Карта процессов верхнего уровня компании и матрица RACI c помощью drawio и google sheets
В крупных компаниях фиксируют верхнеуровневые процессы в картах процессов верхнего уровня. Наиболее наглядно это делается с помощью схем бизнес-процессов. На них же обозначают участников и владельцев процессов. Более сжатое представление дает матрица RACI. Встает вопрос, как автоматически строить матрацу по данным схемы процессов верхнего уровня.
Введение
Обычно отрисовку верхнеуровневых схем выполняют в нотации VAD (value added chain diagram).
Выжимку из КПВУ можно представить в виде половинчатой матрицы RACI, в которой заполняются только владелец бизнес-процесса и его участники:
Accountable (сокращение A) – подотчетный, утверждающий. Это видимо владелец процесса, а он должен быть одним (иначе будет по Райкину: «рукава и пуговицы»). Хотя часто в RACI под Accountable понимается что-то иное, судя по указанию нескольких «А» для одного процесса (задачи). Подробнее о Владельцах процессов (process owner) можно почитать тут: Process Roles — Who are the Process Owners? https://www.brcommunity.com/articles.php?id=b668
Responsible (сокращение R) – ответственный непосредственно за выполнение работы, исполнитель бизнес-процесса (executors)
Матрица RACI (матрица ответственности ролей в бизнес-процессах) предназначена для четкого распределения обязанностей и зон ответственности среди участников бизнес-процессов.
Странно. Так как ключевая роль у владельца процесса (A), то непонятно почему такую матрицу не назвали ARCI?
Задача
Нарисовать КПВУ и далее автоматически по ней построить матрицу RACI (половинчатую). Иметь возможность для анализа приведенных данных (поиск, фильтры, группировка), т.е. поместить названия процессов и роли (и связи между ними) в аналитическую табличку (Excel, google table и т.п.) или базу данных. Когда в компании полсотни подразделений и сотня верхнеуровневых процессов, то подобный инструмент становится очень актуальным.
Пожелания к инструментам: free & open source и наличие развертывания на корпоративном сервере.
1. Карта процессов верхнего уровня
Можно верхнеуровневые процессы рисовать в Visio и его BPM-развитиях, начиная с Бизнес-студии. Но желателен free & open source. Это позволит создать единый стандарт \ подход к подобным вещам. Связка Visio-Excel-VBA позволяет решить поставленную задачу, включая связку VAD с RACI, но она не перспективна.
Возьмем drawio, он же diagram.net. В примере показан первый уровень верхнеуровневых процессов. В нем, как правило, нет «цепочки добавленного качества (стоимости)», поэтому можно было бы заменить VAD-кораблики на прямоугольники. Посмотреть примеры процессов верхнего уровня можно вбив в поисковик фразу «процессы верхнего уровня», категория «картинки».
Карты верхнеуровневых процессов:
Ссылка на пример Карты верхнеуровневых процессов в drawio
При вводе данных по каждому процессу мы используем заполнители (placeholders), как показано на рисунке:
Формочка для заполнения заполнителей такая:
2. Обработка в Google Sheets
Пара возникших проблем.
Вначале пробовал парсить через функцию IMPORTXML(). Не вышло. Другие файлы парсит, но на этот выдает «Н/Д Не удалось обработать данные в формате XML». Даже для простых XPath-запросов типа «/«, «//«. Почему? Второй проблемой оказалось получить прямую ссылку с google drive. Для IMPORTXML нужна прямя ссылка, но разные: https://drive.google.com/uc?export=download&confirm=no_antivirus&id=[your_XML_file_id] не помогло. Поэтому использовал DropBox c заменой окончания исходной ссылки «? dl = 0» на «? dl = 1».
В итоге бросил упражнения с IMPORTXML.
Для разбора xml использовал незатейливый скрипт.
В xml данные placeholders хранятся так:
Пробегаемся по файлу, находим нужные имена placeholders и выводим их значения в промежуточную табличку (функции slice, indexOf):
Так как используются placeholders, то мы можем использовать в схеме любые графические примитивы: VAD-кораблики, прямоугольники, кружки.
Далее из вспомогательной таблички строим саму матрицу (полу-RACI):
Алгоритм такой: вручную расставляем в первой строке названия подразделений. Иначе ни как, хотя бы потому, что слева обычно указываются все front-подразделения, потом middle, далее back office и все обеспечивающие. Компу сложно рассказать про это.
Далее пробегаемся по вспомогательной табличке и сравниваем поля «Владелец» и «Исполнитель» с шапкой итоговой матрицы RACI (половинчатой). Если имеется равенство по Владельцу, то пишем «А» (Accountable), если по Исполнителю, то «R» (Responsible).
