Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы:
Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.
Вот так выглядит уже заполненная матрица:
Самым главным считается квадрат B (важно — не срочно), поскольку задачи из этого квадрата сильнее всего влияют на нашу жизнь. Количество задач в трех других квадратах (А, С, D) рекомендуется сводить к минимуму.
Кто придумал матрицу и почему она так называется
Свое название матрица получила в честь президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:
— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.
Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».
Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.
Как заполнять матрицу
Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.
Важность
Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам ).
Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:
Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.
Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.
Срочность
Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:
Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:
Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.
Алгоритм сортировки задач
Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:
Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:
Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:
Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:
Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.
Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:
В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.
Квадраты матрицы
Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.
Квадрат A (важно — срочно)
Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).
В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.
Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.
Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:
Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать
Что делать с этими задачами
Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.
Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.
В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела ( и благоприятные возможности).
Квадрат B (важно — не срочно)
Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.
Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей
Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.
Что делать с этими задачами
Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики : технику SMART, декомпозицию, группировку
, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.
Квадрат C (не важно — срочно)
Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.
В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.
Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.
Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей
Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.
Что делать с этими задачами
Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:
Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.
Квадрат D (не важно — не срочно)
Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.
В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.
Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.
Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.
Что делать с этими задачами
Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.
Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями
Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять важные дела.
Где создать матрицу Эйзенхауэра
Перечислим самые популярные варианты.
Бумага. Чертим на любом листе бумаги табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.
Канбан. — это заранее размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Этот инструмент помогает сделать матрицу Эйзенхауэра максимально наглядной: задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать К самой матрице можно добавить еще два поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».
Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Вот несколько вариантов:
eisenhower.me. Популярный на Западе для работы с матрицей Эйзенхауэра (русского интерфейса, увы, нет). При желании готовую матрицу можно распечатать, а сами задачи выполнять с помощью техники Pomodoro.
Приложения для смартфона. Есть несколько неплохих приложений для работы с матрицей Эйзенхауэра прямо на смартфоне. Самыми популярными на сегодняшний день являются следующие программы:
Как пользоваться матрицей (основные стратегии)
Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.
Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:
Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.
Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.
Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».
При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.
Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.
Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.
Несколько приемов
1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.
2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.
3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.
4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки ). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.
5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» Задачи из квадрата D можно не маркировать.
6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:
Достоинства и недостатки метода
Достоинства
1. Простота. Матрицу очень легко освоить: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. А чтобы воспользоваться этой техникой, достаточно найти лист бумаги и карандаш. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность.
2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задач и распределению их между четырьмя квадратами. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, этот процесс обычно занимает не более 2–3 минут.
3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, в учебе, в бизнесе Впрочем, универсальность матрицы вовсе не означает, что она всегда дает наилучшие результаты.
4. Подходит для любых горизонтов планирования. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год.
6. Простое определение правильной стратегии. Если в нашем списке дел преобладают задачи из квадрата B и мы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то наши шансы на достижение целей заметно возрастают.
Недостатки
1. Субъективность оценок. Матрица предназначена для быстрой расстановки приоритетов и не подразумевает серьезного анализа задач. Обычно человек просто оценивает их «на глазок», опираясь лишь на свою интуицию.
И здесь открывается необъятный простор для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А задачи, которые связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть.
Пример. Некий менеджер поссорился с коллегой из соседнего отдела. Переполненный эмоциями, он ставит перед собой «очень важную задачу»: срочно написать об этом происшествии у себя в Фейсбуке. В действительности эта задача не просто бесполезная, но даже и вредная: она может привести к дальнейшему развитию конфликта.
2. Дискретность оценок. Матрица Эйзенхауэра подталкивает нас к очень упрощенной классификации задач: «важно — не важно», «срочно — не срочно». Но в реальной жизни между этими крайностями есть множество промежуточных оттенков. Например, таких:
Матрица стирает все эти различия и сводит их всего к двум оценкам. А в результате дела с разной степенью важности и срочности легко могут получить одинаковый приоритет.
