Как подключить ЭДО — электронный документооборот: пошаговая инструкция
Система электронного документооборота позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании. Перечень доверенных организаций-операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которую этот оператор предлагает для обмена электронными документами называется Диадок.
Зачем подключаться к ЭДО?
Организации переходят на электронный документооборот, если они хотят:
Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать?
Некоторые организации не прибегают к услугам операторов ЭДО, полагая, что проще обмениваться электронными документами по обычной электронной почте. Но это не совсем верно. У системы электронного документооборота через операторов ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ:
1. Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами. Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или представить в качестве доказательств в суд.
2. Оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.
3. Отправитель видит статус переданного документа. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан.
Подключение к ЭДО: пошаговая инструкция
Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?
Шаг первый: внести изменения в учетную политику. Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. « Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры ».
Шаг второй: составить схему документооборота. Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.
Шаг третий: решить, как организовать работу. На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.
Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.
Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.
Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:
Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.
Шаг четвертый: подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.
Шаг пятый: приобрести электронную подпись. В целях безопасности Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сертификат квалифицированной электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю.
Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.
С кем можно работать в ЭДО после подключения?
Обмениваться электронными документами можно со своими контрагентами и государственными органами. Если контрагент использует другую систему ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, могут отправлять друг другу электронные документы. В Диадоке есть автоматическая настройка роуминга с большинством операторов электронного документооборота. Если в списке нет оператора, с которым работают ваши контрагенты, его можно подключить отдельно.
МосЭДО: ЭДО правительства Москвы
Электронный документооборот (ЭДО) внедряет не только бизнес. На него переходят органы власти, государственные и муниципальные учреждения. В числе лидеров по количеству пользователей, подключенных организаций и объему данных — система электронного документооборота (СЭД) правительства Москвы (МосЭДО, Mosedo).
Функциональность МосЭДО
Главная задача системы электронного документооборота МосЭДО — автоматизировать документооборот органов власти столицы, аппарата мэра, правительства и подведомственных организаций. ЭДО правительства Москвы включает служебные документы, обращения граждан и организаций и связан с порталом госуслуг Москвы Мос.ру (mos.ru). Пользователи МосЭДО — должностные лица органов власти, госслужащие, работники столичного правительства и госучреждений.
Среди функций МосЭДО:
В системе электронного документооборота МосЭДО организовано и систематизировано движение электронных документов на каждом этапе — от создания до исполнения. Благодаря подключению к СЭД всех органов исполнительной власти, а также подведомственных государственных учреждений сотрудники могут обмениваться служебной информацией и работать с обращениями госслужащим разных подразделений.
Новые возможности с Диадоком
Опции, которые предоставляют СЭД, помогают автоматизировать внутреннее делопроизводство. Но для работы с контрагентами такие системы не подойдут. Для внешнего документооборота понадобится внедрение системы электронного документооборота (ЭДО).
Одна из них — Контур.Диадок. Диадок вариативен в вопросе внедрения в работу организации. Его можно подключить параллельно и вести внутренний документооборот в СЭД, а внешний — в системе ЭДО. Также возможны интеграция двух систем и наладка работы с документацией в едином информационном пространстве.
В Диадоке гарантируется безопасная передача данных — благодаря шифрованию их невозможно перехватить, подменить. Диадок поможет бизнесу или государственной организации наладить ЭДО с контрагентами, не меняя привычную схему работы.
Настроим безопасный и быстрый обмен электронными документами
Что нужно знать про обмен электронными документами
Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.
Короче
Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Например
У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.
Что такое электронный документ
Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.
Например
Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.
Где взять электронную подпись
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Как работает электронная подпись
Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.
Простая или неквалифицированная подпись
Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.
Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.
Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ
Квалифицированная подпись
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Сколько стоят электронные документы
Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.
Как регистрировать документы в ЭДО
Из нашей статьи вы узнаете:
Правила регистрации документов
Регистрация документа — это запись сведений и статуса: создан, отправлен, получен. У записи есть регистрационный номер и другие характеристики.
Регистрационные данные хранятся в информационно-поисковой системе. Её называют базой данных, в которой можно найти документ по дате и времени, типу, статусу и другим параметрам.
Регистрационный номер ― это код документа в базе данных организации. В СЭД регистрации необходимо выполнять один раз, но бывают и повторные регистрирования, которые негативно влияют на производственные процессы.
Кроме регистрационного номера, формы имеют обязательные и дополнительные реквизиты.
Каждая организация сама определяет дополнительные реквизиты, которые вносят в базу электронного документооборота.
Однократное регистрирование
Вот, как первично фиксировать документы:
Рекомендации разработаны для федеральных структур, но никто не запрещает использовать их в ЭДО коммерческих организаций.
