.3. Постановление Минтруда, Минобразования 1/29 от 13.01.03 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда. »).
«Все записи в журналах удостоверяются подписями инструктируемого и инструктирующего (инструктора по охране труда) с обязательным указанием даты и времени проведения инструктажа» (п. 8.3 ГОСТ 12.0.004-90).
В СБИС все виды ЭП визуализированы и позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Журналы требуются при проверках охраны труда, полагаем их нерискованными документами. Поэтому допускаем применение любого вида электронной подписи – КЭП, НЭП, ПЭП.
Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками
Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?
При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.
Вариант 1. Традиционный
Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)
Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.
Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.
До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,
Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.
Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:
• Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?
• Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?
• Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?
• После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?
• Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?
Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.
п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:
Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:
Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.
О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.
Рекомендации здесь могут быть такими:
Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.
Итоги
Вариант 1.Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.
Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.
Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.
Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.
Вариант 3— это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Как заключить договор в электронной форме
Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?
Правовая основа
Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:
В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.
Что придает юридическую силу электронному договору
Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:
Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.
Формализованные документы
К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:
КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д. Формат неформализованных документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:
Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?
Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.
Договоры только на бумаге
В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ).
Только в электронном виде
И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.
Где подписать электронный договор
Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:
Новая удаленно-электронная реальность: теперь трудовые договоры
Эксперимент с электронными трудовыми договорами
С 25.04.2020 и до 31.03.2021, в соответствии с законом № 122-ФЗ, будет внедряться и отрабатываться система электронного обмена документами между сотрудниками и их нанимателями.
В первую очередь дистанционный обмен документами будет налаживаться между работодателем и лицами, устраивающимися на работу.
По результатам теста будут сформулированы изменения в трудовое законодательство.
Работодатель должен будет создать информационную систему (ИС) для документов, связанных с заключением (расторжением) трудовых договоров, и обеспечить обмен данными с системой «Работа в России».
В новом законе № 122-ФЗ указано, что при заключении трудовых и ученических договоров используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная (или неквалифицированная) электронная подпись работника.
Прочие кадровые документы можно будет подписывать простой ЭЦП.
С чем придется столкнуться работодателям?
Кроме этого, пользователи отмечают, что в настоящее время заявки, отправляемые на портал «Работа в России», очень подолгу обрабатываются (до нескольких недель). Имеются и сбои в работе самой ИС. Большая группа работодателей уже регистрируется на портале из-за новых отчетов по труду. См. «Новая отчетность работодателей в службу занятости в связи с коронавирусом».
Если еще большее количество нанимателей предпримет попытку создать для себя новую ИС, возможно, срок регистрации и количество сбоев еще увеличится.
Второй момент – оформление усиленной квалифицированной электронной подписи. Исходя из смысла закона № 122-ФЗ, подпись должна быть создана отдельно, конкретно для трудовых документов. Расходы на выпуск, как уже отмечали выше, несет работодатель.
Третий аспект проблемы связан с общей организацией заключения трудовых договоров дистанционно. Приоритет отдан процессу заключения договора, а как быть, если, скажем, был установлен испытательный срок и новый работник его не прошел? С дистанционными собеседованиями и оформлениями риск, что работник и работодатель не подойдут друг другу, увеличивается.
Пока можно только предполагать, что заключение договоров будет оформлять работодатель через ИС «Работа в России» для хранения информации о заключенных договорах. А данные о расторжении договоров тот же работодатель будет направлять в составе новой отчетности в другой части портала «Работа в России». Служба занятости сама будет заниматься увязыванием информации о заключенных и расторгнутых договорах.
Чего ожидать работникам?
Первое, с чем столкнуться работники при дистанционном трудоустройстве – необходимость иметь усиленную ЭЦП. Возможно, что процесс получения ЭЦП физлицом упростится из-за нововведений, но, пока что, физическому лицу нужно предпринять довольно много действий для оформления подписи.
Главная сложность – по действующим правилам ЭЦП физлицу выдают только при подтверждении личности. То есть, при личном контакте того, кто подтверждает личность и получателя ЭЦП. Как, в условиях коронавирусных ограничений, будет организовано массовое получение физлицами электронных подписей? Вопрос пока открыт.
Второй важный момент, который можно спрогнозировать, это зависимость работника от действий работодателя и работы ИС. Например, трудовой договор расторгнут, а Служба занятости информации об этом еще не видит (какой-то сбой у работодателя или у «Работы в России»). Работник обращается за пособием по безработице. Получается, что пособия ему не дадут, пока не будет устранен сбой и данные о расторжении трудового договора не пройдут все необходимые электронные инстанции.
Предполагается, что электронный кадровый документооборот будет применяться уже в конце этого года, соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс РФ. Но на сегодняшний день применение электронной подписи в кадровых документах весьма ограничено.
Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:
