Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах:
Как сэкономить время на работе. 10 советов.
Каждый человек, хочет отдыхать от сделанной работы, отвлечься на другие дела или уйти пораньше домой. Но проблема в том, что большинство людей, не могут этого сделать, потому, что не знают 10 советов, как сэкономить время на работе. Данные советы помогут вам, так как были разработаны психологами на практике многих людей, которые смогли сэкономить свое время на работе, и заниматься своими личными, любимыми делами.
1. Старайтесь раньше проснуться и раньше прийти на работу
Психологи заметили, что человек быстрее и лучше работает именно утром. Поэтому, постарайтесь ложиться спать как можно раньше, чтобы проснуться пораньше и прийти на работу хотя бы за 20 минут до начала рабочего дня. Утром, для бодрости, сделайте зарядку, выпейте 2 стакана воды натощак и кушайте только легкую пищу. Переедать вредно и вредно вообще не есть по утрам, это нужно знать. После 30 дней такого режима вы сможете сэкономить ваше время на работе.
2. Составьте четкий план и расписание рабочего дня
Для того чтобы сэкономить время на работе, составьте план и расписание. Для этого запишите на один листок бумаги, что вам нужно сделать за сегодняшний рабочий день. На другой листок бумаги, распишите весь ваш день от пробуждения до сна, поминутно. Составление плана и расписания, занимает 10-15 минут, но благодаря этому, вы сможете существенно ускорить и улучшить вашу работу.
3. Делайте 10 минутные перерывы раз в 1 час
Чтобы существенно ускорить работу и сделать ее качественнее, при этом минимально уставать, нужно начать делать 10 минутные перерывы, раз в 1 час работы. Поработали 50 минут, отдохнули 10 минут, и так весь рабочий день. Данная система, поможет вам наслаждаться своей работой, делать ее качественнее и быстрее, чтобы заняться своими личными делами, или уйти пораньше с работы, так как вы выполнили все, что было нужно.
4. Не тратьте много времени на телефонные разговоры
Проблема большинства работников в том, что они, тратят слишком много времени на телефонные переговоры. Чтобы сэкономить время на работе, вам нужно начать контролировать время разговоров по телефону. Для этого, при каждом разговоре включайте таймер, чтобы через 1-3 минуты закончить разговор. Тратить больше 3 минут на телефонный разговор не имеет смысла. Также, при телефонных разговорах, выйдите из рабочего места, чтобы тем самым отдыхать от работы.
5. Уберите с рабочего стола ненужные вещи
Чтобы сэкономить время на работе, вам нужно убрать все лишнее с рабочего стола, и оставить только то, что имеет, смыл для выполняемой вами в данный момент работы. Заваленный стол ненужными делами, создаст вам неопределенность, что начать делать. Когда закончили одну работу, положите другие вещи, которые нужны для данной работы. Старайтесь решать все проблемы или новые задания сразу как они появились, чтобы не заваливать свой стол данными делами.
6. Концентрируйтесь только на выполняемой вами работе
Проблема большинства работников в том, что выполняя одну работу, они отвлекаются на другие, и тем самым ничего не могут доделать до конца. Для эффективности, начните думать и концентрировать все внимание только на одном деле, так вы сможете быстрее его сделать и начать другое. Также не отвлекайтесь на, те вещи, которые не связаны с работой, это затянет ваше рабочее время надолго и не даст достаточного отдыха и времени на личные дела.
7. Влюбитесь в работу
Чтобы не только сэкономить время на работе, но и извлечь максимум пользы и хорошего настроения, вам нужно влюбиться в свою работу. Проблема большинства людей в том, что они ходят на нелюбимую работу, тратя на нее все время, так как не хотят, работать вообще. Занимаясь любимой работой, человек будет делать ее качественнее, лучше и быстрее, при этом создавая себе много свободного времени для личных дел. Найдите изюминку в своей работе, или придумайте, что угодно за что можно было бы полюбить работу. Если это не удается, тогда стоит задуматься о смене работы, так как такая жизнь никуда не годиться.
