Закон об электронном документообороте
Единого закона об электронном документообороте (ЭДО) в российском законодательстве нет. Однако ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами — федеральными законами, Налоговым кодексом, постановлениями правительства, приказами ФНС. Они разъясняют порядок применения безбумажного делопроизводства в разных сферах.
Описание закона
Электронный документооборот решает много бизнес-задач: ускоряет проведение сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение, поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие госструктуры. Особенности работы с ЭДО регулируются нормативно-правовыми актами.
Наиболее значимый на сегодня закон об ЭДО — 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он регулирует отношения в области использования электронных подписей (ЭП), которые дают электронным документам юридическую силу. Без них обмен с контрагентами или госорганами актами, соглашениями, договорами, отчетностью сможет иметь разве что ознакомительный характер.
Не менее важны и следующие нормативно-правовые документы, которые регламентируют электронный документооборот в России:
Помимо федеральных законов об электронном документообороте и статей в кодексах, ЭДО регулируется множеством приказов и постановлений. Среди основных — приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н. Он утверждает порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.
Изменения в законе
Сфера безбумажного делопроизводства достаточно нова и активно развивается, поэтому изменения в ее нормативно-законодательной базе происходят регулярно. Новый закон об электронном документообороте 2020–2021 годов — поправки к 63-ФЗ. Они ужесточают требования к удостоверяющим центрам (УЦ), выдающим электронные подписи.
Изменения вступили в силу с 1 июля 2021 года, но пока для владельцев ЭП ничего не изменилось — новые правила начнут действовать с 1 января 2022 года. А вот УЦ уже стало в разы меньше: большинство не прошли аккредитацию по новым правилам. Для предпринимателей, руководителей юрлиц, сотрудников компаний и доверенных лиц этот закон о документообороте означает, что:
Также с 1 января 2022 года сотрудники компаний и уполномоченные лица, как определяет закон об электронном документообороте в России 476-ФЗ, должны будут перейти на использование для рабочих и личных документов личную подпись — ЭП физического лица. Это связано с тем, что в ФНС руководители будут получать лишь одну — причем некопируемую — подпись на юрлицо. Для подписания документов организации подписью физлица понадобится электронная доверенность. Особенности ее применения сейчас прорабатываются.
Удостоверяющий центр Контура уже подтвердил соответствие новым требованиям закона и получил аккредитацию сроком до июня 2024 года. УЦ планирует получить и статус доверенного лица ФНС. Всегда быть в курсе последних изменений и вовремя обновить электронную подпись помогут эксперты системы электронного документооборота Диадок.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Еще одно важное изменение
Определило переход на электронный документооборот постановление правительства еще в одной сфере. С 8 июля в России завершился годовой эксперимент и начала действовать система прослеживаемости импортных товаров. Она призвана обеспечить учет данных о такой продукции и операциях, связанных с ее оборотом. Но главное — появилось новое условие относительно работы с счетами-фактурами. Положение утверждено приказом Минфина от 5 февраля № 14н.
Документы, определяющие электронный документооборот в РФ, регламентируют: теперь счета-фактуры, в том числе корректировочные, при работе с прослеживаемыми товарами нужно составлять только в электронной форме. Исключений всего несколько:
Постановление об электронном документообороте в этой сфере гласит, что система прослеживаемости касается всех юрлиц и ИП, работающих с подконтрольными товарами, вне зависимости от системы налогообложения. Организация, освобожденная от НДС или применяющая специальные налоговые режимы, должна составлять универсальные передаточные документы — и тоже в электронном формате.
ЭДО внедряется и в области госзакупок. Электронный документооборот законодательство изменило в этой сфере. Уже с 1 мая 2021 года приемка документов в ЕИС стала только электронной для конкретного перечня заказчиков. Предполагается, что следующий год принесет новые изменения в ЭДО — законодательство полностью заменит бумажные акты электронными. Электронное актирование позволит сократить расходы на передачу документов, снизить вероятность ошибки при формировании акта и внесении сведений в реестр контрактов, повысить прозрачность закупочных процессов.
Приложение 1. Перечень нормативных правовых актов и документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления
к Инструкции по делопроизводству
в государственной корпорации
«Агентство по страхованию вкладов»
НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ И ДОКУМЕНТОВ, РЕГУЛИРУЮЩИХ
ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
4. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных».
7. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
8. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
9. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрировано в Минюсте России 8 сентября 2010 г., N 18380).
10. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст.
Что такое нормативный правовой акт
Что такое нормативный правовой акт
Нормативный правовой акт (НПА) — это официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение и отмену правовых норм.
Важно: пока нормативно-правовой акт не опубликован, он не имеет силы. Могут быть прописаны разные сроки — например, конкретная дата или указание на то, через сколько дней акт вступает в силу. Есть специальные места опубликования НПА. Для федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации это — «Российская газета» и «Собрание законодательства Российской Федерации», а также портал pravo.gov.ru.
В России есть иерархия нормативных правовых актов в зависимости от их юридической силы:
Это Основной закон государства, особый НПА, имеющий высшую юридическую силу. Нормативные акты, стоящие ниже по иерархии, не могут противоречить Конституции. Кроме того, в 2020 году в Конституцию были внесены поправки, по которым не соответствующие российской Конституции международные договоры РФ не подлежат введению в действие и применению.
2. Международные договоры
Являются частью правовой системы России (ст. 15, п. 4). Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные законом, то применяются правила международного договора.
3. Федеральные конституционные законы и федеральные законы (в том числе кодексы)
По предметам федерального ведения принимаются ФКЗ и ФЗ, имеющие прямое действие на всей территории нашей страны. По предметам совместного ведения РФ и субъектов издаются ФЗ и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты субъектов.
Федеральный конституционный закон в иерархии выше, чем ФЗ — федеральные законы не должны противоречить федеральным конституционным законам.
ФКЗ принимаются в соответствии с Конституцией по вопросам, в ней предусмотренным. Например, режим военного положения и изменение статуса субъекта РФ определяются федеральным конституционным законом.
Кодекс — это большой федеральный закон, систематизирующий нормы в какой‑то отрасли. Например, в РФ есть Уголовный, Гражданский, Трудовой, Семейный, Земельный, Таможенный, Налоговый, Лесной, Воздушный и другие кодексы.
Кстати, о том, как инициатива становится законом, вы можете почитать здесь.
4. Федеральные подзаконные правовые акты:
5. Конституции (уставы) субъектов Федерации
Наша страна — федеративное государство и состоит из 85 равноправных субъектов. У этих республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных округов и одной автономной области есть свои конституции (уставы). Они должны соответствовать Конституции РФ.
6. Законы субъектов Федерации
Законодательство субъектов также должно соответствовать Основному закону страны, а также не противоречить ФКЗ и ФЗ.
7. Подзаконные правовые акты субъектов Федерации
Это нормативные акты, издаваемые органами власти субъектов Федерации. Как и все остальные НПА, они должны соответствовать Конституции.
На уровне муниципальных образований существуют решения муниципального образования.
Нпа что это в документообороте
Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.
Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
3. Государственная система документационного обеспечения управления;
4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
6. Государственные стандарты и документацию;
7. Унифицированные системы документации;
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.
До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.
Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:
Законодательные акты РФ:
2. Гражданский кодекс РФ;
3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;
4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);
5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;
6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;
7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.;
8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;
9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;
10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;
11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;
12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.
Нормативные и методические документы:
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
5. Основные правила работы ведомственных архивов;
6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;
7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;
8. Основные правила работы архивов организации;
9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;
10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;
11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;
12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.
Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:
— Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;
— Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);
— Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
— Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
— Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».
Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5145-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного обеспечения управления.
Уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Настоящий закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. В законе дано не только определение понятия «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
С 1994 года в РФ действует Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ важен для нас тем, что он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду Российской Федерации. Работникам негосударственных организаций в связи с этим важно знать, что даже документы, являющиеся собственностью частной компании, являются негосударственной частью Архивного фонда РФ.
Согласно Положению об Архивном фонде РФ в состав негосударственной части входят документы, являющиеся собственностью негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации. Таким образом, документы коммерческих структур после экспертизы их ценности, проводимой совместно с органами и учреждениями Федерального архивного агентства, могут быть отнесены к архивным документам негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. В связи с этим на данные документы будут распространены действия законодательства об Архивном фонде Российской Федерации, в частности обязанности по обеспечению их сохранности. Закон закрепил право юридических и физических лиц на создание архивов. Дальнейшее развитие норм, установленных данным Положением, отражено в недавно изданном Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.
Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.
Одним из «настольных» нормативных документов работников делопроизводственной сферы является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающей с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.
Полный текст вышеперечисленных документов Вы найдете в разделе «Нормативные акты».
Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.
