Что делать, если в трудовой книжке работника нет печати?
Трудовая книжка является основным документом, на основании которого начисляются пенсионные выплаты. Она должна быть заполнена по всем правилам, иначе Пенсионный фонд посчитает такую трудовую книжку недействительной. Это касается и того случая, когда в трудовой книжке нет печати.
Выдается трудовая книжка на первом рабочем месте. Бланк документа оплачивает работник, а заполняет работодатель или лицо, имеющие такие полномочия. Все строки титульного листа заполняются на основании подтверждающих документов. Фамилия, имя и отчество пишутся полностью, дата рождения указывается арабскими цифрами, год не сокращается. Образование, служба в армии, квалификация, разряд и прочая информация переписывается с соответствующих документов, которые должен предоставить работник.
После того, как все личные сведения будут вписаны, работник в обязательном порядке должен с ними ознакомиться. Только после его одобрения ответственное лицо ставит на титульном листе собственную подпись и печать организации.
Нужна ли печать на титульном листе?
Наличие печати – это необходимое условие, так как Пенсионный фонд очень требовательно относится к ведению этих документов. Печать имеет право ставить только та организация, которая выдавала документ.
Если вы заметили, что в трудовой книжке на первой странице нет печати, необходимо обратиться в службу по кадрам той организации, которая ее выдавала. Если фирма реорганизована, исправить ситуацию должен правопреемник. В том случае, когда он отказывается это делать, пострадавший работник может обратиться в судебные органы.
Следует отметить, что та организация, где сотрудник трудится в настоящее время, не может ставить на титульном листе свою печать. Она будет отличаться от той, которой заверена запись о приеме на работу, а это вызовет дополнительные сомнения о правдивости сведений.
Если организация, которая выдала трудовую книжку, ликвидирована, пострадавшему работнику нужно собрать доказательства того, что такая фирма существовала, а работник действительно там трудился. Информация может храниться в архивах, а трудовой контракт, правильно заверенный, должен быть у самого сотрудника – он также является доказательством.
Если по каким-то причинам доступа к этим документам нет, необходимо разыскать бывших коллег, которые могут выступить в качестве свидетелей. Работник может обратиться в суд с требованием признать тот факт, что конкретная организация выдавала трудовую книжку, но не оформила ее должным образом. Суд вынесет решение, что трудовая книжка принадлежит именно этому работнику и вся информация в ней достоверна.
Имея на руках такой документ, работнику не нужно будет объяснять сотрудникам Пенсионного фонда и последующим работодателям, почему нет печати на титульном листе трудовой книжки.
Ответственность и взыскания
За неправильное оформление и ведение этих документов предусмотрено наказание. Всю ответственность несет лицо, ответственное за заполнение трудовой книжки.
Наказание может быть следующее:
Дисциплинарная ответственность применяется чаще всего. Чтобы взыскание можно было применить к лицу, которое несет ответственность за заполнение трудовых книжек, необходимо наличие определенных документов:
Дисциплинарное наказание можно поделить на следующие виды:
Работодатель сам решает, какое именно взыскание использовать к провинившемуся работнику, но оно должно быть адекватно проступку. Первое нарушение не считается основанием для увольнения, но с работника могут быть сняты полномочия.
Как правило, работодатель принимает решение уволить сотрудника, если нарушения были неоднократными.
Какой бы вид наказаний ни был применен к провинившемуся работнику, в обязательном порядке должен быть составлен приказ. Он должен содержать информацию и том, кому, за какой проступок и какое взыскание было применено. В течение трех дней работник должен с ним ознакомиться и расписаться. В том случае, когда он отказывается признавать свою вину и ставить подпись, нужно составить дополнительный акт.
Работник, в случае несогласия с взысканием, может обратиться в инспекцию труда или к другим органам по трудовым спорам.
Материальная ответственность
Материальная ответственность наступает в том случае, когда пострадавший работник понес убытки, например, в случае вынужденной безработицы вследствие недостоверных записей.
Материальные взыскания применяются в следующих случаях:
Работодатель, по вине которого работник пострадал, может возместить убыток добровольно, согласовав размер компенсации и составить соответствующий приказ. В противном случае пострадавший работник может обратиться в суд для восстановления справедливости.
Что делать, если в трудовой книжке нет печати от предыдущего работодателя
Трудовая книжка относится к документу, по которому можно проследить весь трудовой путь работника. По ней ему начисляется пенсия. Но часты ситуации, когда в книжке отсутствуют важные пометки, подписи, наиболее распространенной проблемой является и отсутствие печати. Это связано с безответственным отношением, забывчивостью работодателя, но от этого владельцу ТК не становится легче, так как из его рабочего стажа может быть вырезан целый кусок. Проблему можно решить и в нашей статье мы расскажем, как это можно сделать.
