Чем наполнить корпоративный портал?
Наполнение внутреннего интернет-портала дает большой простор для творчества. На основе практики я могу посоветовать выделить следующие разделы во внутренней интернет-сети.
1. История компании
Кроме традиционных сведений об истории и достижениях в этом разделе можно представить информацию о тех людях, которые составляют костяк компании, вне зависимости от их статуса.
Каждый сотрудник почувствует, таким образом, свою причастность к общему успеху, понимая, что рядом работают те, чьим трудом он достигается. О каждом работнике, который безупречно и добросовестно выполняет свои обязанности, нужно рассказать подробнее (откуда он родом, где получил образование, чем занимается в свободное время), указать основные вехи его карьеры, разместить фотографию.
К этому же разделу можно добавить новостной блок, в режиме реального времени показывающий, как создается успех компании, и гораздо более эффективный с точки зрения охвата и быстроты распространения, нежели традиционные печатные корпоративные издания.
2. Структура компании
Важно, чтобы каждый сотрудник понимал, какова структура подразделений компании, а также имел доступ к необходимой контактной информации: названиям отделов, их задачам и составу сотрудников.
3. Информация о внутренних процедурах
На внутреннем информационном портале целесообразно разместить данные о мотивационных программах, организационных решениях, оперативных распорядительных документах.
При необходимости можно создать особый дистанционный обучающий сектор портала, где будут представлены обучающие курсы, электронная библиотека и организованы онлайн-тестирования или автоматизированный сбор аналитической информации.
4. Шаблоны внутренних документов
Если сотруднику нужно оформить какой-либо документ, к примеру, заявление на отпуск, он не должен тратить время на звонки в кадровую службу или расспрашивать коллег о том, по какой форме нужно писать такое заявление. В соответствующем разделе внутреннего портала компании должны находиться необходимые шаблоны того или иного внутреннего документа.
5. Контактная информация
Здесь указываются фамилия, имя и отчество, должность, адрес электронной почты и номер внутреннего телефона каждого сотрудника компании (хорошо также добавить фотографии сотрудников, особенно если у вас большая организация). Каждый сотрудник должен знать, каким образом он может связаться с генеральным директором.
6. Личная информация и обратная связь
Этот раздел — важнейший инструмент формирования лояльности сотрудников к компании. Каждый сотрудник должен иметь возможность разместить на сайте значимую для него информацию личного характера. Например, на внутреннем корпоративном портале могут присутствовать данные о днях рождения, коллективные и персональные поздравления, комментарии и предложения, даже персональные фотогалереи.
7. Возможность инициировать дискуссию — это хорошая альтернатива блогам
Благодаря внутреннему информационному порталу сотрудники нашей компании могут предлагать новые идеи, поднимать проблемные вопросы и быть уверенными, что их услышат. Например, сотрудники наших розничных точек, основываясь на своих наблюдениях за клиентами, делятся предложениями по совершенствованию программы, направленной на повышение лояльности покупателей, и ассортиментной политики.
Мы используем внутренний портал компании и для проведения опросов в режиме онлайн: это удобно и экономит время. По опыту могу сказать, что этот раздел — самый сложный. Представьте, что на форуме завязалась дискуссия, которая требует участия какого-либо руководителя. В таких ситуациях нужно оперативно передавать запрос ответственным лицам, при необходимости проводить анализ проблемы, контролировать своевременную доставку отклика обратно на форум.
Внутренний корпоративный портал не может существовать сам по себе, у него должны быть организаторы. Целесообразно определить зоны ответственности и функции участвующих в проекте подразделений. Функция IT-подразделения (или внешнего провайдера) — техническая поддержка, PR-подразделения — организация внутреннего пространства портала и подготовка информации, HR-подразделения — оперативный сбор и транслирование информации.
137 универсальных идей для корпоративного блога: пожизненный контент-план
Сколько бы ни писали на тему, хороший корпоративный блог — редкость. В рунете такие можно пересчитать по пальцам. Это дорого. Только у «Модульбанка» «Дело» обходится почти в миллион рублей каждый месяц. Если поумерить амбиции, не создавать СМИ, никому не платить, а писать и верстать самому, появится упущенная выгода и полностью исчезнет свободное время. Но это все случается позже, когда блог, пусть еще и хромой на обе ноги, но уже существует. Первая проблема блога у большинства компаний — непонятно, о чем писать.
