Неверный чек ККТ — основание для коррекции
Все люди ошибаются, а не ошибается лишь тот, кто вообще никогда не работает. Не обошла соответствующая обыденная практика и кассиров, работающих с новыми онлайн-кассами.
Чтобы понять алгоритм исправления ошибочно пробитого чека, необходимо обратиться к положениям закона «О применении контрольно-кассовой техники (ККТ/ККМ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Для изменений в уже осуществленных расчетах понадобится их коррекция или возврат прихода. С этой целью предусмотрены отдельные операции по онлайн-кассе с одноименными названиями, сопровождающиеся изготовлением специальных документов — чека коррекции или чека возврата прихода.
Поэтому ответ на вопрос: «Как оформить ошибочно пробитый чек» — таков: необходимо осуществить операцию по коррекции ранее произведенных расчетов или возврату прихода.
Важно! Схема исправления с использованием чека коррекции допустима при использовании пользователем форматов фискальных документов версии 1.1. При использовании версии 1.05 для исправления ошибки в виде некорректно сформированного кассового чека чек коррекции не применяется, а используется чек с признаком расчета «возврат прихода» (письмо ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@).
Корректировать расчеты по онлайн-кассе придется, если есть:
Далее мы объясним, почему необходимо исправлять ошибки в расчетах по онлайн-кассе.
Налоговики способны дистанционно разглядеть ошибки в кассовых расчетах
Применение онлайн-касс ставит фискальное взаимодействие коммерсантов и налоговиков на новый современный уровень. Теперь последним необязательно выходить на проверку, чтобы выявить ошибки в кассовых расчетах. Это достигается за счет обмена информацией между 4 участниками процесса:
Покупатель, приобретая товар, получает чек ККМ. Он вправе проверить его реквизиты через специальное приложение и направить налоговикам информацию о нарушении. Кассир, работающий на онлайн-кассе, передает сведения о пробитом чеке ОФД. Последний принимает эти сведения, подтверждает факт получения данных и хранит их. Основное же предназначение ОФД — это связующее звено между владельцем онлайн-кассы и налоговиками, которым он в установленные сроки направляет полученные сведения.
В процессе контроля за полученными сведениями налоговая служба выявляет правонарушения, направляет владельцам кассовых аппаратов необходимые для исполнения предписания и привлекает их к ответственности.
Так в кратком изложении выглядит современный процесс взаимодействия между налоговым органом и другими лицами, задействованными в процедуре применения онлайн-касс. Если ошибочно пробит чек по онлайн-кассе, это может оказаться на виду у налоговиков. Целесообразно устранить ошибку до того, как она привлекла их внимание.
Чтобы получить больше информации о взаимодействии с налоговиками, читайте статью «Как получить налоговый вычет при покупке онлайн-кассы?».
Как оформить коррекцию ошибочно пробитого чека?
Выше мы выяснили, как оформить неправильно пробитый чек и для чего это нужно. Теперь рассмотрим порядок изготовления чека коррекции (при использовании ФФД 1.1).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Используйте чеки коррекции в следующих ситуациях:
1)вы самостоятельно обнаружили ошибку в чеке в присутствии покупателя (клиента);
Еще 5 ситуаций, когда требуется оформить чек коррекции смотрите в К+. Получить пробный доступ можно бесплатно.
Его следует оформить в промежутке между отчетами об открытии смены в работе кассы и закрытии такой смены (без ограничения по датам).
При формировании чека коррекции особое внимание следует обратить на заполнение следующих реквизитов:
Порядок заполнения этих и других реквизитов чека коррекции в зависимости от ситуации расшифрован в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Исправление ошибки необходимо оформить сопроводительным документом. Им может быть объяснительная кассира или акт о проведении операции по корректировке расчетов. В документе следует отразить факт ошибки в расчетах и причины корректировки.
Факт выявления неучтенной операции влечет для виновного лица ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. Оформление чека коррекции до выявления этого факта налоговиками может помочь избежать ответственности. Это следует из примечания к данной норме.