8. Сделайте соревнование сами для себя
Чтобы существенно уменьшить и сэкономить время на работе, сделайте себе соревнование. Психологи говорят, что человек работает лучше, быстрее и качественнее, когда создается атмосфера соревнования, а не работы. Можно сделать соревнование между сослуживцами, можно между самим собой. К примеру, бить рекорд кто быстрее сделает ту или иную работу.
9. Следуйте заданному плану и расписанию
Также проблема многих работников в том, что они даже написав расписание и план работы, не следует ему. Поэтому для большей эффективности, повесьте или положите данное расписание на видное вашему глазу место. Тогда вы не собьетесь с пути и проделаете свой план. Тогда вы, сможете быстрее выполнять составленный план и расписание, сократите время на выполнение той или иной работы, что еще больше сократит время на работе.
10. Мотивируйте себя и ставьте цели на день, месяц, год
Ваша работа, должна быть наполнена смысла для вас самих, а не только для начальника. Чтобы сэкономить время на работе, начните мотивировать себя на конечный результат, представляя мысленно то, что вы уже сделали свою работу, и что вам это дало. Также нужно ставить себе как рабочие, так и жизненные цели, на день, месяц, год, делая каждый день, хоть что-то, что будет приближать вас, к заданным целям. Также начните поздравлять себя и дарить самому себе подарок, например, по конфетке за сделанную работу.
Как все успеть, или 9 способов экономии времени
Попробуйте поймать время. Даже Фаусту не удалось. Его бывает слишком много, и оно тянется как резина до конца рабочего дня. Или его слишком мало и конец рабочего дня наступил, а вы завалены работой. В отпуске оно летит незаметно, на работе еще быстрее. Как же упорядочить свою жизнь, чтобы поймать время за хвост?
Способ 1. Список
Список дел, так или иначе, есть у всех. В блокноте, в планшете или телефоне, на обрывке конверта или письма. Но как мы структурируем эти записи? Чаще никак – пишем все подряд. Попробуем разделить листок на три части:
В первой запишем то, что должно быть сделано именно сегодня. Во второй завтрашние дела. В третьей – отложенные, с датой крайнего выполнения.
Как составить список, если дела валятся непрерывно? И все срочные. Можно утром, можно вечером. Но сделав, старайтесь придерживаться. Двигаем дела только ради чрезвычайных ситуаций и цейтнотов.
Способ 2. Контролируем время
У каждого есть типовые действия, которые занимают определенный промежуток времени. На основании предыдущего опыта можно поставить временные рамки для каждой задачи. Для новых засекаем время – сколько его уйдет на решение. Это даст возможность контролировать его в будущем.
Сначала это будет трудно, но зато в будущем выработается автоматизм в распределении временных ресурсов в зависимости от комплекса задач и дел.
Способ 3. Выделяем время
Устанавливаем для определенных дел определенное время. Например, с часу до двух читаем почту и отвечаем на письма. С утра работаем с менеджерами. Приучите окружающих, что это время выделено для этой задачи и никак иначе. Особенно сотрудников.
Способ 4. Не отвлекаемся
Когда мы заняты проектом, не переключаем внимание на другие дела. Стараемся не отвечать на звонки (кроме самых важных), закрываем дверь, вешаем табличку «Не беспокоить».
Способ 5. Бережем список
Способ 6. Расставляем приоритеты
Учимся говорить «Нет». Если список перегружен делами, нет свободной минуты – отказываемся от решения чужих проблем. Если есть время – пожалуйста. Учимся различать, что мы можем в данный момент сделать, а что не можем. И исходим из этого. Время-то наше.
Способ 7. Убираем отвлекающие факторы
На столе лежит стопка документов, все нужно просмотреть, проанализировать, сделать звонки. Убираем их. В шкаф, на пол позади себя или в любое другое место с глаз долой. Оставляем только то, чем занимаемся в данный момент. Иначе постоянно будет появляться мысль о том, что еще надо сделать. Сосредотачиваемся на текущей проблеме.