Чтобы вы не мучились, я постарался собрать в одной статье сразу 137 тем для блога. Даже не тем, а идей, из которых можно придумать в 2-3-10 раз больше тем, опираясь на конкретику вашего дела или отрасли. В качестве бонуса — небольшая шпаргалка, как бесконечно придумывать новые темы для блога. Делайте репосты, печатайте, держите под рукой и результат не будет зависеть от вдохновения!
В этой подборке нет мути вроде «расскажите, что вы едите на завтрак», «напишите пост от руки, а потом сделайте скриншот» или «опишите рецепты продуктивности». Это идеи для блога компании, которая выпускает продукт или предоставляет услугу.
О компании
Не обязательно гоняться за звездами ради интервью. Опыт «с земли» зачастую полезнее и интереснее, чем прописные истины, которыми вещают публичные личности. Полчаса наедине с каменщиком расскажут вам куда больше, чем десяток брифингов с маркетологом компании.
Если вам удастся заинтересовать полезным контентом, читателю рано или поздно захочется узнать, кто же там по ту сторону экрана такой крутой. Только старайтесь, чтобы количество такой вот личной информации не превышало 5–10 %.
Когда все рассказывали, как страшно бушует вирус Коксаки в Турции, мы провели исследование и выяснили, что на курортах каждый год происходит одно и то же, и причин для паники нет, а все сообщения — раздутый инфопузырь.
О продукте или услуге
Расскажите, какая древесина идет на вашу мебель, сколько (и какой) щепы уходит на прессовку теколитовых блоков, как много часов приходится кодить программисту Васе в день и какими программами он для этого пользуется.
Как бы затерто это ни звучало, пишите в мире клиента и рассказывайте, насколько эффективнее продукт или услуга решают проблемы, а не то, насколько они абстрактно хороши.
Основной продукт моего заказчика — блоки из цемента и деревянной стружки. Вполне логично сделать обзор строительного инструмента и техники, раз в блоге пишем, как самому строить дом. Ищите неочевидные решения. Печете хлеб — расскажите о видах масла, джема и икры. Играете в пейнтбол или лазертаг — помогите выбрать правильные кроссовки или, для особо погруженных, берцы.
О клиентах
Когда блог живой, проводить исследования аудитории проще.
Подборки
Если вы делаете что-то классное, вам будет не страшно показать своей аудитории альтернативы. В конце концов, всегда можно показать не самые лучшие варианты.
Инструкции, советы
Например, для туристического портала я писал чек-лист туриста, которому завтра вылетать по горящей путевке, а для строительного сайта делали чек-лист по проверке бетона, который привозят на площадку.
Мы регулярно сравниваем наши теколитовые блоки с альтернативами — ракушечником, сипом, каркасными домами. Главное — сравнение должно быть честным.
Развлекательный контент
Даже если сайт суперсерьезный, всегда можно отвлечься и сделать подборку картинок. Необязательно делать совсем уж идиотские мемы. Хорошо заходят исторические кадры, фотографии с производства или презентаций.
Волшебные слова
Мы рассказывали, почему горящих туров не существует, как обманывают на ракушечнике, сколько на самом деле стоит хорошее постельное белье из сатина.
Конкурсы и победители
Данные, статистика, информация
Этого списка должно хватить на год-два, но почти каждую из перечисленных тем можно размножить еще на несколько. Это просто, когда есть конкретика, а не цель — придумать 100+ универсальных тем. На помощь приходит многоэкранная система, которую я использовал в работе над одним из своих проектов.
Как бесконечно придумывать темы для блога?
Представьте, что продаете кирпичные дома. Чтобы не страдать от нехватки тем, заполним матрицу. Сначала она выглядит так:
Кирпичные дома — сердцевина. Теперь заполним пространство вокруг.
Добавим для каждой из полученных тем надсистему и подсистему.
Принцип не универсальный, но немного фантазии, и можно подогнать под него практически любую тему. Главное ответить на вопросы — что было до вашей услуги и продукта, как люди решали проблему раньше. Станет ясно, на какие плюсы опираться, составляя план. Плюс, как можно подробнее разобрать подсистему настоящего и будущего продукта/услуги.