Оформление чека возврата прихода
Такая операция понадобится, когда в первоначально выбитом чеке ошибочно указано больше денежных средств, чем требуется (при использовании ФФД 1.05). Возврат прихода для неверно пробитого чека вернет ситуацию в исходную точку. В новом чеке следует отразить данные, аналогичные указанным в ошибочно пробитом кассовом чеке. Затем пробивается новый кассовый чек с правильной информацией. То есть в этом случае, в отличие от коррекции, операция не исправляется, а полностью аннулируется.
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Возвратный чек также используется в случае выплаты покупателю денег за возвращенный товар независимо от того, какую версию ФФД вы применяете.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
При оформлении операции возврата прихода следует отразить фискальный признак ошибочного чека ККМ, чтобы налоговики не требовали дополнительных пояснений и представления копии заявления покупателя о возврате уплаченных денег.
Важно уяснить, что проведение этой операции необязательно делать в день ошибки, т. к. соответствующее ограничение законом не установлено. Если же ошибку не исправить вовсе, то возможно применение санкций по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.
Аналогичной операцией можно устранить и иные ошибки в чеке, не связанные с занижением выручки. Примером такой ситуации может быть неотражение в чеке НДС тогда, когда он должен быть указан. В такой ситуации также следует оформить операцию возврата прихода до обнаружения ошибки инспекторами.
Не следует оформлять возврат прихода для устранения операций, проведенных в период возникновения перебоев со связью, т. к. подобные явления не отражаются на работе кассы. Фискальный накопитель хранит необходимую информацию в течение 30 дней и самостоятельно направит ее ОФД, когда связь наладится. Проведение же в этом случае дублирующей операции повлечет необходимость оформления чека коррекции.
В дополнение посмотрите видео в материале «Как сделать возврат денег за покупку по онлайн-кассе?».
Итоги
Совершение ошибки при работе с онлайн-кассой не является причиной для паники. Важно заметить и устранить такую ошибку до того, как на нее обратили внимание налоговики. В этом случае ответственность за нарушение не наступит. Устранение, в зависимости от вида ошибки, оформляется либо чеком коррекции, либо операцией возврата прихода. Если самостоятельного исправления изъянов в работе с кассой вовремя не происходит, возможно применение санкций со стороны налогового органа.
Если у вас появилась необходимость снять онлайн-кассу с учета, читайте статью «Как выглядит заявление на снятие с учета ККМ — образец».
Как избежать штрафа, если кассир ошибся?
Что бывает, если продавец забыл выбить чек или по ошибке обозначил в чеке меньшую сумму? В этой ситуации фактическая выручка магазина превышает выручку, о которой ФНС знает по сведениям с кассы. У налоговой появляется основание считать, что вы не применяли онлайн-кассу. Узнайте, как действовать кассиру в разных случаях и скачивайте шпаргалку.
Штраф за неприменение ККТ обозначен в п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. ИП штрафуют на четверть суммы, проведенной без кассы, но не меньше 10 тыс. рублей. Штраф для юрлиц составит три четверти суммы расчета, проведенного без ККТ, но не меньше 30 тыс. рублей. Неоднократные нарушения караются приостановлением деятельности на срок до 90 суток.
Чтобы избежать штрафа, нужно самостоятельно выявить и устранить ошибку до того, как о вашем нарушении узнает ФНС. Если налоговая уже выявила факт неприменения онлайн-кассы, придется не только исправить ошибку, но и заплатить штраф.
Исправление ошибки заключается в том, что кассир оформляет соответствующий чек, и ФНС получает его от кассы. Тип чека зависит от причины ошибки и от того, присутствует ли покупатель в момент исправления ошибки. Шпаргалка для скачивания.
Какие ошибки может совершить кассир и что делать
При расчете не применили ККТ. Например, касса не работала из-за отключения электричества или продавец провел оплату через эквайринговый терминал и забыл создать кассовый чек.
Создайте чек коррекции
Если ФНС уже зафиксировала факт нарушения и прислала вам предписание, коррекция происходит иначе и от штрафа она не защищает.
Создавайте чеки коррекции, чеки при продажах, возвратах, авансовых платежах. Попробуйте бесплатно один месяц.