Повторное регистрирование
Повторно зарегистрировать один и тот же документ невозможно, но на практике такое случается.
Например, так получается с файлами между отделами и филиалами — у каждого отдела операция имеет разные номера. Ещё повторная регистрация пригодится, когда одни и те же данные поступают в разной форме. Например, сначала по имейлу, по ЭДО, а затем курьером. Подлинник и копия регистрируются разными номерами.
В разных номерах легко запутаться. Поэтому единственный способ оптимизировать документооборот ― однократная запись. Защититься от дублей поможет система ЭДО.
Регистрации документов в СЭД
В СЭД создается своя первичная запись ― регистрационно-контрольная карта (РКК), в которой данные заполняются сразу. Ещё к РКК прикрепляется документ-основание.
РКК вместе с приложениями передается между отделами, автоматически записываясь в цифровую картотеку под номером. Над картой могут работать сразу несколько сотрудников из разных отделов. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль должностным лицам.
В единой базе сотрудники могут регистрировать карту для работы с документом в отделах из разных городов. СЭД минимизирует внутреннюю переписку.
Как не вносить данные дважды
На одну операцию поступает несколько бланков, например, сначала по имейлу, а потом бумажный оригинал. Сотрудник осуществляет поиск в информационно-поисковой базе по дате, контрагенту, сумме и иным параметрам. Если найдена РКК, то вновь поступивший бланк прилагают к ней. Если совпадений нет, регистрируют новую карточку.
В разные отделы приходят записи об одной операции. Их необходимо регистрировать под одним номером. При этом запись будет иметь несколько дат поступления в разные отделы. Это отразит сам факт получения нескольких копий, а номер присвоит тот сотрудник, который получит информацию первым.
В одной системе работают сразу несколько компаний. Подобное происходит в крупных холдингах. Одна компания отправляет документ со своим регистрационным номером, другая принимает его, наделяя его своим идентификатором. В этом случае, несмотря на общую базу, это не считается дублем, поскольку в документообороте участвуют два юридических лица. Аналогично стоит воспринимать документооборот между государственными органами как самостоятельными хозяйственными единицами.
Финансовый ЭДО также проходит через несколько отделов компании, обязательно регистрируется в бухгалтерии. Избежать дублей поможет интеграция товарно-учетных программ с единой базой данных.
Переход на обмен виртуальными бланками избавляет от большинства взятых в качестве примера ситуаций.
Простые правила, облегчающие работу с базами данных СЭД
Ведение регистрационного процесса в пределах одного календарного года. С наступлением 1 января нумерацию стоит обнулять. Это позволит избежать больших значений, уменьшить вероятность ошибок при поиске нужной записи. При этом необходимо настроить поиск от свежих карточек к старым.
Использование дополнительных сокращений в номерах. Например, к порядковому значению можно подключить автоматическое проставление символов. Например, счета-фактуры могут иметь вместо № 123 такой код — № 123-СФ. Кадровым бланкам можно присвоить символ К, распоряжениям — Р и так далее.
Единообразие форм. Не вся документация имеет установленные нормативными и законодательными актами формы. Для записей ЭДО стоит разработать единый электронный образец, используемый во всех отделах и подразделениях компании.
Единая процедура обработки входящих данных. Документ может поступить разными способами: цифровыми и бумажными письмами, факсимильными сообщениями, внутренними приказами и т. д. Порядок фиксации данных должен быть един для всех сотрудников компании. Регистрировать входящие данные необходимо сразу при получении, с обязательной проверкой на наличие копий. Для удобства внедряют дополнительный параметр идентификации ― способ поступления. Например, параметр со значениями Ф ― факс, БД ― бумажный документ, ЭП ― электронная почта. Это позволяет присоединять дополнительные данные к существующей РКК.
Заключение
Оптимальными системами считаются сервисы «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО». У каждого из них свои преимущества. «1С-ЭДО» подходит работающим в одной из программ «1С». Это облегчит внедрение сервиса, позволит работать в привычном интерфейсе.
Если компании нужна большая мобильность, рекомендуем «Астрал.ЭДО». Она позволит входить в базу из любой точки, а не только из своего рабочего кабинета. Не понадобится устанавливать дополнительное ПО. Все, что вам нужно, — это стабильный интернет-сигнал, ноутбук или смартфон.
Узнайте, как улучшить ваш бизнес с СЭД, оставив заявку на нашем сайте.
Не создано первичное направление в документах мосэдо что это
от 23 марта 2021 года N 349-ПП
Об информационной системе московского электронного документооборота
1. Утвердить Положение об информационной системе московского электронного документооборота (приложение).
2.2. Аппарат Мэра и Правительства Москвы является уполномоченным органом в части координации использования МосЭДО.