Пользуйтесь этим списком и советуйте коллегам. Надоело видеть корпоративные блоги, похожие на школьное сочинение «что я делал летом у бабушки». Даешь больше интересных и полезных ресурсов!
Другие статьи, которые вам могут пригодиться:
В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров
Ведение корпоративного блога. О чем и как писать?
Итак, ваша компания приняла решение вести корпоративный блог. Решение беспроигрышное в сегодняшних условиях, когда качественный контент ценится на вес биткоина. Вам, конечно же, есть что сказать вашим клиентам, но в самом начале пути возникает закономерный вопрос: с чего начать? Как и что писать? Как это донести до читателей?
Мы подготовили вам список первых шагов, которые помогут грамотно спланировать работу над блогом. Надеемся, он станет для вас отличным подспорьем.
Для начала давайте все-таки определимся, в чем состоят основные отличия корпоративного блога от сайта.
Основное отличие блога от сайта это возможность выражать свое мнение, демонстрировать свою экспертность, наладить неформальную коммуникацию с читателем.
Чаще всего, сайт — это визитка, содержащая в себе “сухую” информацию: о продукте, сервисе, деятельности компании, контактах. Блог же дает вам возможность показать, что за всей этой информацией стоят люди, со своими мнением, опытом, знаниями. А еще это возможность получать обратную связь через комментарии, лайки и пр.
Один из самых важных этапов в планировании вашего блога, как и в любой другой маркетинговой работе, это изучить аудиторию: кто уже читает ваш сайт, для кого вы будете писать, кого хотите привлечь. Определив свою аудиторию, вам будет проще понять:
Теперь давайте по порядку.
Как ни странно, самый простой, но при этом реже всего используемый способ узнать, что хотят читать ваши клиенты, будь то настоящие или потенциальные, это спросить их самих.
Далее, отличный способ узнать, чем интересуются клиенты, это поговорить с вашим отделом продаж. Как правило, именно сотрудники этого отдела чаще всего сталкиваются с отзывами/предложениями/вопросами клиентов, которые могут стать бесценным источником для раздумий не только для писателей вашего блога, но и для компании в целом.
Изучение популярных ключевых слов (поискового спроса) по вашей тематике — отличный способ выявить интерес, не пренебрегайте и им тоже.
По данным исследования американского института контент-маркетинга, наиболее успешной формой контента для корпоративного блога является образовательный контент. Неся полезную и грамотную информацию в интересной форме, вы обязательно сформируете доверие у ваших клиентов. Давайте посмотрим, какой можно выбрать формат:
Жанров может быть огромное множество, главное, не зацикливаться на чем-то одном и помнить, что блог — это «живой» механизм, который может видоизменяться.
Экспериментируйте и нащупаете то, что будет особенно интересно вашим читателям.
Какие еще вопросы могут возникнуть по ведению блога компании? Например, сколько и как часто писать, о чем писать, а также как продвигать ваше детище.
Как вести корпоративный блог? Несмотря на то, что каждый блог — это индивидуальность, есть усредненная статистика, которая затрагивает «технические» характеристики блога.
Так, путем изучения 183 блогов американское агентство Neil Patel пришло к данным, что чтобы ваш блог стал популярным, статьи в нем должны быть в среднем длиной в 1890 слов.
Вам надо писать около 5-6 постов в неделю, а заниматься этим должны от 2 штатных сотрудников, не считая нанятых фрилансеров со стороны (их количество может доходить до 15).
Сами статьи должны содержать в себе различные структурные элементы (списки, таблицы, заголовки, подзаголовки) и разные способы подачи материала — видео, аудио, графика. Кстати, формат видео уже давно набирает популярность и пока что не собирается сдавать позиции.
И, конечно, мультиязычность. Многие компании отмечают, что с того момента, когда они начали переводить свои статьи на стратегически важные им языки, количество читателей и заказов выросло в разы. Если ваш бизнес нацелен на международный рынок, как минимум качественный перевод статей и вообще контента сайта — это «мастхэв».