Кроме того, все данные у нас теперь в таблице и по ней можно проводить разнообразную аналитику: Сколько участников в конкретном процессе, иерархию подразделений по числу статусов «Владелец процесса» и «Исполнитель процесса».
Заключение
Перспектива
Если с Drawio интегрировать базу данных или хотя бы Excel (наподобие связки с Excel в Visio), то получится уже «половина» ARIS. Интеграция позволит двухстороннюю связь между схемой и объектом в БД. Например, достаточно синхронизировать вышерассмотренные заполнители (placeholders) с одноименными объектами в БД. Есть такие решения?
Организация эффективного управления
Главная страница » Блог » Основные бизнес процессы — создание карты
Основные бизнес процессы — создание карты
Управление бизнес-процессами в компании начинается с разграничения процессов. На данном этапе нам важно обрисовать общее поле деятельности. Понять, какие процессы существуют в компании и определить, где заканчивается один и начинается другой. Первое, что необходимо сделать — это создать карту основных бизнес-процессов компании. Таким образом мы обозначим, какие из них наиболее важны для создания классного продукта, который понравится нашим клиентам. Для создания карты основных бизнес-процессов существует 7 простых шагов.
Карта основных бизнес-процессов компании создаётся на основании потребностей клиентов.
Основные бизнес-процессы — цели создания карты
Карта основных бизнес-процессов позволяет нам понять и отобразить:
Весь процесс по созданию продукта называется Цепочка создания ценности. Имеется в виду ценность продукта для клиента. К слову, именно основные бизнес-процессы и создают ценность нашего продукта. Если процесс не добавляет ценности к самому продукту – он или не нужен, или является вспомогательным. Ценность продукта клиент определяет сам. Как? Очень просто – если продукт удовлетворяет потребности и желания клиента – он имеет ценность. Если клиенту нравится то, что он получает, то это ценно. Если же ему не нравится- ценность снижается. Важно понимать, что ценность заключается не только в самом продукте, но и в том, как клиент продукт получает. К примеру, если клиенту сложно найти продукт – это снижает его ценность. Более подробно о создании цепочки ценности я буду рассказывать в отдельной статье.
Иными словами, карта основных процессов даёт нам возможность отобразить упрощённую модель всего бизнеса.
. Карта основных процессов — это отправная точка для дальнейшей работы.
Создание карты основных бизнес-процессов компании
Для наглядности мы пройдём по этапам создания карты основных бизнес-процессов на примере. В качестве основы возьмём маленькую компанию (в лице одного человека) по производству и мелкооптовой продаже свечей.
1. Определение ваших клиентов. Сформулируете, кто является клиентами вашей компании? Это могут быть как конкретные люди, так и организации и даже целые отрасли. Нет необходимости подробно описывать «портрет» каждого клиента. Просто обозначьте группы потребителей. У нашего свечного заводика лишь одна группа клиентов – частные розничные магазины из разряда «Все для дома».
2. Определение ваших продуктов. Самый простой вопрос: что покупают ваши клиенты? В нашем случае это восковые свечи. Не нужно лишней детализации.
3. Основные потребности клиентов. Необходимо записать, какие основные потребности или группы потребностей к вашему продукту есть у клиентов. Мы поставляем клиентам свечи. Соответственно, у клиентов есть определённые потребности по их качеству, ассортименту и цене. Но помимо этого у клиента есть потребности к нам как к поставщику. Такими требованиями будет точность поставки и упаковка. Таким образом, к требованиям к продукту необходимо добавить требования клиента к поставщику или к процессу поставки.
На данном этапе наша карта будет выглядеть следующим образом:
Карта основных бизнес-процессов. Требования, продукты и клиенты.
4. Определение цепочки создания ценности. Теперь необходимо записать, какие бизнес-процессы удовлетворяют потребности клиента, производят продукт и создают всю ценность нашего предприятия. Идти необходимо от потребностей к продукту.
Есть и другие подходы, я ещё буду возвращаться к ним.
На карте основных процессов нужно обозначить лишь основные связи. Главное, чтобы было понятно, в каком порядке происходит выполнение основных бизнес-процессов.
Карта основных бизнес-процессов. Цепочка создания ценности
5. Определение внутренних продуктов. Как видите, основные бизнес-процессы связаны между собой стрелками. Каждая стрелка что-то значит. Это какой-то продукт, который был произведён одним процессом и передаётся другому. На схеме необходимо обозначить, что это за продукты. Тем самым мы установим первоначальные границы основных бизнес-процессов. В нашем случае в результате производства появляются «Свечи», которые после упаковки превращаются в «Готовые к отправке свечи».
