облачная касса что это такое и как работает для чайников
Топ-9 вопросов и ответов про облачную кассу
Облачная касса — новый термин среди предпринимателей, руководителей и бухгалтеров, который собрал вокруг себя много путаниц. Непонятно, что значит «облачная», чем она отличается от онлайн-касс и какому бизнесу можно использовать.
Приводим ответы без сложных формулировок и воды на популярные вопросы по этой теме.
Что такое облачная касса? Её законно использовать?
Облачная касса — это физическая онлайн-касса с фискальным накопителем, которая находится не у компании в офисе или торговой точке, а у арендодателя в дата-центре. Компания получает к ней удаленный доступ — иначе говоря, использует «в облаке».
Фискализация платежей происходит удаленно. Чек облачная касса не печатает, а отправляет клиенту на электронную почту или телефон.
В п. 5.6, статье 1.2 54-ФЗ такая касса называется «расположенной вне места совершения расчета». Соответственно, облачная касса работает полностью по 54-ФЗ: формирует чеки и передает их через ОФД в налоговую, электронный чек отправляет клиенту, а также хранит информацию о продажах в зашифрованном виде.
Чем облачная касса отличается от онлайн-кассы?
Онлайн-кассой называют современные кассы, которые отправляют данные в ОФД в режиме реального времени. Они представляют собой физическое устройство, которое мы привыкли видеть в магазинах или кафе.
Облачная касса — тоже физическая онлайн-касса, только находится она не на торговой точке, а у арендодателя. И формирует не физические чеки, а электронные.
Это безопасно?
Безопасность — одно из преимуществ облачных касс перед физическими онлайн-кассами. Дата-центры, где хранятся облачные кассы, соответствуют высоким требованиям к надежности и безопасности: видеонаблюдение, система пожаротушения, резервный генератор электропитания, защита от сетевых ошибок и DDos-атак.
Даже если ККТ выйдет из строя, сервис арендодателя хранит данные, что позволит восстановить их и продолжить работу на другой облачной ККТ.
Если же работать с физической кассой, то она не защищена от влияния внешней среды или человеческого фактора.
Кто может использовать облачную кассу?
Бизнес может использовать облачную кассу, если принимает наличную или безналичную оплату:
В остальных случаях покупателю предоставляется бумажный чек и облачная касса не подойдет.
Как пробивать чеки с помощью облачной кассы?
Облачная касса для бизнеса — просто устройство, для ее использования нужно специальное ПО, которое обеспечит передачу данных и личный кабинет для управления. Арендуя облачную кассу, вы получаете лицензию на использование этого ПО.
Для приема платежей и формирования чеков подключите облачную кассу с помощью готового модуля к CMS сайта или проведите подключение по API. Также можно пробивать чеки вручную через личный кабинет.
Лучше взять облачную кассу в аренду или купить физическую?
Покупка физической кассы означает, что вы самостоятельно будете следить за ее сохранностью, функционированием и техническим обслуживанием. В случае сбоя или поломок необходимо будет обращаться за помощью к специалистам сервисного центра.
Аренда облачной кассы подразумевает, что решение всех технических проблем ложится на плечи арендодателя. Не нужно покупать дополнительно ПО, оборудование или нанимать технический персонал. Даже открытие и закрытие смены происходит автоматически.
Для нее не нужна специальная подготовка или знания, а бесперебойная работа снижает издержки по простою торговых точек в случае с выходом из строя ККТ.
Что входит в стоимость аренды облачной кассы?
В стоимость входят три вещи:
Иногда в стоимость входят дополнительные услуги, например, договор с ОФД. Это зависит от сервиса облачных касс и тарифа.
Можно ли подключить два сайта с онлайн-продажами на одну онлайн-кассу?
Да, можно. По закону одна касса используется на одном юридическом лице. Сколько сайтов у одного и того же юридического лица, не имеет значения.
У меня уже есть онлайн-касса. Зачем мне нужна облачная?
Если у вас уже есть физическая онлайн-касса, то для приема платежей в интернете или на выезде превратить ее в облачную с помощью сервиса «Расшаривание кассы ».
Ваша онлайн-касса останется у вас, но в то же время вы сможете пользоваться ею, как облачной — фискализировать платежи удаленно.
Например, курьер или сотрудник, оказывающий услуги на выезде, устанавливает на телефон приложение и принимает оплату своим смартфоном. В данном случае бумажный чек не нужен — электронный вариант отправится на электронную почту или телефон клиента. И всё в соответствии с 54-ФЗ.
Облачная касса — идеальное решение прежде всего для интернет-магазинов и выездной торговли, поскольку с ней минимум хлопот и максимум комфорта.