Главное отличие в ведении корпоративного блога от личного в том, что каждый пост должен касаться вашей тематики под любым углом и решать определенную задачу. То есть максимум пользы! Разнообразие вы можете достигнуть форматами, о которых мы писали выше. Например, сегодня вы напишете пост-обзор в вашем продукте, послезавтра — историю вашего клиента, через три дня — новость об участии в выставке.
При всем при этом, как говорится, лучшая импровизация это хорошо подготовленная импровизация. Поэтому делайте контент-план! Это ваша дорожная карта, которая не даст вам сбиться с намеченной цели. Вы же помните, что даже у блога должна быть своя цель и стратегия?
Каким бы интересным ни был ваш блог, если его никто читать не будет, все ваши усилия будут стремиться к нулю. Способов продвижения корпоративных блогов сегодня бесчисленное множество, и вы можете выбрать наиболее подходящий для вас и вашей аудитории:
Проделав хорошую подготовительную работу и составив грамотный контент-план, вы можете приступать к делу. Медленно, но верно, корпоративный блог компании начнет завоевывать интерес читателей!
Для того, чтобы вам было проще решить, что делать со своим блогом, мы подобрали вам несколько неплохих (на наш взгляд) примеров корпоративных блогов компаний на ресурсе VC.ru.
Блог eBay — сервис, который помогает российским продавцам экспортировать товары с помощью различных инструментов для международной торговли. Блог не без юмора, что, определенно, привлекает.
Блог Одноклассники — даже такие мастодонты, которые не требуют дополнительный рекламы, ведут блог. Посты выходят с завидной регулярностью.
Блог hh.ru — опять же, те, кто не нуждаются в рекламе. Чутко улавливают новые тенденция и веяния, быстро реагируют и пишут очень актуальные посты.
Блог Тинькофф Инвестиции — блог с аналитикой, торговыми идеями. Полезно и инвесторам, и тем, кто ищет инвестиции.
Блог Яндекс.Маркет — коллаборация «Яндекса» и «Сбербанка» об электронной коммерции. Аналитические и информационные посты хоть и выходят довольно редко, но регулярно.
Блог Yota — блог мобильного оператора про интернет и сеть. Аналитика индустрии, новости, прогнозы. Всем, кто работает и интересуется сферой телекоммуникаций, будет познавательно.
Среди прочего, крупные социальные сети, мобильные операторы, платежные системы, строительные компании.
Статья подготовлена отделом контент-маркетинга компании Alconost.
Краткий обзор корпоративных порталов
Наличием корпоративного портала у себя в компании уже никого не удивишь. Все больше крупных и средних представителей бизнеса так или иначе сталкивались с выбором и внедрением портала. И тем не менее, многие предприятия еще стоят на пороге принятия решения о запуске проекта внедрения корпоративного портала. Надеюсь, мой краткий обзор поможет Вам сделать первый шаг в этом направлении.
Итак, все портальные решения, представленные сегодня на рынке, можно условно разделить на три группы:
Рассмотрим их последовательно.
Платформы для создания корпоративных порталов
Платформы для создания портальных решений в свою очередь делятся на коммерческие, такие как
Oracle WebCenter Suite, MS SharePoint, IBM WebSphera, 1С-Битрикс
и открытые, такие как
Joomla!, Jboss, Plone, Drupal, Jive и др.
Платформы используются для разработки корпоративных порталов под конкретное техническое задание (ТЗ), и теоретически лучше других групп удовлетворяют потребностям заказчиков. Если составлено грамотное ТЗ, если в нем описаны все потребности компании, то в подобном решении они будут реализованы.
Здесь вспоминается история про неустрашимых спартанцев: Когда Филипп Македонский (отец Александра) подошел к стенам Спарты, он направил спартанцам послание, в котором говорилось: «Я покорил всю Грецию, у меня самое лучшее в мире войско. Сдавайтесь, потому что, если я захвачу Спарту силой, если я сломаю ее ворота, если я пробью таранами ее стены, то беспощадно уничтожу всё население». На что спартанцы ответили: «Если».
И действительно, очень сложно до начала тестовой эксплуатации системы предусмотреть все возможные способы ее использования. Это может стать причиной срыва сроков по проекту и/или выходу за утвержденный бюджет.