Способ 8. Правильно заканчиваем день
Бывают ситуации, когда работу приходится брать домой. Подумаем, можно ли незаконченные дела из первого списка перенести во второй? Нет – только в этом случае берем на дом! Просматриваем третий раздел, проверяем сроки. Начинают поджимать и нельзя перенести во вторую часть? Тоже берем домой. Не делайте это привычкой, иначе рабочий день растянется до 30 часов в сутки. У начинающего бизнесмена он и так 24 часа. Вот и не стоит увеличивать.
Способ 9. Не бывает ненужного времени
Сидим в очереди к врачу? Или ждем ребенка с тренировки? Это тоже время и его можно потратить с пользой. Решаем задачу, просматриваем документы, анализируем, думаем, делаем звонки, отвечаем на письма.
И в заключение
Читается с недоверием и скептицизмом, не так ли? Кажется, что в реальности все не так и все дела неотложные. Ничего подобного. Если мы не научимся контролировать свое время, никто нам его не добавит. Сутки не растянутся на 30 часов, организм все равно будет просить отдыха.
Занятой человек часто не может сосредоточиться на текущей задаче. Мысли все равно уносятся к тем проблемам, которые отложены или их еще предстоит сделать – телефонный звонок, ответ на письмо, чтение документа. Надо научиться выбрасывать из головы все второстепенное.
Эти способы действительно работают и реально помогают контролировать свое время. Проверено на личном опыте.
____________________ __________ __________ __________ __________ __________
Материал создан агентством контент-маркетинга Текстотека.
Хотите самостоятельно внедрить контент-маркетинг в свой бизнес? Подписывайтесь на наше сообщество ВКонтакте, там много бесплатного обучающего материала.
21 совет, как менеджеру экономить свое время
Что делать, чтобы повысить продуктивность на работе.
В диджитал-агентстве Solar Digital уверены, что большинство лайфхаков о продуктивности сводятся к банальным вещам вроде «пейте больше воды». Поэтому ребята заморочились и собрали реально полезные советы.
С разрешения основателя агентства и автора поста Кирилла Соляра публикуем новую порцию рекомендаций.
#4. Выезжайте в офис с четким планом задач на день. Их лучше всего намечать с вечера. Так вы начнете работать сразу по прибытии. А мозг заранее начнет обдумывать эти задачи и подкинет пару дополнительных идей в фоновом режиме.
#8. Используйте блэкауты и интернет-блэкауты в офисе для митингов и брейнстормов.
#9. Заведите CRM, чтобы в любое время любой работник мог найти всю информацию о клиенте.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
#10. Записывайте важные разговоры и встречи на диктофон. Чтобы потом иметь возможность воспроизвести их вместо того, чтобы пытаться вспомнить подробности.
#11. Проводите аудит перед устранением проблемы. Так вы поймете, как именно ее можно решить.
#12. Поручайте выполнение задачи минимальному количеству людей. Чем их больше, тем больше будет занимать процесс выполнения.
#13. Введите в практику редлайны. Это точка отсчета перед дедлайном, до которой вы должны выполнить задачу. Так вы сможете имитировать дедлайн, чтобы оставить время на отладку проекта, и делать задачи в срок.
#14. Записывайте результаты митинга сразу в электронном виде. В блокноте это делать быстрее, но вы потратите в два раза больше времени на переписывание. После встречи обязательно делайте письменный follow-up на всех участников.
#15. Выделяйте на митинг конкретное время. И ставьте модератора, чтобы направлял разговор в нужное русло, следил за агендой, планом запланированных к обсуждению вопросов.
#16. Используйте правило пиццы. Если на митинге больше человек, чем нужно, чтобы съесть две пиццы (6-8 человек), продуктивным он не получится.
#17. Избегайте митингов, насколько это возможно. Подумайте, нельзя ли решить вопрос по телефону, почте или в мессенджере.
#18. До митинга высылайте всем список обсуждаемых вопросов. Так участники не будут тратить время на ознакомление с ними на самой встрече.
#19. Приглашайте на митинг только тех, кого нужно.
#20. Не устраивайте регулярных митингов, если этого не требует задача. Уже к третьей встрече они превращаются в обычные посиделки.
#21. Если митинг перестал быть вам полезен (или вы ему) — уходите. У вас есть более важные задачи.
