Личное дело студента: оформление, формирование, ведение и хранение
Личное дело студента формируется с момента его поступления в ВУЗ. Туда подшивается личная карточка студента, медицинская справка о состоянии здоровья, копия паспорта и документов о среднем образовании, номер приказа о зачислении или переводе.
В течение учебы личное дело студента пополняется оценками (они заносятся в учебную карточку), выписками из приказов о переводе с курса на курс, об отчислении и восстановлении студента, об академическом отпуске (если такой был). Прилагаются характеристики с места прохождения практики, сведения о поощрениях и выговорах. Если студент во время учебы изменил семейное положение, то в личное дело подшиваются также копии свидетельства о браке, о смене фамилии. Студентам-мужчинам, отслужившим в армии, необходимо предоставить копию военного билета. Иногда просят предоставить свидетельства о рождении детей.
После окончания университета личное дело студента пополняется выписками из приказов о допуске учащегося к сдаче государственных экзаменов, защите дипломной работы, обходным листом, копией приказа об окончании университета, копией диплома и вкладышем с оценками, характеристикой за время учебы в ВУЗе. Прикладывается также зачетная книжка и студенческий билет. Если студенческий билет был утерян – то необходимо будет написать заявление об утере на имя ректора, а также приложить копию или вырезку из газеты с объявлением об его утере. В зачетной книжке должны быть проставлены все отметки об успеваемости, подписи декана и печати. Утерянную зачетную книжку придется восстанавливать. Со студента берется расписка о том, что ему возвращен документ о среднем образовании.
После этого личное дело студента отправляется в архив, где по закону оно должно храниться 75 лет.
Порядок комплектования личного дела абитуриента.
На каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся все сданные документы и материалы сдачи вступительных испытаний, дополнительных вступительных испытаний, аттестационных испытаний (в том числе выписка из протокола решения апелляционной комиссии высшего учебного заведения).
Личные дела поступающих хранятся в высшем учебном заведении в течение шести месяцев с момента начала приема документов.
К заявлению о приеме в Университет прилагаются: оригинал или заверенная ксерокопия документа государственного образца об образовании и 4 фотокарточек размером 3×4 см, а также оригинал или заверенная ксерокопия свидетельства о результатах ЕГЭ (если абитуриент поступает по результатам ЕГЭ). Предъявляется оригинал или заверенная ксерокопия документов, удостоверяющих личность и гражданство поступающего.
При личном представлении документов поступающим допускается заверение их ксерокопии по оригиналу Университетом.
Организация приема граждан по результатам ЕГЭ, в том числе организация проведения дополнительных вступительных испытаний (в случае их проведения), а также организация приема по результатам вступительных или аттестационных испытаний и зачисления в вуз осуществляется приемной комиссией вуза.
Председателем приемной комиссии Университета является его ректор.
Состав, полномочия и порядок деятельности приемной комиссии определяются положением о ней, утверждаемым ректором вуза.
Работу приемной комиссии и делопроизводство, а также личный прием поступающих и их родителей (законных представителей) организует ответственный секретарь, который назначается ректором вуза.
Лица, проходившие военную службу по призыву и уволенные с военной службы, имеющие право в течение года после увольнения с военной службы использовать результаты единого государственного экзамена, сданного ими в течение года до призыва на военную службу, представляют при поступлении в Университет военный билет.
Лица, имеющие особые права при поступлении в высшие учебные заведения, установленные законодательством Российской Федерации, представляют оригинал или ксерокопию соответствующих документов при подаче заявления.
Лица с ограниченными возможностями здоровья при подаче заявления представляют оригинал или ксерокопию одного из следующих документов:
· заключение психолого-медико-педагогической комиссии;
· справку об установлении инвалидности, выданную федеральным учреждением медико-социальной экспертизы.
Дети-инвалиды, инвалиды I и II групп, имеющие право на прием в Университет вне конкурса при условии успешного прохождения вступительных испытаний, представляют оригинал или ксерокопию справки об установлении инвалидности и заключения об отсутствии противопоказаний для обучения в вузе, выданные федеральным учреждением медико-социальной экспертизы.
На второй и последующие курсы принимаются заявления от лиц, имеющих диплом государственного образца о неполном высшем профессиональном образовании, академическую справку установленного образца или документ государственного образца о высшем профессиональном образовании.
Для обучения по программам магистратуры поступающий представляет диплом бакалавра, диплом специалиста с высшим профессиональным образованием, диплом специалиста или диплом магистра.
На каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся все сданные документы и материалы сдачи вступительных испытаний, дополнительных вступительных испытаний, аттестационных испытаний (в том числе выписка из протокола решения апелляционной комиссии высшего учебного заведения).
Личные дела поступающих хранятся в высшем учебном заведении в течение шести месяцев с момента начала приема документов.
Поступающему при личном представлении документов выдается расписка о приеме документов.
По письменному заявлению поступающих оригинал документов государственного образца об образовании и другие документы, ранее представленные поступающим, должны возвращаться вузами в течение следующего рабочего дня после подачи заявления. За несвоевременную выдачу оригинала документа государственного образца об образовании ректор высшего учебного заведения, а также ответственный секретарь приемной комиссии несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Вывод.
Учебно-ознакомительная практика в этом году длилась 2 недели.
В процессе прохождения практики, я ознакомился с организационной структурой университета и узнал об аспектах функционирования одного из подразделений – приемной комиссии.