Готовые решения на базе платформ
Коробочные продукты (готовые решения) делится на решения, построенные на базе коммерческих платформ: IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal, DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1С-Битрикс: Корпоративный портал, и открытые решения: Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia и др.
Все эти продукты можно разделить на несколько групп:
Далее я дам краткое описание перечисленным готовым решениям. В описании приведены примерные цены на лицензии, которые не включают проект внедрения портала. Окончательные цены на лицензии и стоимость внедрения узнавайте у поставщиков решений. Из практики стоимость проекта внедрения может значительно превышать стоимость лицензий:
Облачные решения
К облачным решениям относятся:
Битрикс24 (www.bitrix24.ru примерная стоимость — 9900 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 100 Гб места в облаке,
Простой бизнес (www.prostoy.ru) примерная стоимость — 1000 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 10 Гб места в облаке,
Teamtools (www.teamtools.ru) примерная стоимость — 700 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 5 Гб места в облаке, и др.
Современные облачные решения во многом повторяют базовый функционал готовых портальных решений, за исключением пожалуй интеграции с другими корпоративными системами, используемыми в компании.
Преимущества облачных решений — сокращение постоянных затрат, связанных со стоимостью владения сервером, системным программным обеспечением, более низкие требования, предъявляемые к ПК (по сути нужны терминалы ввода/вывода информации, а вся логика обрабатывается в облаке), простота масштабирования и скорость развертывания (если мне надо открыть новый офис, достаточно установить ПК и организовать выход в интернет), сокращение затрат, связанных с администрированием ПО, территориальная независимость (доступ в портал из любой точки, где есть выход в интернет).
Но все эти преимущества (пожалуй за исключением аренды лицензий) можно достичь и за счет развертывания готового решения в облаке при аренде сервера (dedicated server) — примерная стоимость — 3000 рублей/месяц (1 CPU Core i3-2100 (3.1GHz 2 cores), RAM 8GB, HDD 1Tb) или места в стойке дата центра (сollocation) — примерная стоимость 2000 руб/месяц 1 unit.
Недостатки облачных решений — не готовности бизнеса выносить корпоративную информацию во вне, сложность интеграции с другими корпоративными системами, низкая пропускная способность сетей, отсутствие доверия к поставщикам подобных услуг, три возможные точки отказа (по сути появляется три ответственных: поставщик облачных решений, провайдер, ИТ подразделение или системный администратор), вопросы связанные с безопасностью.
Выводы
В этом обзоре я впервую очередь старался простым языком описать многообразие портальных решений, присутствующих на нашем рынке, и основываясь на базовых потребностях и размере компаний дать ориентир в направлении поиска подходящего решения.
На сегодняшний момент любая компания может найти портальное решение по вкусу, бюджету и перечню решаемых задач.
Разработка заказного портального решения на базе существующих платформ не имеет особого смысла по двум причинам:
Тяжелые коммерческие решения больше подходят для крупных, распределенных компаний с большим количеством работающих пользователей. Идеально подходят для компаний уже использующих продукты от одного из крупных производителей (IBM, SAP, Oracle).
Коммерческие решения среднего класса больше подходят для средних компаний. Продукты, представленные в этом классе, закрывают большинство потребностей обычного предприятия.
Ориентирами для выбора являются следующие:
Открытые решения по функциональным возможностям близки к коммерческому ПО и покрывают большинство потребностей обычного предприятия. Нулевая стоимость лицензий серьезно удешевляет проект. В последнее время рынок открытого ПО динамично развивается, и проблема отсутствия профессиональной технической поддержки, которая ощущалась еще недавно, уходит.
Ориентирами для выбора решения в этом сегменте являются:
Системы предлагаемые как SaaS сервис (облачные) больше подходят рынку небольших компаний. Основные аргументы за: низкие стартовые затраты, территориальная независимость.
В меньшей степени облачные решения подходят среднему бизнесу по следующим причинам: сложность интеграции с другими корпоративными системами, неготовность бизнеса выносить корпоративную информацию во вне.
Корпоративный портал. Что это? Зачем? Кому и когда?
Что это?
Корпоративный сайт — это интернет ресурс, содержащий полную информацию о компании, её услугах/продукции, событиях в жизни фирмы, историю развития и многое другое.