3. Не учитываются другие факторы приоритетности. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность задач, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность
4. Не учитывается психологический фактор. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Увы, но это обычно самые сложные и неприятные дела в нашем списке. Человек, который фокусируется исключительно на таких делах, нередко становится жертвой прокрастинации и не делает вообще ничего.
Все, разумеется, зависит от конкретного человека и конкретной ситуации. Но иногда лучше начинать свой день с менее важного, но легкого: это помогает безболезненно «втянуться в работу».
Почему срочное не важно. О самом сложном квадрате в матрице Эйзенхауэра
Когда люди впервые знакомятся с матрицей Эйзенхауэра, то наибольшее затруднение у них обычно вызывает квадрат «срочно — не важно». И если с остальными квадратами все относительно просто, то по этому квадрату сразу возникает масса вопросов:
— А какие в него попадают задачи?
— Почему они не важные, если срочные?
— Что значит «делегируйте их»? Кому?
К сожалению, многие публикации в интернете не отвечают на эти вопросы, а только еще сильнее запутывают читателя. Прочитав в десятый раз про «ненужные телефонные разговоры» и «делегирование», он невольно начинает думать: а имеет ли этот квадрат хоть отношения к моей жизни?
Сегодня мы попробуем разобраться, что на самом деле представляют собой эти «срочные, но не важные дела», что с ними делать и какую роль они играют в нашей жизни.
Сложность 1. Какие это задачи
Рассказывая о квадрате «срочно — не важно», авторы часто приводят следующие примеры задач:
Глядя на эти примеры, читатели хмурятся и думают примерно следующее:
Нет, эти примеры вовсе не плохие. Проблема в том, что они позаимствованы из популярной XX века (например, у Стивена Кови) и описывают лишь некоторые рабочие ситуации, характерные для того времени.
И таких ситуаций у нас, разумеется, может и не быть. Но если мы внимательно посмотрим на свою повседневную жизнь, то обнаружим, что задачи из серии «срочно — не важно» обычно составляют чуть ли не львиную долю дел в нашем расписании.
Вот более актуальные примеры таких задач:
Иными словами, это самые многочисленные и «неистребимые» задачи, на выполнение которых часто и уходит большая часть нашего личного и рабочего времени. И эти задачи действительно срочные: их несвоевременное выполнение может серьезно усложнить нам жизнь.
Сложность 2. Почему они не важные
Увидев такие примеры, многие удивляются:
— Почему эти задачи не важны? Вы хотите сказать, что не нужно заправлять машину? Не нужно платить налоги?!
Нет, все это, безусловно, делать нужно. Если не заправить машину, она никуда не поедет, а если вовремя не заплатить налоги, у нас могут возникнуть неприятности.
Сложность здесь заключается в другом:
Необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.
Мы можем целыми днями мыть посуду, но это вряд ли сделает нас более счастливыми. Мы можем добросовестно платить налоги, но это ни на копейку не увеличит прибыль нашего магазина.
Задачи из «Квадрата C» не улучшают нашу жизнь, поскольку они навязаны нам извне: окружающим миром, обстоятельствами или другими людьми. Их выполняют лишь для того, чтобы поддерживать текущий уровень жизни и избегать неприятностей.
Да, мы вынуждены реагировать и выполнять эти задачи. Но мы бы вздохнули с облегчением, если бы наш автомобиль вдруг начал сам заправляться космической энергией, а посуда — самоочищаться после каждого приема пищи. Иными словами, сами по себе эти дела нам не особо и нужны.
Человек, который искренне считает подобные задачи важными, попадает в опасную ментальную ловушку. Он начинает тратить на них уйму времени и сил, надеясь, что его жизнь от этого однажды улучшится. На самом же деле он просто топчется на месте, а его жизнь остается там же, где и была.
Именно поэтому задачи из «квадрата C» и являются не важными: они по своей природе не способны ничего изменить.
