Указание важности сообщения
Если вы хотите, чтобы люди знали, что ваше сообщение требует срочного внимания, установите для сообщения высокую важность. Если сообщение отправлено только для вас или вы отправляете коллегам сообщения по теме, не связанной с работой, вы можете установить для этого сообщения низкую важность.
Нажмите кнопку Новое сообщение, чтобы написать новое сообщение.
На ленте в группе Теги выберите высокая важность 
низкая важность 
.
В большинстве почтовых программ получатели видят специальный индикатор в списке сообщений или в его заглавных списках.
В любом сообщении, которое вы создаете в данный момент, можно понять, когда задана важность, на ленте в группе Теги. Если выделены высокая или низкая важность, они за установлены.
Изменение важности полученного сообщения электронной почты
Если вы хотите изменить важность полученного сообщения электронной почты, вы можете изменить его.
Дважды щелкните, чтобы открыть полученное сообщение электронной почты. При просмотре сообщения в области чтения нельзя изменить важность.
На ленте в группе Теги щелкните стрелку Дополнительные параметры, чтобы открыть диалоговое окно Параметры сообщения.
Чтобы изменить уровень важности, воспользуйтесь с помощью drop-down Importance (Важность) и нажмите кнопку Close (Закрыть).
Закройте сообщение, а когда Outlook запросите сохранение изменений, скажите Да.
Настройка и организация электронных сообщений
Изменение настроек сообщения и параметров отправки
Чтобы проще управлять электронной почтой и передавать значение содержимого сообщения более эффективно, вы можете устанавливать уровень важности (importance) сообщения, пометку ( sensitivity ) и ряд параметров доставки ваших электронных сообщений.
Вы можете присвоить сообщению уровень важности Высокий, Обычный или Низкий. Сообщения, отправленные с высоким уровнем важности, помечаются красным восклицательным знаком. Сообщения, отправленные с нормальным уровнем важности, не имеют специального обозначения. Сообщения, отправленные с низким уровнем важности, обозначены синей стрелочкой «вниз». Эти маркеры отображаются в столбце Важность (Importance) в папке Входящие (Inbox).
Вы также можете устанавливать пометки Обычное, Личное, Частное или Конфиденциальное. Сообщения, помеченные как «Частное», не могут быть изменены после отправки.
В этом упражнении вы установите уровень важности сообщения. Вы также измените параметры доставки для сообщения. Для выполнения этого упражнения учебные файлы не нужны.
Появится диалоговое окно Выбор папки (Select Folder).
Теперь отправленные сообщения будут сохраняться в папке Черновики (Drafts).
Диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options) закроется, и вы вернетесь к форме сообщения.
Форма сообщения закроется, и сообщение будет отправлено.
Сообщения, отправленные с уровнем важности «Высокий», будут помечены красным восклицательным знаком. Сообщения, отправленные с уровнем важности «Низкий», будут помечены синей стрелкой «вниз».
Появится окно сообщения. Заголовок сообщения показывает, что это сообщение с высоким уровнем важности.
Если вы присоединены к сети, использующей сервер Microsoft Exchange, вы можете отозвать отосланные вами сообщения. Например, если вы обнаружили ошибки в отправленном сообщении, вы можете отозвать сообщение, чтобы исправить ошибки и отправить сообщение заново.
Чтобы отозвать сообщение:
Вы можете отозвать или заменить сообщение только в том случае, если получатель находится в сети и зарегистрирован, использует Microsoft Outlook, и еще не прочитал ваше сообщение или не переместил его из папки Входящие (Inbox).
Настройка и организация электронных сообщений
Изменение настроек сообщения и параметров отправки
Чтобы проще управлять электронной почтой и передавать значение содержимого сообщения более эффективно, вы можете устанавливать уровень важности (importance) сообщения, пометку ( sensitivity ) и ряд параметров доставки ваших электронных сообщений.