Расчет был через ККТ, но сумма в чеке отличается от полученной. Кассир пробил неверную сумму, например 100 рублей, а получил 500 — в кассе возникла неучтенная выручка. Продавец мог указать не тот способ оплаты или несколько раз отбил один и тот же чек, потому что касса замяла чековую ленту.
Создайте чек «Возврата прихода»
Обычно кассир создает такой чек, когда покупатель возвращает товар.
Если покупатель присутствует при оформлении
Если покупатель ушел
Расчет был через ККТ, но сумма чека оказалась больше суммы оплаты. Например, кассир указал в чеке 500 рублей, а получил 100 — в кассе недостача.
Чек не нужен
Недостача не оформляется чеками, ФНС не считает эту ситуацию нарушением и санкций не применяет.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Что делать, когда сумма в X-отчете не совпадает с суммой в кассе?
Выравнивание денежных средств следует использовать при неверно произведённых процедурах инкассации, внесения либо изъятия денежных средств из кассы.
⚡ Если суммы в X-отчете и в кассовом ПО не совпадают по причине некорректной работы кассы (задвоились чеки, при проведении чеки не отобразились в проведенных, сбои при проведении через банковский терминал) — данную процедуру производить нельзя, так как будут расхождения с чеками в ОФД.
⚡ Если в ходе выравнивания денежных средств на кассе в личном кабинете МТС Касса стали отображаться некорректные суммы — обратитесь в службу технической поддержки.
Как работает
Необходимо распечатать X-отчет и сравнить с денежными средствами в кассовом ПО:
В X-отчете верная сумма
1. Откройте Меню → Настройки → Оборудование и выберите в разделе Модель ККТ пункт «Отсутствует»;
2. Осуществите изъятие лишней суммы из кассы;
3. Верните модель ККТ в настройках кассы;
4. Распечатайте X-отчет и сверьте с суммой в кассе.
1. Откройте Меню → Настройки → Оборудование и выберите в разделе Модель ККТ пункт «Отсутствует»;
2. Внесите недостающую сумму в кассу;
3. Верните модель ККТ в настройках кассы;
4. Распечатайте X-отчет и сверьте с суммой в кассе.
В случае, если после продажи чек отобразился в личном кабинете ОФД, но при этом отсутствует в кассе (пункт «Проведенные чеки»), то необходимо произвести выравнивание денежных средств в зависимости от способа оплаты:
⚡ Если в чеке содержалась алкогольная или маркированная продукция, то обратитесь в службу технической поддержки.
1. Откройте Меню → Настройки → Оборудование и выберите в разделе Модель ККТ пункт «Отсутствует»;
2. Выполните продажу на сумму чека, который не записался в кассу;
3. Верните модель ККТ в настройках кассы;
4. Распечатайте X-отчет и сверьте с суммой в кассе.
Данные действия выполняются в случае, когда при продаже с безналичным способом оплаты операция прошла успешно по эквайрингу (т.е. денежные средства зачислились на расчетный счет), чек отобразился в личном кабинете ОФД, но при этом отсутствует в кассе.
1. Откройте Меню → Настройки → Оборудование и выберите в разделах Модель ККТ и Платежный сервис пункт «Отсутствует»;
2. Выполните продажу на сумму чека, который не записался в кассу;
3. Верните модель ККТ и платежный сервис в настройках кассы;
4. Распечатайте X-отчет и сверьте с суммой в кассе.
В X-отчете неверная сумма
1. Откройте сервисную утилиту MSPOS-Expert ;
2. В окне авторизации укажите пароль (по умолчанию, пароль состоит из последних 4 цифр серийного номера оборудования) и нажмите кнопку Вход ;
3. Откройте раздел Чеки ;
4. Во вкладке Внесение/Изъятие выберите тип операции «Внесение» и нажмите кнопку Открыть чек ;
5. Выберите тип оплаты, в поле «Стоимость» укажите недостающую сумму и нажмите кнопку Внесение/Изъятие ;
⚡ Нажать кнопку следует только один раз, для исключения повторного внесения денежных средств.