6. Вспомогательные процессы. Для того, чтобы определить ключевые вспомогательные бизнес-процессы, необходимо ответить на вопрос: что нужно, чтобы основные бизнес-процессы работали? Можно задать данный вопрос применительно к каждому основному процессу отдельно. Для того чтобы работал процесс производства свечей, нужно, чтобы были необходимые материалы, инструменты и оборудование. Т.к. производство выполняется одним человеком, персонал нам не нужен. Для упаковки нам опять же нужны материалы. Доставка клиентам осуществляется на собственном автомобиле, так что все, что нам нужно — это поддерживать машину в порядке.
Теперь необходимо посмотреть получившийся список и определить, какие вспомогательные процессы производят то, что нам нужно. Очевидно, что для того чтобы иметь материалы и инструменты для производства и упаковки, их необходимо закупить. Вспомогательный процесс №1 – закупки. Для того чтобы поддерживать в рабочем состоянии инструменты и автомобиль существует Вспомогательный процесс №2 – техническое обслуживание. Вот и все. Всего лишь 2 вспомогательных процесса.
7. Процессы управления. Чем мы управляем? Что нам нужно улучшать? Вот те простые вопросы, которые позволят нам определить бизнес-процессы управления. Чем же мы управляем на нашем микро- свечном заводике? Ну к примеру, рецептурой и технологиями приготовления. Ищем новые рецепты – это позволяет нам развиваться и улучшать качество продукта. Конечно же, мы планируем и распределяем ресурсы. И ещё занимаемся необходимой работой по учёту и отчётности. Таким образом, у нас складывается 3 процесса управления: Управление качеством и улучшением, Планирование поставок и производства, Документооборот и отчётность.
Карта основных бизнес-процессов приобрела завершённый вид
Карта основных бизнес-процессов
Вот мы и создали карту основных бизнес-процессов компании. Как видите, это несложно, главное — понять, что именно создаёт ценность вашему продукту. Всегда думайте о клиентах и их потребностях — основные процессы должны быть направлены именно на удовлетворение потребностей клиентов.
Не усложняйте карту. Сделайте её настолько простой, насколько это возможно. Даже в самой большой компании с огромным количеством бизнес-процессов их не может быть более 21 — 25. Точнее, может быть, но это уже будет неэффективно. Основных процессов в компании не может быть более 5 — 7.
Появились вопросы? Напишите мне.
Все о Process Mining от ProcessMi
Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi
Карта процесса — алгоритм процесса, представленный графически при помощи визуальных средств
Карта процесса — это изображение, схематически показывающее этапы выполнения определенных процессов и соответствующих операций по нему; поток работ, который переходит от одного подразделения/службы/департамента/отдела к другому.
Смысл карты – визуализировать этапы выполнения какого-либо процесса. Главная задача – задокументировать его таким образом, чтобы, во-первых, было реально упростить управление, а во-вторых, добавить возможность внесения изменений и оценки показателей эффективности.
Карта процесса – некая стартовая точка, с которой начинается любое дальнейшее изучение бизнес-процесса и его возможная оптимизация.
Особенности карты процесса
Чтобы получить качественный результат, нужно, чтобы процесс был максимально полным, при этом необязательно в самой карте документировать все элементы процесса. Поскольку в карте визуализируется определенный поток работ, в котором принимают участие несколько организационных единиц, то одно из важнейших её назначений – решить “пограничную” проблему взаимодействия и коммуникаций между всеми единицами, задействованными в одном процессе.
Состав карты процесса
Карта характеризуется наличием принципиально важных элементов. К ним можно отнести:
При создании нового процесса количество элементов может изменяться по ходу «использования» данного процесса. Для возможности оценки улучшения процессов важно предусмотреть способы, с помощью которых можно проверить эффективность этих процессов и их результативность.
Виды карт процесса
В связи с разной устойчивостью и повторяемостью процессы бывают трех видов:
Характеристики карты процесса
Цель построения карты – описание характеристик процесса:
Характеристики, которые нужно занести в карту процесса, определяются с учетом требований ГОСТ ИСО 9001-2008 и особенностей менеджмента организации. При этом следует помнить, что количество отражаемых в карте характеристик может как затруднить ее восприятие, так и оказаться недостаточным для грамотного и понятного описания.