Вы можете присвоить сообщению уровень важности Высокий, Обычный или Низкий. Сообщения, отправленные с высоким уровнем важности, помечаются красным восклицательным знаком. Сообщения, отправленные с нормальным уровнем важности, не имеют специального обозначения. Сообщения, отправленные с низким уровнем важности, обозначены синей стрелочкой «вниз». Эти маркеры отображаются в столбце Важность (Importance) в папке Входящие (Inbox).
Вы также можете устанавливать пометки Обычное, Личное, Частное или Конфиденциальное. Сообщения, помеченные как «Частное», не могут быть изменены после отправки.
В этом упражнении вы установите уровень важности сообщения. Вы также измените параметры доставки для сообщения. Для выполнения этого упражнения учебные файлы не нужны.
Появится диалоговое окно Выбор папки (Select Folder).
Теперь отправленные сообщения будут сохраняться в папке Черновики (Drafts).
Диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options) закроется, и вы вернетесь к форме сообщения.
Форма сообщения закроется, и сообщение будет отправлено.
Сообщения, отправленные с уровнем важности «Высокий», будут помечены красным восклицательным знаком. Сообщения, отправленные с уровнем важности «Низкий», будут помечены синей стрелкой «вниз».
Появится окно сообщения. Заголовок сообщения показывает, что это сообщение с высоким уровнем важности.
Если вы присоединены к сети, использующей сервер Microsoft Exchange, вы можете отозвать отосланные вами сообщения. Например, если вы обнаружили ошибки в отправленном сообщении, вы можете отозвать сообщение, чтобы исправить ошибки и отправить сообщение заново.
Чтобы отозвать сообщение:
Вы можете отозвать или заменить сообщение только в том случае, если получатель находится в сети и зарегистрирован, использует Microsoft Outlook, и еще не прочитал ваше сообщение или не переместил его из папки Входящие (Inbox).
На что влияет установка высокой важности сообщения
Войти
Авторизуясь в LiveJournal с помощью стороннего сервиса вы принимаете условия Пользовательского соглашения LiveJournal
Jan. 2nd, 2012
Прежде чем мы перейдем к собственно способам снижения важности, давайте определимся, что это такое. Как показывает жизнь, завышением важности периодически страдают все, но далеко не все знают ЧТО это такое, не говоря уже о том, что у каждого есть возможность снизить эту важность своими силами и получить желаемые результаты быстрее и без траты нервных клеток.
Итак, ВАЖНОСТЬ – это то, насколько важным (значительным, веским, существенным) вам что-то кажется.
Когда мы придаем излишнюю важность чему-то, это вызывает дисбаланс. Проявляется она в виде:
повышенной нервозности, тревоги, переживаниях, сомнениях по поводу результата;
постоянного прокручивания в мыслях различных исходов события (и что удивительно, негативные исходы значительно преобладают над позитивными и желаемыми);
нетерпения;
суеты (бессмысленной и раздражающей самой по себе);
неуверенности в благополучном исходе, хотя вы сделали все как надо;
заниженной оценке своих возможностей;
и в итоге, неосознанном согласии с неудачей.
В таких случаях сама жизнь будет любыми путями эту важность снижать. Например, если у вас есть цель, и вы с ней «носитесь как ненормальный» (т.е. она для вас очень важна), сама жизнь будет препятствовать ее достижению. Окружающие в этих случаях говорят: «Не парься, отпусти ситуацию». Но сказать просто, а вот КАК это сделать. Оказывается тоже просто, только надо этому научиться. Поэтому человеку, желающему достигать своих целей, быть уверенным в успехе и уметь сохранять спокойствие, просто необходимо иметь в запасе несколько простых и эффективных способов снижения важности. (Подробнее о важности вы можете узнать в инете, задайте вопрос в поисковике).