6. Нажмите кнопку Закрыть чек ;
7. Распечатайте X-отчет и сверьте с суммой в кассе.
1. Откройте сервисную утилиту. Для этого нажмите кнопку ККТ ;
2. Укажите номер кассира и пароль (стандартный номер: 99; пароль: 99) и нажмите кнопку Вход ;
3. Откройте меню и выберите раздел Касса ;
4. Перейдите в раздел Внесение ;
5. Укажите недостающую сумму и нажмите Внесение ;
6. Распечатайте X-отчет и сверьте с суммой в кассе.
⚡ На устройстве недоступно выравнивание денежных средств через сервисную утилиту. В этом случае возможно только обходное решение.
1. Откройте Меню → Настройки → Оборудование и выберите в разделе Модель ККТ пункт «Отсутствует»;
2. Осуществите изъятие разницы из кассы;
3. Верните модель ККТ в настройках кассы;
4. Внесите разницу в кассу;
5. Распечатайте X-отчет и сверьте с суммой в кассе.
1. Откройте сервисную утилиту MSPOS-Expert ;
2. В окне авторизации укажите пароль (по умолчанию, пароль состоит из последних 4 цифр серийного номера оборудования) и нажмите кнопку Вход ;
3. Откройте раздел Чеки ;
4. Во вкладке Внесение/Изъятие выберите тип операции «Изъятие» и нажмите кнопку Открыть чек ;
5. Выберите тип оплаты, в поле «Стоимость» укажите лишнюю сумму и нажмите кнопку Внесение/Изъятие ;
⚡ Нажать кнопку следует только один раз, для исключения повторного изъятия денежных средств.
6. Нажмите кнопку Закрыть чек ;
7. Распечатайте X-отчет и сверьте с суммой в кассе.
1. Откройте сервисную утилиту. Для этого нажмите кнопку ККТ ;
2. Укажите номер кассира и пароль (стандартный номер: 99; пароль: 99) и нажмите кнопку Вход ;
3. Откройте меню и выберите раздел Касса ;
4. Перейдите в раздел Инкассация ;
5. Укажите лишнюю сумму и нажмите Выплата ;
6. Распечатайте X-отчет и сверьте с суммой в кассе.
⚡ На устройстве недоступно выравнивание денежных средств через сервисную утилиту. В этом случае возможно только обходное решение.
1. Откройте Меню → Настройки → Оборудование и выберите в разделе Модель ККТ пункт «Отсутствует»;
2. Осуществите внесение разницы в кассу;
3. Верните модель ККТ в настройках кассы;
4. Распечатайте X-отчет и сверьте с суммой в кассе.
Обороты по документам и проводкам не совпадают
Сейчас я покажу как найти причину распространённой ошибки в кассовой книге 1С:Бухгалтерии, а именно ошибку «Обороты по документам и проводкам не совпадают«. Ошибка эта встречается часто, а исправляется очень просто. Давайте посмотрим сначала, что вообще означает эта ошибка в кассовой книге 1С.
Причина возникновения ошибки «Обороты по документам и проводкам не совпадают»
Собственно, у Кассовой книги 1С есть минимум две причины, по которым выдаётся эта ошибка. Одна из них мало распространена и я укажу на неё позже. Сейчас посмотрим наиболее распространённую причину.
Типовые ошибки учёта рассмотрены в нашем специальном по конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (240 уроков, 42 часа). Посмотрите примеры нескольких уроков, учебный план видеокурса и часть сквозной задачи!
Как видно из текста ошибки, 1С не нравится, что суммы оборотов по проводкам бухгалтерского регистра и проведённым документам отличаются. Отличие может быть на миллион рублей или всего на одну копейку — разницы нет. Поскольку речь идёт о кассовой книге, то под «документами» подразумеваются приходные и расходные кассовые ордера. Что же касается проводок, то здесь учитываются все проводки по счёту 50, которые могут быть не только в ПКО и РКО, о чём многие забывают или вообще не знают. Также не забываем, что кассовая книга при выводе ошибки указывает и дату, в которой выявлено несовпадение оборотов по проводкам и документам.