На рабочем месте были приобретены навыки работы со специальными программными продуктами
«Абитуриент 2013» – основная программа, которая используется в приемной комиссии для заведения личных дел в базу данных университета.
В итоге прохождения производственной практики, согласно плану были выполнены следующие задачи:
· рассмотрена организационная структура;
· изучены нормативные документы;
· отмечены особенности функционирования приемной комиссии;
· изучены должностные обязанности работника приемной комиссии;
· получен навык работы со специальными программными продуктами;
По истечению срока практики, был написан отчет, в котором отражен процесс выполнения плана и поставленных задач, перед началом учебно-ознакомительной практики.
Узнать индивидуальный номер абитуриента в колледже можно узнать на горячей линии вуза
Москва, 18.12.2021, 09:29:00, редакция FTimes.ru, автор Татьяна Орлонская.
В 2021 году подача документов в российские вузы в большинстве случаев проходит в электронной форме. Абитуриенты не только подают заявки на электронную почту учебного заведения, но и отправляют туда сканированные копии необходимых документов. Чтобы обеспечить необходимую защиту персональных данных, созданы особые регистрационные номера и пароли, доступ к которым есть только у абитуриента.
Что такое индивидуальный номер абитуриента
Индивидуальный номер абитуриента — это регистрационный номер, который присваивается поступающему во время регистрации в личном кабинете вуза. Благодаря такому кабинету абитуриент может, не выходя из дома, подать заявку на поступления и документы в вуз. Приведем пример работы с личным документом на примере одного из вузов СПб.
Поступающему необходимо зарегистрироваться и корректно заполнить запрашиваемую информацию, позволяющую сформировать заявление для участия в конкурсе.
После регистрации в личном кабинете и заполнения интерактивных форм со всей необходимой информацией, абитуриенту присваивается регистрационный номер, который необходимо сохранить (запомнить). После регистрации в личном кабинете у абитуриента есть несколько возможностей:
Для участия в конкурсе необходимо предоставить полный комплект документов, необходимых для поступления на обучение в:
Что делать, если забыл пароль?
Всякое бывает в жизни, и каждый может потерять или забыть регистрационные данные от личного кабинета. Не стоит беспокоится — все можно восстановить. У некоторых периодически случается и такая ситуация.
Чего не нужно делать
Повторно регистрироваться, создавать новый Личный кабинет, чтобы внести еще раз информацию о себе и участвовать в конкурсе, то есть пытаться исправить проблему своими силами.
Информация о вас уже содержится в базе данных, и вы не сможете внести все данные повторно, а соответственно, не сможете завершить процесс подачи заявки на поступление и загрузить заново электронные копии документов.
Что нужно делать
Первым делом попробуйте восстановить свой пароль на электронную почту через форму восстановления пароля.
Иногда письмо просто не может быть вам отправлено, поскольку очень часто происходит так, что при визите в Регистрационный Центр вы просто не указываете адрес электронной почты.
Если вам не приходит письмо с новым паролем, и вы по-прежнему не можете зайти в Личный Кабинет, напишите письмо в службу поддержки выбранного вами вуза по следующему шаблону:
Прошу восстановить пароль от Личного Кабинета абитуриента (название вуза):
Стоит отметить, что во многих вузах работает горячая линия поддержки, куда можно позвонить и уточнить процедуру восстановления пароля или данных регистрационного номера. Главное — не волноваться и действовать.
Состав личного дела работника
Личное дело — это папка, в которой хранятся документы для систематизации данных о трудовой деятельности работника. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.
В соответствии с требованиями Федерального закона № 79-ФЗ от 27.07.2004, правила ведения личных дел работников предусматриваются для государственных учреждений и распространяются на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.
Что такое личное дело работника
Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в папку личного дела, то есть в отдельную обложку. Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить положение о ведении личных дел и регламентировать этот процесс на уровне предприятия. В этом внутреннем нормативном акте определяется:
Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2021 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
В первую группу входят:
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.
На что обратить внимание
Для правильного оформление личных дел работников в 2021 году следует учесть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, что включить в состав ЛД и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.
В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (п. 2 ст. 5 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»).
Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.2014 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.
Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.
Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах, и доступ к ним имеет ограниченный круг лиц (Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.
Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах: карточки Т-2 всегда хранятся отдельно, поскольку являются документами воинского учета.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сколько хранить дело
В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. Кадровики должны ориентироваться на Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, которым и установлены все сроки хранения документов. Персональные дела сотрудников хранятся от 50 до 75 лет (п. 445 Приказа Росархива № 236).
Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.
Как оформить титульный лист
Первым в личном деле всегда заполняют титульный лист. Форму титульного листа персонального дела организации утверждают сами или используют ту, которую утвердили в вышестоящем ведомстве. Если разрабатываете форму титульного листа самостоятельно, возьмите за основу бланк из приложения № 6 Приказа Ростехнадзора № 372 от 30.05.2008.
На титульном листе пишут название компании, номер личного дела и Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.
Все заведенные персональные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале — это удобно для поиска. Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Журнал прошивается и пронумеровывается, а в его графы заносятся все номера ЛД, даты их заведения, заголовки и даты закрытия.
Вот образец, как оформить личное дело работника в 2021 году:
Какие документы хранятся в личном деле работника
Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье.
Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.
Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.
Из чего состоит (структура)
Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.
Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:
В период работы досье пополняют:
При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.
Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.
Сколько хранить
Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).
Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.
Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.
Учет, внесение изменений и хранение
Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.
Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.
Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).
Выдача личных дел работников
Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.
Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.
Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.
Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.
Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.