Формы карт процесса
Чтобы представить процессы в наглядном виде при помощи карты, чаще всего применяются графические (диаграммы, фигуры, блок-схемы) или текстовые формы (текст и таблицы). Чтобы правильно выбрать способ и форму описания процесса, нужно отталкиваться от вида процесса. Графический метод подойдет для постоянных, а отличным вариантом для многовариантных и непостоянных станет текстовый вид.
Широко распространен метод моделирования процессов при помощи CASE-инструментов (специализированное инженерное программное обеспечение).
Создание бизнес-процессов на предприятии: как не наделать ошибок
Расскажем как грамотно разработать бизнес-процессы
Из этого материала вы узнаете:
Как создание бизнес-процессов может помочь в деле развития крупной компании или небольшой фирмы? Что вообще подразумевается под этим термином? Если особо не усложнять, то бизнес-процессы – это определенная последовательность действий, приводящая к конкретному, заранее запланированному результату.
К сожалению, многие руководители предприятий до сих пор не вполне понимают, что такое процессный менеджмент и как его использовать на практике. Одно дело – вставлять время от времени модную формулировку в деловой разговор, и совсем другое – грамотно разработать бизнес-процессы, а затем использовать их в организации повседневной работы предприятия. Давайте разберемся, как это можно осуществить, не наделав по ходу процесса досадных ошибок.
Что такое бизнес-процесс
Бизнес-процесс – это набор определенных действий, процедур, операций, которые тесно взаимосвязаны между собой и повторяются с заданной регулярностью. При этом в ход идут существующие внешние ресурсы, а результатом становится некий ценный продукт, необходимый потребителю. Как правило, управляющим и ответственным лицом за создание системы бизнес-процессов является единый менеджер.
Продукт может создаваться для внешнего потребителя (который не является частью компании-производителя) либо для внутреннего (того, что входит в состав организации).
При создании бизнес-процессов важно заранее знать, кто будет потребителем. Ведь именно от последнего зависит (прямо или косвенно), каким будет этот процесс, и вообще, есть ли в нем необходимость.
К примеру, пусть речь идет о компании, выпускающей шины. Основным бизнес-процессом здесь как раз и является производство этих шин. Тут налажено последовательное выполнение ряда операций, используются необходимые ресурсы в виде непосредственно сырья, а так же рабочей силы, электроэнергии и прочее. На выходе потребитель получает нужные ему шины. Кто потребитель? Это оптовые фирмы (одна или больше), скупающие товар и распространяющие его по торговым точкам, где его и приобретают все желающие.
Теперь еще один пример: предприятие закупает сырьевые ресурсы, необходимые для выпуска этих самых шин. Тут тоже выполнены все процедуры, характерные для создания бизнес-процессов, однако речь уже идет о внутреннем потребителе, а именно – о собственных производственных цехах этой же компании, где подготавливается резиновое сырье, выполняется обрезинивание металлокорда и прочее.
Важным показателем любого бизнес-процесса является именно конечный результат. Если его нет, то какой тогда вообще смысл что-то делать? Причем результат должен быть именно тот, которого ожидает потребитель. А вот расходы на сам процесс будут зависеть от того, насколько грамотно он построен.
Разновидности бизнес-процессов
Существующие современные бизнес-процессы различаются по своему назначению и бывают следующими:
Имеются в виду те процессы, ради которых и создаются предприятия. Главная задача при этом – производство необходимого товара (услуги) и получение прибыли. Если речь, к примеру, идет о заводе древесно-стружечных плит (и сопутствующих деталей), то здесь в качестве основного бизнес-процесса выступает именно производство этих самых ламинированных древесно-стружечных плит.
Имеются в виду процессы, которые формируются наряду с основным производством и как бы закономерно вытекают из него, принося при этом дополнительную прибыль. К примеру, автотранспортная компания может на своих ремонтных базах оказывать платные услуги по ремонту любых авто, это как раз и будет сопутствующим процессом.
Это процессы, благодаря которым становится возможным создание и реализация основных бизнес-процессов. Например, организация службы по обеспечению работоспособности необходимого оборудования (проще говоря, это ремонтные работы) является вспомогательным процессом для ТЭС и ГЭС.
Те, от которых зависит жизнеобеспечение других процессов, а также поддержание их универсальных особенностей. Вне зависимости от сферы деятельности, к обеспечивающим бизнес-процессам относится финансирование, работа с кадрами и инженерно-технической базой и т. д.
• Связанные с управлением
Они затрагивают все управленческие функции, как в отдельно взятых бизнес-процессах, так и целиком во всей системе. К этой категории относится планирование (все его разновидности, текущее, стратегическое, оперативное), а также организация и реализация любых действий, касающихся управления структурой.