Учитывая всё вышесказанное, можно сделать вывод, что 1С анализирует наличие проводок по и ищет соответствующие этим проводкам ПКО и РКО. И если, к примеру, проводки есть, а документа нет, то вот тогда и выдаётся ошибка о несовпадении оборотов. Также возможен вариант, когда и проводка и документ есть, но суммы в них не совпадают. Кассовая книга начитает ругаться, и пользователь благополучно лезет в интернет.
Всё это — наиболее распространённая причина ошибок при формировании кассовой книги. Однако, есть и вторая причина. Аналогичная по тексту ошибка показывается в том случае, если 1С обнаружит, что в некоторых днях сумма остатка по кассе оказалась меньше нуля. Ситуация, прямо скажем, маловероятная. Однако, учитывая то, что 1С Бухгалтерия допускает проведение расходных операций, в результате которых остаток в кассе может стать отрицательным, такую вероятность исключать не стоит.
Приведённая вторая причина выдачи кассовой книгой ошибки о несовпадении сумм оборотов по проводкам и документам встречается не во всех версиях 1С. Вы можете легко проверить, есть ли это в вашей версии — создайте РКО с суммой, превышающий остаток по кассе, после чего сформируйте кассовую книгу. Если 1С не будет ругаться, то значит на это не реагирует.
Как исправить эту ошибку в кассовой книге
Отрицательный остаток по кассе я тут комментировать не буду, потому что тут всё и так ясно. Займёмся причиной номер 1.
Для исправления ошибки несовпадения оборотов нужно найти на указанную кассовой книгой дату все документы с проводками по 50-му счёту и посмотреть, соответствуют ли этим проводкам ПКО/РКО; также проверить, чтобы суммы в проводках и ПКО/РКО были верными и совпадали. Если ошибка выдаётся для нескольких дат, то проверить все.
Приведу пример. Допустим, вы оформили Отчёт о розничных продажах. Сам по себе этот документ УЖЕ содержит проводку по счёту 50. Таким образом, если провести Отчёт о розничных продажах, но не создать соответствующий ему приходный кассовый ордер, то проводка по кассе будет, а вот документа (т.е. ПКО) — нет! В таком случае обороты по проводкам и документам как раз и не совпадут на сумму имеющейся в «Отчёте. » проводки по счёту 50. Вот кассовая книга и будет об этом сообщать.
Как избежать ошибок в учёте
Стоит внимательно следить за тем, чтобы каждой проводке по кассе соответствовал ПКО/РКО. Сложного тут ничего нет.
Кстати, я привёл выше один пример операции, при котором в кассовой книге возникает ошибка «Обороты по документам и проводкам не совпадают». Есть и другие случаи, не столь очевидные. Так что не теряйте бдительности!
Рассмотрение ошибок кассовой книги входит в курса, с которым вы можете ознакомиться на сайте.
Кассовый разрыв: основные понятия
Аудиоверсия этой статьи
Хотя бы раз каждый предприниматель оказывался в ситуации, когда касса никак не сходится. Разбираемся, как правильно отслеживать денежные потоки, чтобы избежать кассовых разрывов.
Кассовый разрыв – ситуация, в которую попадает прибыльная компания. По бухгалтерским документам деньги есть, а фактически они не поступили на счета. Компания не может расплатиться с персоналом или контрагентами.
Бухгалтер с финансовой ответственностью
Instagram Деловой среды
Деловая среда в Instagram — подписывайтесь, чтобы получать порцию пользы каждый день!
Причины кассового разрыва
Проблема «потерянных» денег — в учете. Чтобы точно отслеживать движение денежных средств в реальном времени, бухгалтерского учета недостаточно. Можно купить оборудование в мае, а заказ и документы получить в июне. В бухгалтерском учете это будет расход июня. А по факту деньги компания заплатила контрагенту в мае.
Потому что бухгалтерский учет представляет предприятие как целое и отражает то, что уже произошло. Отчетность нужно сдавать раз в квартал, а понимать финансовое положение — каждый месяц. В этом помогает управленческий учет.