Для начала приведем положения трудового законодательства, по которому можно понять, что печать действительна необходима.
Согласно постановлению правительства под номером 225 (п.35) ― все записи в ТК работника должны заверяться печатями.
Согласно постановлению минтруда под номером 69 (п2.2) ― на титульном листе ТК должна стоять печать предприятия.
То есть, их отсутствие делает законным отказ признать недействительность ТК или определенного периода работы, что может повлиять на размер стажа и, соответственно, на пенсию.
Отсутствие печати на титульном листе, ваши действия
Если на титульном листе отсутствует печать, то будьте уверены, что пенсионный фонд крайне негативно отнесется к этому, несмотря на то, что, казалось бы, все записи внутри книжки оформлены правильно и подтверждены печатью, и не примет такой документ. Практически всегда суд принимает сторону пенсионного фонда в этом вопросе. То есть, во избежание затягивания времени лучше сразу заняться вопросом восстановления печати.
Если организация продолжает работать под тем же названием, то решение упрощается и достаточно обратиться на предприятие, соблюдая необходимые формальности, чтобы исправить оплошность.
Если организация была реорганизована, но продолжает свою деятельность, то необходимо обратиться за решением проблемы к правоприемнику, который обязан выдать подтверждающий документ, что трудовая книжка заводилась именно здесь. При отказе можно решить проблему обращением в трудовую инспекцию.
Задача усложняется, если предприятие ликвидировано. Тогда вам придется собирать сведения о том, что такая компания существовала, и что вы работали именно в ней. Здесь придется обратиться в архив, постараться найти бывших сослуживцев, которые подтвердят ваше место работы и с этим багажом обратиться в суд. Положительно вынесенное решение избавит вас от необходимости объяснять отсутствие печати другим организациям и работодателям.
Отсутствие печати от предыдущего работодателя, ваши действия
Итак, если предыдущий работодатель не поставил печать в ТК, то проблема решается быстро при действующей организации, для этого обратитесь в ее отдел кадров и проблема будет решена.
Но ситуация усложняется, если организация за время вашего устройства на новое место работы ликвидирована. Тогда, при отсутствии записи об увольнении и печати, ее может внести новый работодатель. Но для этого необходимо позаботиться о наличии с предыдущей работы документа об увольнении (копии или выписки).
Есть еще один вариант: попросить нового работодателя завести новую книжку ― это законный вариант, но здесь необходимо учесть, что тогда вам в зачет не пойдет стаж с предыдущих мест работы, выбор за вами.
Ответственность и взыскания
При неправильном ведении трудовой книжки ответственность несет уполномоченное лицо: выговор, материальное взыскание или увольнение ему выносит работодатель.
Если работник понес материальные убытки из-за неправильно заполненной книжки или моральный ущерб, то он вправе требовать компенсации от работодателя. Вопрос можно решить, договорившись «полюбовно», при невозможности это сделать, можно обратиться в суд и получить компенсацию по решению суда.
Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу
Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.
Общие правила записи в трудовых книжках
Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:
Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.
Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.
Заполнение титульного листа
Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.
На титульном листе указывается:
Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.
Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.
Если изменилась фамилия
Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):
Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.
Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Запись о переводе
Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.
Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.
Порядок записи при переводе такой:
Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.
Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:
Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:
Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.
Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным
В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:
В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.
Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика
эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву
1 сентября 2021 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать
Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.
Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:
Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.
Новый порядок ведения трудовых книжек
Можно использовать штампы
С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.
Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.
Даты только арабскими цифрами
Даты следует писать только арабскими цифрами:
Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.
Срок заполнения зависит от вида записи
Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.
Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным
Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:
Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.
Уточнен порядок записи о совместительстве
До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.
Приказ № 320н расширил возможности:
Совместители вправе выбрать любой из способов.
О служебной деятельности — по месту службы
Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.
Не надо подписи в карточке Т-2
До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.
Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.
Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.
Точность в записи об увольнении
Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.
Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.
Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.
Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода
В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.
Записи при отказе от бумажной трудовой
Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.
Оформление дубликата
У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.
Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней
Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.
В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.
Новые бланки и вкладыши потребуются, если:
При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.
Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.
Титульный лист
Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.
Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы.
Сведения о работе
В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.
Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.
Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним
С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.
Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и назначенного приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.
Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.
Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.
Вместо заключения
Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