важные дела — это дела, которые напрямую связаны с нашими главными целями и ценностями. Это дела, которые меняют нашу жизнь к лучшему, делают нас счастливее, помогают двигаться к цели и не упускать ее.
У каждого, естественно, будет свой список таких задач. Для одного человека это инвестиции в здоровье и саморазвитие, для второго — работа над своими проектами, а для третьего — просто время, проведенное с близкими. Объединяет все эти задачи то, что они продиктованы нашими личными устремлениями, а не навязаны нам извне.
И вот тут становится понятна главная опасность «квадрата C».
Наше время ограниченно. В сутках всего 24 часа, а ожидаемая продолжительность жизни даже в самых развитых странах редко превышает 80 лет. И чем больше времени человек тратит на «срочное, но не важное», тем меньше времени у него остается на то, что для него важно.
Сложность 3. «Делегируйте!»
Хорошо, пусть срочные дела из «квадрата C» действительно не самые важные и даже в степени вредные. Но как быть, если эти дела все равно необходимо выполнять?
В большинстве статей о матрице Эйзенхауэра дается один и тот же совет: «делегируйте!».
Вот молодая мама в декрете читает на женском портале статью о матрице Эйзенхауэра. У нее на сегодня, например, такие «срочные — не важные» дела:
И вот ей советуют: а ты просто делегируй эти дела! Простите, а кому она их делегирует? Своей кошке?
Некоторые авторы подозревают, что написали не то, и робко добавляют:
— Попробуйте поручить эти дела своему мужу / жене.
Великолепно! А давайте попробуем это представить:
— Дорогой, мне сейчас нужно написать статью в блог. Поскольку у тебя в жизни нет никаких целей, может ты пока приготовишь нам ужин?
Более того: даже предприниматели и руководители порою не могут передать такие дела подчиненным. Увы, но не все задачи можно делегировать и не всегда для этого есть исполнители. Например, владельцы малого бизнеса зачастую сами вынуждены ездить за товаром, оплачивать счета и вести бухгалтерию. Они бы и рады избавиться от этих задач, но у них просто нет такой возможности.
Нет, делегирование — это отличный метод. Другое дело, что он применим далеко не везде и не всегда.
Сложность 4. Что делать с этими задачами
На самом деле все просто:
Любыми способами старайтесь сокращать время на выполнение этих задач.
Ниже перечислены самые популярные варианты решения этой проблемы. Обратите внимание: некоторые из них потребуют финансовых затрат. Здесь нужно просто решить, что в каждом конкретном случае для вас важнее — время или деньги.
Итак, вот небольшой по «срочным, но не важным» делам:
1. Делегировать. Если это можно сделать, то почему бы и нет?
2. «Купить время». Если есть возможность, воспользуйтесь услугами, помогающими экономить время. Например: доставка еды из ресторана, доставка продуктов из магазина, стрижка газонов и уход за клумбами, оформление документов
3. Обратиться к специалистам. Передавайте работу соответствующим специалистам, а не делайте ее сами. Если, например, на кухне течет кран, вызовите сантехника.
6. Оптимизировать. Пользуйтесь специальными приемами, которые помогают ускорить работу.
7. Выполнять реже. Можно ли, к примеру, мыть полы не три, а два раза в неделю? Можно ли закупать продукты оптом? Можно ли приготовить суп сразу на два дня?
8. Избегать перфекционизма. Многие задачи из «квадрата C» не нуждаются в особо качественном выполнении: их достаточно просто сделать. Какая разница, как оформлен бутерброд, если через 5 минут он будет съеден?
9. Не делать. Если есть возможность вообще не выполнять эти задачи (скажем, не посещать бессмысленное мероприятие), то лучше так и поступить.
Перечисленные приемы нельзя использовать «механически»: почти каждая ситуация в нашей жизни требует индивидуального подхода. Если, например, нам очень нравится готовить и поливать цветы, то с этими задачами, возможно, и не стоит ничего делать.