Управленческий учет дает четкий ответ на вопрос: «Где деньги?» в каждый момент времени и позволяет:
видеть историю расходов по статьям и понимать, сколько потратили на рекламу, топливо, аренду
планировать доходы и траты, чтобы избежать кассового разрыва — ситуации, когда нужно платить поставщику, а денег нет
понимать, какие направления бизнеса и товары приносят прибыль, а какие — убытки.
Что делать, если вы попали в кассовый разрыв
История 1. Степан занимается оптовыми продажами запчастей. Покупатели были довольны, компания росла как на дрожжах. Открыл филиалы в трех городах. У Степана была хорошая репутация: он вовремя возвращал долги и выплачивал зарплату. Но чем больше становилось его дело, тем труднее было держать все в уме.
Потом у Степана упали продажи: на его территории появился крупный конкурент. Доходов Степана хватило на оплату обязательств и расчет с командой. Сам Степан не заработал ничего. Хорошо, не ушел в минусовой баланс.
Однажды во входящих появилось напоминание от лизинговой компании. Нужно было оплатить годовой страховой взнос. Срок оплаты: одна неделя. О ноу, денег нет. Похоже, это и есть кассовый разрыв, о котором Степан до этого знал только в теории.
История 2. Иван занимается производством спецодежды. Пришел большой заказ на изготовление спецовок, при этом клиент попросил отсрочку платежа на 30 дней – с даты, когда заказ будет отгружен. У Ивана было достаточно ткани для пошива спецодежды, также было 300 000 рублей на счетах, поэтому заказ пустили в работу. Два дня спустя главбух сообщила, что нужно заплатить 200 000 рублей за новое оборудование, которое вот-вот поставят. Иван заплатил – на счетах осталось 100 000 рублей. Иван выполнил заказ, отправил клиенту. Начался отсчет 30-и дней, однако 10 дней спустя надо было выдать зарплату сотрудникам в размере 200 000 рублей. В итоге – кассовый разрыв 100 000 рублей, который Иван покрыл за счет кредита.
У кассового разрыва много лиц. Путь, по которому к дефициту средств пришли наши герои, не единственный. Вот самые популярные причины кассового разрыва.
Отсутствие платежного календаря. Распространенное явление в предпринимательской среде — откладывать платежи на «потом, когда ситуация будет получше». Но «потом» приходит напоминание о срочной оплате: страховки, налога, долга, а денег в кассе нет. Причины могут быть разные: от оттока части клиентов к конкуренту, как в случае Степана, до ряда оплат, связанных с премиями, выплатами поставщикам, годовыми отчетами, и т.д.
Просрочена оплата поставщику. Если нет оплаты, поставщик перестает отгружать товар. Предприниматель начинает терять продажи, так как не может реализовывать заказы клиентов. Прибыль сокращается. Денег не хватает, чтобы покрывать текущие расходы.
Наступает непредвиденная ситуация: сломался автомобиль доставки. Нужен дорогостоящий ремонт. Денег в кассе и на счетах нет. Резерва тоже нет. Привет, кассовый разрыв.
Денег в обороте не хватает, чтобы платить по счетам. Предприниматель вводит заемный капитал. Компания поглощает его быстро и незаметно. Ситуация не меняется, денег также не хватает. Только теперь к обязательствам добавился долг и проценты по кредиту.
Молодая компания не вызывает доверия у поставщиков. Они не готовы давать товар в рассрочку «неокрепшей пташке». Товар приходиться покупать по предоплате. Рынок устроен так, что конкуренты продают с отсрочкой платежа. Чтобы выжить, компания N делает тоже самое. Оставаться на плаву можно, если постоянно вводить деньги в оборот. Или наступит кассовый разрыв.
Сезонность бизнеса — еще один всадник кассового разрыва. У дистрибьютера рыбы и морепродуктов высокий сезон с сентября по апрель. С мая по август продажи сокращаются наполовину. Но остаются постоянные расходы и обязательства. Если не предусмотреть это и не подготовиться, наступит кассовый разрыв.