К тому же не все предприниматели готовы приобретать кассу, самостоятельно заниматься установкой, подключением и настройкой. Удобнее арендовать облачную онлайн-кассу и отдать все технические нюансы под крыло арендодателя, а самим уделять внимание более важными вопросам — ведению бизнеса.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Облачная касса: как работает и кому подходит
Каждому курьеру или мастеру на выезде не обязательно носить с собой онлайн-кассу. Ее может не быть даже в офисе компании, в которой они работают. По закону так можно, если арендовать облачную кассу, а сотрудникам на телефоны установить приложение. Рассказываем, что это за касса, кому подходит и как работает.
Что такое облачная касса
Облачная касса — это аналог стационарной онлайн-кассы, только она стоит не у самого предпринимателя, а в защищенном дата-центре и работать с ней могут одновременно несколько пользователей. Об облачной кассе в законе
Продавцы подключаются к ней с помощью интернета, принимают платежи от покупателей, а касса формирует чеки удаленно. Не нужно покупать устройство, следить за его работой, менять фискальный накопитель и обновлять прошивку.
Такую услугу могут использовать не все организации и ИП, а только те, у которых оплата проходит на выезде. Например, облачная касса подходит для таксистов, курьерских служб, ремонтников или страховых агентов.
Кто может использовать по закону
Кто имеет право. Применять облачную кассу вместо обычной по закону могут:
Например, мастер-визажист открыл ИП и выезжает к клиентам. Тогда он может принимать деньги наличными или по безналу, а чек выдавать электронный через облачную кассу. Водитель такси тоже имеет право принимать деньги от клиента в машине купюрами или по карте, пользоваться облачной кассой и формировать чеки удаленно.
Кто не имеет права. Если покупатель сам приходит в точку расчета и расплачивается товар на месте, нужна стационарная онлайн-касса. Например, обычная касса потребуется в помещении магазина, пункте выдачи заказов или в мастерской по ремонту обуви.
Как работает
Предприниматель загружает приложения на смартфоны сотрудников. Чтобы курьеры или мастера принимали деньги по закону, им нужно приложение, которое будет сообщать на кассу о продаже. Например, «Дримкас Старт» на Android.
Берет в аренду облачную кассу. Устройство стоит в дата-центре, получает информацию о продажах и формирует чеки.
Регистрируется в личном кабинете. Там можно следить за платежами и сформированными чеками, контролировать работу сотрудников, строить аналитические отчеты.
Клиент платит — ему приходит чек. Например, сантехник ремонтирует кран в ванной. После этого клиент может заплатить наличными деньгами или банковской картой. Деньги по карте мастер принимает через подключенный к телефону банковский терминал или прямо в приложении «Дримкас Старт».
Сантехник пробивает оплату удаленно через приложение и посылает информацию на кассу, а касса отправит покупателю чек. Клиент видит чек в электронной почте или СМС, еще один законный способ — мастер может просто показать QR-код со ссылкой на чек на экране. Как можно выдавать чеки по закону
Данные уходят в налоговую инспекцию. Касса отправляет данные о продаже оператору фискальных данных (ОФД), а тот транслирует информацию в налоговую инспекцию. Так предприниматель исполняет закон и не рискует попасть под штрафы.
Схема работы на примере облачной кассы Дримкас. Мастер на выезде сообщает о продаже через приложение, данные уходят на кассу, а та через ОФД транслирует чек в налоговую и посылает покупателю
Облачная касса в смартфоне
Удаленно фискализирует платежи. Не нужно покупать кассу и банковский терминал. Принимайте оплату наличными и по безналу в соответствии с 54-ФЗ на одном устройстве.
2230 ₽ в месяц. Без скрытых платежей, с возвратом денег, если услуга не подойдет.
Чем различаются облачная онлайн-касса и обычная касса
Установлена в дата-центре. Облачная онлайн-касса стоит не в магазине на прилавке или офисе, а в стойке дата-центра. Предприниматель не отвечает за ее работу, фискальный чек формируется удаленно.
Посылает электронные чеки. Облачная онлайн-касса, в отличие от стационарной, не распечатывает бумажные чеки. Она посылает чеки с помощью интернета — по электронной почте или СМС.
Подходит не для всех. Ее могут применять только предприниматели, которые продают товар или оказывают услуги по месту нахождения клиента.
Плюс и минусы
+ Предсказуемые затраты. Собственное устройство может выйти из строя, потребовать обновления или замены ФН — расходы всегда непредсказуемы. За аренду облачной кассы нужно вносить одну и ту же сумму.
+ Нет простоев из-за поломок. Такая касса стоит в дата-центре, ее обслуживают специалисты. Вероятность поломки в таких условиях минимальна, даже если касса выйдет из строя — ее быстро наладят.
+ Не требует обслуживания. Предпринимателю не нужно самому контролировать состояние кассы, возить в ремонт, платить за техническую поддержку.