Корпоративный портал — это веб-интерфейс, предоставляющий сотрудникам доступ к корпоративным данным фирмы.
Другими словами, корпоративный портал — это ваш «виртуальный офис», который позволяет вашим сотрудникам обмениваться информацией, документами, добавлять, изменять, удалять, а главное совместно работать. Но это в общем смысле.
На деле корпоративные порталы снабжают разнообразным специфическим функционалом под потребности бизнеса. Некоторые компании самостоятельно разрабатывают индивидуальный и уникальный корпоративный портал для работы(но это мягко говоря не дешево), а можно взять готовое решение и настроить его под свою специфику.
Зачем нужен корпоративный портал?
Зачем Вам, владельцам компаний, это нужно. Давайте разберем, какую пользу несут корпоративные порталы?
Первое — это мы получаем систему хранения и систематизации всей важной информации о клиентах. Мы контролируем входящие заявки клиентов. Если по проще, то к вам поступают письма, звонки, заявки с сайта, сообщения в социальных сетях и мессенджерах. Это могут быть заявки от ваших новых или существующих клиентов, предложения от ваших поставщиков и партнеров. (Все это имеет название ЛИДы). Для начала все эту информацию нужно собрать, сохранить и желательно классифицировать. Затем проанализировать и использовать, например для выявления наиболее эффективных рекламных площадок.Битрикс24 автоматически собирает все ЛИДы из разных источников в единую базу: собираются ЛИДы из корпоративных почт, системы «открытые линии», из телефонных звонков, чатов и веб форм ваших сайтов и вообще куча всего (расскажу об этом в других статьях).
Зачем? Для того что бы у ваших сотрудников перестала болеть готова когда они вспоминают через что общались с клиентом Вайбер, Почта или Онлайн консультант на сайте. Ваши сотрудники имеют доступ к этой информации из любого места где есть интернет, они могут войти в портал даже с телефона. На компьютер не нужно устанавливать никакого дополнительного ПО, у сотрудника рабочий день начнется просто — пришел, сел за стол, подключился к корпоративному порталу и все, он готов работать. Все ваши сотрудники (даже если они работают в разных офисах) могут получить оперативный доступ к информации и общаться между собой.
Второе — по порядку, но не по важности для вашей фирмы, а именно для отдела продаж — это система управления взаимоотношениями с клиентами — CRM. То есть после того как пришла заявка вашему менеджеру необходимо выполнить ряд действий прежде чем клиент заплатит.
Например: Вы туристическое агентство. Вам пришла заявка с сайта «Хочу в Турцию» Ваш менеджер должен связаться с клиентом и уточнить информацию (Фио клиента, на какие даты ему нужен тур, сколько человек поедет, сколько звезд должно быть у отеля и тд). Затем он должен сформировать коммерческое предложение (возможно не одно), отправить его клиенту.
Желательно поставить себе напоминалку через 4 дня «Перезвонить Павлу Семеновичу и узнать какой тур он выбрал». Если клиент сопротивляется, то дать ему скидку до 10%. Если же на все согласен, то составить и выслать ему договор, страховку и счет. В завершении необходимо сохранить копии подписанных документов и дождаться оплаты.
Такого рода последовательность действий в компании называется «Бизнес-процесс». Таких процессов у вас на самом деле очень много и хорошо бы чтоб часть из них была бы автоматизированна (к примеру формирование документа Коммерческое предложение)
Зачем вам нужна CRM? Для того что бы не потерять ни одного клиента (вы даже не представляете сколько вы их уже потеряли просто из-за того, что менеджер вовремя не перезвонил). Для того чтобы не учить нового менеджера как работать, а что бы он четко понимал, что ему делать. Для того что бы у вас была полная информация о клиенте и вы смогли на её основании что-то например допродать. Что бы когда увольняется сотрудник вы смогли легко передать его клиентов другому менеджеру, так как у вас храниться вся история работы с этими клиентами. Зачем вам нужна автоматизация Бизнес процессов? Тут все просто. Если многие рутинные действия выполняются автоматически, то ваши сотрудники не тратят на это время, то работать получается быстрее и они могут обработать больше клиентов и оперативнее отвечать им (по сравнению, например, с вашими конкурентами). А это выгодно и с точки зрения продаж и с точки зрения общего имиджа компании.