Те, которые способствуют улучшению конечного продукта производства (его разновидностей), оптимизируют технологические процессы, совершенствуют оборудование. В машиностроении, например, это может быть организация специальных исследований, опытов, так называемых НИОКР (научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ). А в электроэнергетике – это процесс обновления технической базы.
Описание, создание и управление бизнес-процессами
На этапе запуска небольшого нового бизнеса многие предприниматели не уделяют достаточного внимания описанию бизнес-процессов, и напрасно. Со временем компания разрастается, увеличиваются производственные мощности, координировать слаженную работу всех отделов становится достаточно трудно. А между тем, именно от этого зависит успешность и эффективность всего бизнеса, и объем доходов от него.
И тут одни руководители принимают решение работать как раньше, боясь новых методов, а другие приступают к созданию и описанию системы бизнес-процессов, чтобы не позволить более продвинутым конкурентам обойти себя.
Описание бизнес-процесса представляет собой глубокое изучение всех производственных процессов, их грамотная квалификация и последовательное расположение в логическом порядке.
Все эти действия необходимо начинать выполнять на самых ранних этапах формирования бизнеса, но подобные меры могут понадобиться и в процессе работы, если:
По сути, формирование бизнес-процессов представляет собой выработку определенных стандартов и действий, благодаря которым в бизнесе будут достигнуты намеченные цели. И многим предпринимателям, возможно, такая задача покажется «не по зубам». Для упрощения процедуры создания бизнес-процессов можно порекомендовать поэтапную разработку:
Помните, что управлять – это не значит лишь контролировать. Цель создания и реализации бизнес-процессов – постоянное совершенствование, внесение изменений, оптимизация всех процессов. Необходимо определить критерии качества, в соответствии с которыми должны выполняться работы, без нарушения их последовательности и отведенных временных границ.
Создание схемы бизнес-процесса
Под схемой бизнес-процесса (ее еще называют картой) понимается отображение на бумаге или в электронном виде всех предстоящих к выполнению шагов в заданном порядке. Это особенно необходимо для сложного бизнеса, включающего в себя несколько взаимодействующих друг с другом структур и множество производственных процессов.
Перед началом формирования карты БП следует продумать, какие предстоит выполнять операции, в каком порядке, с какой частотой и что должно стать конечным результатом. Ниже приведена примерная схема, которой можно следовать при создании бизнес-процессов:
Создание схемы бизнес-процессов является необходимостью, если вы рассчитываете контролировать каждый этап и все операции, выполняемые в процессе работы.
Создание карты бизнес-процессов на конкретном примере
Процесс создания схемы бизнес-процессов на небольшом предприятии может состоять буквально из семи несложных шагов. Ниже приведен простой пример, как это сделать в очень маленькой компании, где всего один человек занимается изготовлением свечей и продает их мелкими оптовыми партиями.
1. Определите, кто будет у вас покупать
Это определенная категория людей, либо какие-то фирмы, или сразу целая отрасль? Не то чтобы это должно быть детальное описание каждого покупателя, следует лишь выявить группы, в целом. У взятого в качестве примера свечного мини-завода потребителем будут сети розничных магазинов вроде «Товары для дома».
2. Что будет вашим основным продуктом
Что конкретно вы собираетесь продавать? В приведенном примере это свечи, изготовленные из воска. Подробно детализировать не нужно.
3. Поймите, чего ожидают от вас клиенты
Если вы производитель свечей, у потребителя есть свои запросы в отношении качества продукта, возможности выбора и прочее. Но вы еще и поставщик, и от вас ждут, к примеру, качественной упаковки и соблюдения сроков.
4. Продумайте цепочку создания продукта и формирования его ценности
Составьте перечень всех основных операций, которые необходимо будет выполнить, чтобы в результате покупатель получил ожидаемое и остался доволен. При этом на первое место ставьте потребности клиентов, а затем уже думайте о продукте.
Создание карты основных бизнес-процессов подразумевает указание лишь главных операций и порядок их выполнения.
5. Выявите, какие будут внутренние продукты в схеме производства
В вашей схеме от одного основного бизнес-процесса к следующему проведите стрелки, на которых будет обозначено, какой продукт стал результатом проведенной операции и перешел на следующий этап. Тогда станут ясны границы каждого их процессов. В рассматриваемом примере производство заканчивается готовым продуктом, это «Свечи», а вот завершение процедуры упаковки дает на выходе «Свечи, готовые к отгрузке».