На самом деле таких способов много. Ниже перечислены все способы, которые мне удалось собрать на сегодняшний день. Их много, и они очень разные. Поэтому Вы можете выбрать себе те, которые понравятся Вам и, ГЛАВНОЕ, действительно помогут Вам снижать важность. Я думаю, что, со временем, копилка будет пополняться.
Так что сохраните у себя ссылку на эту страницу – в случае, если почувствуете, что ваша важность поднимает голову или встает во весь рост, сразу сюда. С таким арсеналом способов снижения важности и отпускания ситуации, никакая важность не посмеет даже выглядывать из-под плинтуса.
И кстати, если у Вас есть свой способ снижения важности, присылайте на мой ящик. Я обязательно размещу его здесь. Это будет Ваш вклад в эту копилку и в спокойствие всего человечества.
Способ 1. Запасной вариант.
В любой ситуации у Вас должен быть «план Б». Сделать это просто. Достаточно ответить себе на вопрос: «Что я буду делать, если не достигну этой цели или событие не случится?». Наличие запасного варианта значительно снижает важность. А если еще Вы запасетесь «планом С» и «планом Д», то это и вовсе прихлопнет важность в момент.
Способ 2. Переключение внимания.
Размышления о результатах в разы повышают важность, потому что перебирание в голове возможных вариантов неминуемо приведет к возникновению сомнений и переживаниям. Даже простое обдумывание будущего результата значительно отодвигает время его осуществления. Этот способ очень прост – НЕ ДУМАЙТЕ о результате, выкиньте из головы любые мысли о нем. Полностью переключитесь на что-то другое. Это может быть интересные книги или фильмы, приятное общение, физическая или интеллектуальная деятельность и многое другое. Если все-таки не получается отвлечься от мыслей, воспользуйтесь следующим способом.
Способ 3. Думайте о процессе, а не о результате.
Сконцентрируйтесь на том, ЧТО надо сделать, для достижения желаемого результата, и на самих действиях. Постоянно контролируйте свои мысли и не давайте им перескакивать на результат. Все ваше сознание должно занимать только – что и как вам нужно делать.
Способ 4. Моделирование и анализ сложных ситуаций.
Если завышенная важность связана с вашим поведением при общении с другими людьми, то снизить ее можно простым мысленным моделированием. Представьте себе будущую ситуацию и проиграйте в голове – как вы будете себя там вести, что будете говорить и отвечать другому человеку, как поступите в случае неожиданностей и т.д. Обратите особое внимание на моменты, где для вас начинаются трудности, и проанализируйте – из-за чего они возникают. Продумайте различные варианты своего поведения и проиграйте ситуацию несколько раз, пока не найдете вариант, который вас полностью устраивает. Когда мы делаем что-то впервые, важность может зашкаливать из-за новизны происходящего. Вспомните примеры из своей жизни. Когда мы делаем то, что нам привычно и знакомо, и уверены в результате и в своих силах, никакого беспокойства не возникает.
Способ 5. Магический обряд отпускания ситуации.
Сразу оговорюсь. В этом способе нет никакой магии. Но не смотря на его простоту и своеобразную «детскость», магическим его можно назвать из-за высокой эффективности. Использовать его можно в нескольких вариантах.
Закройте глаза и представьте, как вы наполняете воздушный шар энергией своей цели, желаемого результата или желания. Цвет и размер – выбирайте по желанию. Перевяжите шар красивой лентой и отпустите его. Смотрите, как он улетает все выше и выше, превращается в точку и исчезает. Знайте, он отправился на встречу с возможностями.
Вар.2 – Реальные действия.
Если не любите визуализировать, или хотите реальных ощущений, купите шар, наполненный гелием. Напишите на листе свою цель и прикрепите его к шарику. Далее проделайте в реале все то же самое, как и в предыдущем варианте предлагалось делать в воображении.