2.3. Государственное казенное учреждение города Москвы «Информационный город» является оператором МосЭДО.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на министра Правительства Москвы, руководителя Департамента информационных технологий города Москвы Лысенко Э.А.
Приложение
к постановлению Правительства Москвы
от 23 марта 2021 года N 349-ПП
Положение об информационной системе московского электронного документооборота
1. Общие положения
1.2. МосЭДО представляет собой государственную информационную систему города Москвы, предназначенную для автоматизации деятельности органов исполнительной власти города Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы и подведомственных указанным органам организаций по созданию, обмену и хранению электронных документов.
1.3. МосЭДО является собственностью города Москвы.
1.4. Основной задачей МосЭДО является обеспечение ведения электронного документооборота по служебным документам, в том числе документам с пометкой «Для служебного пользования», а также по обращениям граждан и организаций в органах исполнительной власти города Москвы, Аппарате Мэра и Правительства Москвы и подведомственных указанным органам организациях.
1.5. Основными функциями МосЭДО являются:
1.5.1. Создание, прием, обработка, отправка и хранение служебных документов, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», в органах исполнительной власти города Москвы, Аппарате Мэра и Правительства Москвы и подведомственных указанным органам организациях.
1.5.2. Прием, обработка и хранение обращений граждан и организаций, поступивших в органы исполнительной власти города Москвы, Аппарат Мэра и Правительства Москвы и подведомственные указанным органам организации, а также подготовка и отправка ответов на них.
1.5.3. Использование средств электронной подписи.
1.5.4. Взаимодействие с информационными системами электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, организаций и иными информационными системами и ресурсами.
1.5.5. Оформление поручений по служебным документам, в том числе протоколам, обращениям граждан и организаций, и контроль их исполнения.
1.5.6. Формирование аналитической отчетности по служебным документам, обращениям граждан и организаций.
1.5.7. Обеспечение возможности работы с электронными документами в удаленном режиме, в том числе с помощью мобильного приложения.
2. Участники информационного взаимодействия
2.1. Оператор МосЭДО.
3. Права и обязанности участников информационного взаимодействия
3.1. Оператор МосЭДО:
3.1.1. Обеспечивает функционирование МосЭДО в соответствии с требованиями, установленными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.
3.1.2. Обеспечивает эксплуатацию и развитие (модернизацию) МосЭДО с учетом предложений органов исполнительной власти города Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы и подведомственных им организаций по согласованию с Уполномоченным органом.
3.1.3. Осуществляет разграничение прав доступа участников информационного взаимодействия.
3.1.4. Осуществляет защиту информации от несанкционированного доступа, искажения или блокирования с момента размещения указанной информации в МосЭДО.
3.1.5. Обеспечивает техническую возможность использования участниками информационного взаимодействия средств электронной подписи в МосЭДО.
3.1.6. Осуществляет организацию технического обеспечения информационного взаимодействия МосЭДО с иными информационными системами.
3.1.7. Производит регистрацию и обеспечивает доступ к МосЭДО пользователей МосЭДО.
3.1.8. Обеспечивает сохранность размещенной в МосЭДО информации, ее резервное копирование, доступность информации для участников информационного взаимодействия, а также в необходимых случаях восстановление информации.
3.1.9. Осуществляет применение организационных и технических мер обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в МосЭДО в целях выполнения требований законодательства Российской Федерации.
3.1.10. Осуществляет консультационную и техническую поддержку участников информационного взаимодействия по вопросам эксплуатации МосЭДО.
3.1.11. Соблюдает требования Регламента.
3.1.12. Не несет ответственности за достоверность информации, внесенной пользователями МосЭДО.
3.2. Пользователь МосЭДО:
3.2.1. Использует МосЭДО в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и города Москвы для внесения и обработки информации в МосЭДО.
3.2.2. Несет ответственность за полноту и достоверность вносимой им в МосЭДО информации.
3.2.3. Соблюдает требования Регламента.
3.2.4. Обеспечивает сохранность и неразглашение учетных данных пользователя МосЭДО, а также недопущение использования функциональных возможностей МосЭДО третьими лицами без согласования с оператором МосЭДО.
3.3. Уполномоченный орган:
3.3.1. В рамках своей компетенции определяет состав и методику обработки данных, содержащихся в МосЭДО.
3.3.2. Формирует и направляет оператору МосЭДО предложения по использованию и совершенствованию функций МосЭДО.
3.3.3. Осуществляет координацию использования МосЭДО.
3.4. Отдельные функции Уполномоченного органа могут быть переданы органу исполнительной власти города Москвы, государственному учреждению города Москвы или иной организации по решению Уполномоченного органа с обязательным уведомлением оператора МосЭДО в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.