6. Определите вспомогательные процессы
Итак, какие еще понадобятся дополнительные действия для организации вашего производства? Возвращаясь к примеру, чтобы изготавливать свечи, нужно сырье, специальное оборудование и инструментарий. Заводик небольшой, работает лишь один человек, значит, о персонале речь не идет. Далее, во что-то нужно упаковывать, а это – еще материалы. Для осуществления доставки есть авто, следует лишь следить за его техническим состоянием.
Следующий шаг – определиться, какие конкретно вспомогательные процессы придется осуществить, чтобы получить все вышеназванное. Понятно, что понадобится закупка необходимых для процесса производства (и упаковки) материалов и инструмента.
Тут получится всего два вспомогательных процесса: закупки и техническое обслуживание (чтобы машина и используемый инструмент всегда были исправны).
7. Спланируйте процессы управления
Создание бизнес-процессов предполагает определение действий по управлению предприятием. Если речь идет об изготовлении свечей, то здесь, к примеру, вы управляете составлением рецептуры и самой технологией производства. Выпускать более качественную продукцию можно за счет поиска и использования новых рецептов. Опять же, ваша задача –спланировать расход ресурсов, плюс ведение учета и отчетной документации. Итак, получилось три процесса управления: отслеживание показателей качества и забота об их повышении, планирование процесса производства и поставок, ведение документов.
Таким образом, вы завершили создание схемы бизнес-процессов для небольшого предприятия. Самое важное тут — правильно определить, из каких составляющих складывается ценность выпускаемого продукта.
2 отличных онлайн-сервиса для создания схем бизнес-процессов
Функциональные возможности платных инструментов моделирования, конечно, гораздо шире, чем у сервисов, находящихся в свободном доступе в онлайне. Тем не менее, последние не так уж плохи, и ими вполне успешно можно пользоваться. Ниже приведены описания двух схожих между собой систем Diagram.ly и yWorks.
По сути, в Diagram.ly есть практически те же функциональные возможности, что и у популярных десктопных сервисов. Вот что доступно пользователям Diagram.ly:
Как только пользователь начинает использовать сервис, ему предоставляются для просмотра справочные материалы, так называемые tips and tricks, хотя, в принципе, можно обойтись и без них. С помощью технологии drag-n-drop можно располагать на доске выбранные объекты. В качестве инструмента для перемещения выступает специальная стрелка, которая возникает при наведении курсора на нужный элемент. Плюс правой кнопкой мыши открывается контекстное меню (на случай, если панель инструментов вверху экрана осталась незамеченной).
Данная программа для создания схем бизнес-процессов позволяет осуществлять предпросмотр. Картинка, которая у вас получается, все время видна слева внизу в отдельном окошке (его масштаб можно менять). Кроме того, есть кнопка «Просмотр» (на панели инструментов), с помощью которой открывается соседняя вкладка с текущим вариантом схемы (можно сразу бросить на печать).
В возможностях yWorks заложен минимальный комплект стенсилов и инструментария для их использования.
Панель инструментов тут гораздо скромнее и позволяет выполнять лишь самые необходимые операции вроде отмены или повтора действия, открытия, сохранения, печати получившейся схемы. Доступно изменение масштаба и общего вида, использование буфера обмена.
Здесь для работы не предлагается большой набор блоков, однако их вполне хватает, чтобы выстроить UML-, ER- диаграмму, создать схему бизнес-процессов. Есть возможность вставлять кастомные блоки.
Предпросмотр расположен слева вверху, и прямо тут можно внести изменения в части схемы, которые вы видите в текущий момент времени.
Хорошо еще и то, что здесь есть примеры готовых схем. Это отлично помогает тем, кто ни разу не пользовался подобным инструментом, или привык в работе опираться на уже существующий образец.
Большое достоинство данного сервиса состоит в том, что широкий ряд свойств блоков можно менять на свое усмотрение. Это тип блока, его размер и местоположение на схеме (с пиксельной точностью), текст, границы фона, его цвет. В качестве фона можно даже использовать загруженное изображение.
Создание модели бизнес-процесса на предприятии
Под созданием модели бизнес-процесса понимают моделирование схемы, в которой отражены основные этапы и характеристики деятельности предприятия. Модель может быть представлена в виде диаграммы, графического рисунка либо просто текстового документа.
Для построения модели важны следующие моменты:
Процесс моделирования любого бизнес-процесса можно представить в виде пяти последовательных шагов.
Первый шаг. Описание уже действующих процессов и выстраивание текущей модели, существующей на данный момент. Это позволит наглядно понять, какие можно внести улучшения в бизнес. Тут необходимо определить границы процесса, выделить его основные этапы и рабочие показатели.