Третья — это систем управления задачами и проектами. Любое даже скромное дело состоит из задач и подзадач, которые нужно поручить определенным лицам и завершить до определенного времени. Часто повторяющиеся последовательности, такие как выставления счетов на оплату или последовательное утверждение договоров или согласование со всеми руководителями заявления на отпуск, могут быть автоматизированы. От корпоративного портала при этом нужно требовать удобного и интуитивно понятного (наглядного) интерфейса для управления и контроля всех задач, распределение ролей в задачах (Кто ответственный? Кто помогает? Кто просто наблюдает?), простой контроль сроков задач с напоминаниями, группировка задач по проектам, наличие регулярных задач, которые ставятся, например, раз в месяц или в квартал.
Зачем? Если вы занимаетесь чистыми продажами, данная система может ускорить внутренние процессы фирмы (например, задача в отдел обеспечения на закупку канцелярских принадлежностей или задача в IT отдел на установку монитора новому сотруднику и т.д.). Если же вы фирма-производитель, то есть вы выпускаете некий продукт (материальный или программный), то вам такая система нужна как воздух. От того на сколько ваших сотрудников удобно пользоваться системой управления проектами напрямую зависит ваш доход. И вообще без нее вы утонете в липких желтых бумажках, нарядах и докладных.
Четвертая. И конечно же заключительный большой блок — Контроль и Аналитика. Чем больше становится компания, тем сложнее контролировать сотрудников. Вы должны иметь возможность получить статистику по эффективности каждого сотрудника. Сколько звонков? Сколько выполненных задач? Сколько сверхурочных часов?
Так же ваши руководители отделов должны иметь возможность анализировать работоспособность отдела. Пока вы не можете посчитать эффективность работы компании в цифрах, вы не можете развиваться. Корпоративный портал в свою очередь должен позволять строить отчеты по самым разнообразным параметрам и делать это просто и наглядно.
Зачем это Вам? Для улучшения трудовой дисциплины в первую очередь. Сколько времени сотрудник проводит на работе? Насколько эффективно он работает? Какой процент его заявок становятся вашими клиентами? Во вторую очередь для выявления тонких мест. Порой вы даже не знаете на каком этапе тормозиться реализация проектов и продаж. Ну и в-третьих, для определения стратегии развития вашей фирмы. Но тут есть нюанс — вся аналитика в корпоративном портале актуальна только тогда, когда весь необходимый персонал работает через него.
Кому и когда?
Кому нужен корпоративный портал? Практически любая сфера деятельности (торговля, производство, медицина, оказание услуг и тд), так или иначе создает вокруг себя информационную систему. Например, все менеджеры отдела продаж получают заявки по телефону и почте. Между собой обмениваются информацией через Скайп. Утверждают договора и заявления с начальством в бумажном виде. В производственный отдел попадают наяды тоже в виде бумажек. Напоминали и списки задач каждый хороший сотрудник носит у себя в телефоне. А база клиентов в лучшем случае в 1Ске с которой не каждый может работать, в худшем случае, но часто база вообще в табличках Excel. А начальники отелов носят вам отчеты с непроверяемыми данными. Если вы в этих примерах узнаете себя и свою компанию и понимаете почему это плохо, то Корпоративный портал Вам нужен и вы готовы к его внедрению.
И страшнейший вопрос, когда он нужен и с чего начать? Начать нужно с выявления, фиксирования и стандартизации самых важных для вашей компании бизнес процессов. Скорей всего сейчас у вас каждый выполняет работу не по какой-то общей инструкции, а так как он умеет и как у него получается (пусть и не всегда хорошо), поэтому вам нужно написать, а желательно нарисовать блок-схемы всех важных бизнес процессов компании. Почему это нужно сделать до внедрения корпоративного портала? Просто если этого не сделать, то все повториться вновь, и ваши сотрудники будут работать «кто в лес, кто по дрова». А как при такой схеме работы внедрить и обучить нового человека? Никак. Поэтому стандартизация бизнес процессов в первую очередь, потом инструкции по работе с порталом, и только тогда можно устанавливать корпоративный портал.