Вар.3 – Ритуал (для тех, кому нужно основательно и со 100% успехом)
Воздушный шар успеха:
Этот магический обряд пришел из Китая. Он обладает магической аурой, которая поможет вам достигнуть успеха во всем, чего пожелаете. В Китае желания отправлялись по воздуху в надежде, что послание дойдет до божества. Данная магическая атмосфера направлена на личный успех, фортуну и счастье.
Дождитесь ветреного дня.
Отыщите холм или другое возвышенное открытое место.
Возьмите зеленый шар и привяжите к нему длинную ленту.
Когда выйдете на холм, возьмитесь за конец ленты и подумайте о переменах в своей жизни и желаниях, которые вы хотите осуществить посредством данного ритуала.
Для каждого загаданного желания завяжите на ленте по узелку.
Представьте, что ваша энергия проходит в шар сквозь ленту, а оттуда – в открытое небо.
Побегайте с шаром, размышляя о своих желаниях.
Остановитесь на том месте, где почувствуете себя уютно, и пройдите шесть кругов по часовой стрелке.
Когда закончите, развяжите завязанные узелки и отпустите шарик, наблюдая за ним до тех пор, пока он не исчезнет из виду.
В скором времени ваши мечты о достижении успеха воплотятся в действительность.
Способ 6. Буквальные действия.(Симорон)
Это скорее не способ, а группа способов, основанных на буквальном понимании слов «снижение важности», «снятие важности», «отпускание ситуации». Не смотря на кажущуюся абсурдность, их эффективность иногда намного выше, чем у вышеперечисленных способов вместе взятых.
Способ 7. Самый важный и серьезный способ – ЮМОР.
Юмор – это само отрицание важности, карикатура на важность. Если вы способны посмеяться ПО-ДОБРОМУ над собой, своей целью, своей жизнью и над другими, то никакая завышенная важность Вам не грозит.
Как вариант этого способа – доведение цели или ситуации до абсурда. Преувеличьте ее настолько или добавьте таких элементов, чтобы картина перестала быть реалистичной, а стала комичной. Об удачном применении этого способа будет свидетельствовать чувство легкости и уверенности в результате.
Способ 8. Чисто механический.
Очень часто завышенная важность выражается на физической и эмоциональной уровне в виде напряжения. Этот способ помогает убрать напряг и расслабиться.
Возьмите ручку, бумагу, и пишите свое желание или свою цель, повторяя его многократно. Например – «хочу домик в деревне, хочу домик в деревне, хочу домик в деревне, хочу домик в деревне и т.д., и т.д.». Пишите, пока не почувствуете внутри себя спад напряжения. Часто становится как-то спокойно, даже может захотеться спать, иногда как бы что-то «перегорает» внутри. Все это очень четко чувствуется – просто не хочется больше писать и все. Или вдруг захочется чем-то заняться, покушать, иногда – поплакать, или просто станет скучно…
Листок не выбрасывайте, не сжигайте, просто подальше спрячьте с глаз долой. Тут важна одна тонкость – вовремя остановиться, не дойти до ощущения тошноты. Это очень важно, если вам стало нехорошо, значит, переборщили с выписыванием, удалили не только свое эмоциональное напряжение, но и само желание. Оно в этом случае может не сбыться. Как ощутили спад напряжения, почувствовали легкость, так и заканчивайте писать!
(Проверила этот способ на себе (как и все остальные) и могу сказать, что с его помощью не только важность снижается, но и появляются свежие идеи для достижения поставленной цели намного легче и быстрее. Причем ощущение такое, что эти идеи лежали на поверхности, я на них смотрела, но не видела. Это вполне объяснимо. Напряжение и важность отвлекают от цели, заси засоряют мышление. Уже хотя бы поэтому нужно уметь от них избавляться).
Что важно, а что — срочно?
Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.
Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.
Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:
Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.
Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.
К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.
Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.
Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.
Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.
Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?
К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.
В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.
Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.
Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.
Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.
Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».
Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.
Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.
А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.
Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.
Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.
Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?
Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.
Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.
Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.
Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.
Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.
Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.
Решений у этой проблемы несколько.
Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.
Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.
Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.
Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.