Второй шаг. Изучение деталей этой текущей модели. Здесь необходимо:
Третий шаг. Создание обновленной модели бизнес-процесса. Тут необходимо разработать изменения, благодаря которым удастся улучшить процесс и прописать, каким он должен стать в результате.
Четвертый шаг. Испытание обновленной модели. Вы проверяете, как она работает, и корректируете в нужных местах, если это необходимо.
Пятый шаг. Постоянная работа над улучшением новой модели. Все протекающие процессы обязательно необходимо отслеживать, изменять, доводить до совершенства. Помните, кстати, что результаты каждого бизнес-процесса во многом зависят от работающих на предприятии людей.
Платные и бесплатные программы для создания модели бизнес-процесса
1. Программа Bizagi Process Modeler
Инструмент, за который не нужно платить. Отлично подходит для использования в небольших фирмах. С его помощью выстраиваются диаграммы с отражением распределения приоритетов. Функциональные возможности достаточно обширны. Можно запускать проверку созданной схемы, менять атрибутику составляющих частей, вставлять собственные блоки, запускать на печать. Сопутствующая документация генерируется на автомате. Есть русскоязычный вариант программы и возможность одновременного участия нескольких пользователей в создании схемы бизнес-процессов.
2. Программа Visual Paradigm
Это платный инструмент. Тут можно выстроить сразу общую карту всех бизнес-схем предприятия, где составляющие ее части будут взаимосвязаны между собой. Доступно тестирование, формирование описаний для заданных блоков. Можно запрограммировать бизнес-правила для поведения каждого объекта схемы.
Платный софт. Работу созданной с его помощью схемы можно отслеживать в реальном времени. Есть возможность распределения задач по выполнению отдельных бизнес-процессов между сотрудниками предприятия. Доступна работа с документацией, внедрение 1С.
Программа для создания карты бизнес-процессов с возможностью составления планов. Позволяет осуществлять контроль выполнения намеченных задач (какая часть сделана и насколько качественно), оценивать, эффективность отдельных задачи и в целом процесса работы (который тоже можно заранее смоделировать).
Бесплатный софт, с помощью которого можно строить и модели, и карты. Доступно использование инструмента Smart Design, когда вы заполняете таблицу нужными данными, а программа на автомате выдает готовую схему. Есть минус – созданные отдельные модели нельзя объединить в одну общую схему.
Продукт российских разработчиков, созданный в 2004 году. Дает возможность осуществлять контроль выполнения задач, взаимодействует с другими сервисами. На автомате генерирует сопутствующую документацию.
Порядок внедрения бизнес-процессов на предприятии
Под внедрением бизнес-процессов понимают перестройку производственных процессов предприятия с внедрением более продуктивных алгоритмов работы для сотрудников. Создание бизнес-процессов – это лишь часть важной задачи, необходимо еще и грамотно внедрить разработанную схему. Это особенно актуальная задача для давно работающих предприятий, где все процессы выполняются сотрудниками, что называется «по накатанной колее».
По сути, внедрение бизнес-процессов – это тоже самостоятельный процесс, состоящий из определенных последовательных этапов:
Необходимо донести до членов коллектива, что новая схема теперь обязательна для всех. А ответственный подход к ее реализации позволит не только упростить выполнение каждодневных задач, но и увеличить доход предприятия, а значит, и заработок каждого работника.
Пример удачного внедрения бизнес-процессов
Ниже приведены примеры того, как создание и внедрение бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу коллектива.
Предположим, на предприятии в отделе продаж трудится восемь человек. Их задача – реализовывать товар. Они самостоятельно распределяют свое рабочее время между телефонными переговорами в офисе и выходом в поля. Проблема обозначилась в том, что менеджеры жаловались на чрезмерную перегруженность, а уровень продаж, между тем, был низок и отставал от средних рыночных показателей. Кроме того, уволенные сотрудники «перетаскивали» за собой клиентов в другие фирмы. Руководство изучило обстановку и, с целью повышения эффективности работы, приняло решение о внедрении следующих мер:
• для тех, кто работает в офисе – скрипты телефонных переговоров, готовые алгоритмы взаимодействия, бизнес-процессы, касающиеся оформления и движения документации;
• для тех, кто выходит в поля – своя территория у каждого, план встреч, стандартные схемы взаимодействия с заказчиками.
В результате внедренных преобразований объемы продаж за полгода возросли вдвое.
Оптимизация бизнес-процессов на предприятии
Экономическая среда, в которой приходится работать современным компаниям, меняется очень стремительно. Имеются в виду законы, финансовая обстановка, показатели спроса, активность конкурентов, ресурсы и проч. И тут важно уметь быстро перестраиваться, оперативно корректировать управление бизнес-процессами.
Оптимизация БП подразумевает совершенствование как организационных, так и управленческих мер в работе компании. Это обеспечит предприятию необходимую гибкость и успешность в условиях изменчивой внешней и внутренней среды существования.
И тут есть возможность не только использовать существующие современные методики организации и ведения бизнеса, но и вырабатывать свои собственные. Выработанная система управления со временем устаревает и уже не приносит должных результатов. Почему? Производство развивается, ассортиментный перечень растет, меняется сама структура компании и т.д. Наступает необходимость в оптимизации используемых подходов к работе.
Итак, бизнес-процессы требуют оптимизации, если:
Тут перечислен далеко не полный перечень обстоятельств, при которых может понадобиться пересмотр и оптимизация существующих бизнес-процессов.
Чем реинжиниринг бизнес-процессов отличается от оптимизации
Реинжиниринг означает кардинальный пересмотр и преобразование всех протекающих бизнес-процессов с целью получения большего дохода и преимуществ перед конкурентами.
Реинжиниринг бизнес-процесса становится необходимым, если в компании намечается полное реформирование, упрощение всех существующих процессов, принятие новых стандартов. Оптимизация подразумевает изменение буквально в паре бизнес-процессов, в одной-двух сферах. К примеру, нужно пересмотреть схему доставки, или сократить слишком объемный документооборот. Бывает, что работа над одной проблемой вскрывает и целый ряд нерешенных других. И тогда реинжиниринг становится необходим.
Реинжиниринг бизнес-процессов дает следующие результаты:
Реинжиниринг бизнес-процессов: пошаговая инструкция
Стоит отметить, что единой схемы абсолютно для всех нет. Каждая компания сама по себе уникальна, имеет свои задачи и проблемы, способы работы с клиентами и т.д. В качестве примера реинжиниринга бизнес-процессов можно рассмотреть работу магазина.
Первый шаг: выявить назревшие потребности, причины для проведения реинжиниринга
Важно разобраться, что идет не так в бизнес-процессах, почему понадобились изменения. Следует проанализировать потребности и определить направление движения для всех заинтересованных сторон. Если речь идет о магазине, то изложите сотрудникам суть проблем: за последние шесть месяцев объемы выручки снизились почти вдвое, магазины конкурентов торгуют успешнее и т.д. В противном случае перемены будут вызывать у работников беспокойство, им будет казаться, что преобразования повлекут за собой увольнения, иные неприятности и трудности. Многие, возможно, будут противиться переменам, а для реинжениринга очень важна сплоченность всех участников.
Второй шаг: подготовить команду
Это могут быть и работники предприятия, и приглашенные извне специалисты. Тут все зависит от объема предстоящих перемен, сопутствующих обстоятельств. Подбирая состав группы, ориентируйтесь на такие моменты:
Если весь коллектив магазина 15-20 человек, то реинжинирингом могут заниматься 5-6. Если предприятие больше, то можно включить в группу и до 10 членов. Хорошо, если это будут не только начальники, но и рядовые сотрудники.
Третий шаг: наметить бизнес-процессы
Тут требуется скрупулезный подход, выявление назревших проблем, определение целей и задач предприятия, понимание потребностей клиентов и степени их удовлетворения. Возвращаясь к примеру с магазином, здесь создание бизнес-процессов представляет собой организацию двух основных действий: закупка товаров и их реализация. Если торговый объект крупный, то добавятся еще операции на складе (нанесение маркировок, переучеты) и работа по проведению переоценок, применению скидок. Таким образом, рабочая группа изучает состояние данных процессов на текущий момент, ищет проблемные места.
Четвертый шаг: изменить подход к созданию и реализации бизнес-процессов
Здесь нет каких-то четких указаний или правил. Команда творит, генерирует идеи, меняет подход, ищет новые технологии для выполнения сформированных бизнес-процессов. Перед командой стоит задача не просто улучшить работу старой схемы, но, если понадобится, то и целиком поменять способы ее реализации.
Пятый шаг: подключить всех членов коллектива. Теперь самое время протестировать, каковы будут результаты работы после реинжиниринга и получить обратную связь от непосредственных исполнителей операций.
Назначение оптимизации и реинжиниринга – получить более высокие результаты в работе предприятия. Оба метода относятся к категории управленческих. Однако именно реинжиниринг инициируется руководством и действуя сверху вниз, затрагивает все, даже самые мелкие рабочие процессы в компании. В этом его преимущество перед другими подходами, когда преобразования проводятся локально, исправляя одну-две проблемы по мере их назревания.