+ Заменяет нескольких касс. С облачной кассой не нужно предоставлять отдельные устройства каждому водителю, курьеру или мастеру на выезде. Им будет достаточно установить приложения на смартфоны.
− Не для торговли в помещении. Облачная касса по закону не подходит, если вы торгуете товарами в магазине, офисе или выдаете заказы в пункте самовывоза. В этом случае клиенту нужно выдать бумажный кассовый чек, облачные кассы этого сделать не могут.
Как выбрать
Сравнить цены и условия. Изучите облачные кассы и сравните их цены. Обычно аренда стоит около 2000 ₽ в месяц, исключая фискальный накопитель.
Выяснить, как помогают с установкой. Убедитесь, что компания готова сама подключить кассу к ОФД, поставить на учет в налоговой инспекции, а не перекладывает это на предпринимателя. Некоторые производители касс готовы помогать с этим только на повышенном тарифе.
Узнать про скрытые платежи. У большинства компаний, которые предлагают облачные кассы, есть скрытые платежи: за лицензию, дополнительное рабочее место, фискальный накопитель, подключение к ОФД и постановка на учет в налоговой, техобслуживание.
В цену предложения Дримкас включено все вышеперечисленное, кроме фискального накопителя. К одной облачной кассе можно подключить неограниченное количество кассиров без доплат за лицензии.
Как подключить
Скачать приложение. Оно потребуется каждому сотруднику, который будет продавать товары или услуги на выезде. Можно бесплатно попробовать «Дримкас Старт» на Android.
Заключить договор на аренду облачной онлайн-кассы. Вы заключаете договор аренды на 12 месяцев, приобретаете фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев — все у одного поставщика.
Зарегистрироваться в Кабинете. В нем можно отслеживать продажи, смотреть отчеты, принимать маркированные товары через систему электронного документооборота, контролировать остатки товаров и проводить акции.
Купить электронную подпись, если еще этого не сделали. Она потребуется, чтобы зарегистрировать кассу в налоговой инспекции.
Начать продажи. Если вы выберете компанию, которая помогает с установкой кассы, больше ничего не нужно. Специалисты подключат ОФД и зарегистрируют устройство в налоговой за вас, без доплат.
Что нужно знать об облачной кассе
Облачная касса в смартфоне
Удаленно фискализирует платежи. Не нужно покупать кассу и банковский терминал. Принимайте оплату наличными и по безналу в соответствии с 54-ФЗ на одном устройстве.
2230 ₽ в месяц. Без скрытых платежей, с возвратом денег, если услуга не подойдет.
Просто о сложном: 9 вопросов и ответов про облачную кассу
«Облачная касса» — новый термин среди предпринимателей, руководителей и бухгалтеров, который собрал вокруг себя много путаниц. Непонятно, что значит «облачная», чем она отличается от онлайн-касс и какому бизнесу можно использовать. «БИФИТ Касса» приводит ответы без сложных формулировок и воды на популярные вопросы по этой теме.
Облачная касса — это физическая онлайн-касса с фискальным накопителем, которая находится не у компании в офисе или торговой точке, а у арендодателя в дата-центре. Компания получает к ней удаленный доступ — иначе говоря, использует «в облаке».
Фискализация платежей происходит удаленно. Чек облачная касса не печатает, а отправляет клиенту на электронную почту или телефон.
В п. 5.6, статье 1.2 54-ФЗ такая касса называется «расположенной вне места совершения расчета». Соответственно, облачная касса работает полностью по 54-ФЗ: формирует чеки и передает их через ОФД в налоговую, электронный чек отправляет клиенту, а также хранит информацию о продажах в зашифрованном виде.
Онлайн-кассой называют современные кассы, которые отправляют данные в ОФД в режиме реального времени. Они представляют собой физическое устройство, которое мы привыкли видеть в магазинах или кафе.
Облачная касса — тоже физическая онлайн-касса, только находится она не на торговой точке, а у арендодателя. И формирует не физические чеки, а электронные.
Безопасность — одно из преимуществ облачных касс перед физическими онлайн-кассами. Дата-центры, где хранятся облачные кассы, соответствуют высоким требованиям к надежности и безопасности: видеонаблюдение, система пожаротушения, резервный генератор электропитания, защита от сетевых ошибок и DDos-атак.
Даже если ККТ выйдет из строя, сервис арендодателя хранит данные, что позволит восстановить их и продолжить работу на другой облачной ККТ.
Если же работать с физической кассой, то она не защищена от влияния внешней среды или человеческого фактора.
Бизнес может использовать облачную кассу, если принимает наличную или безналичную оплату:
В остальных случаях покупателю предоставляется бумажный чек и облачная касса не подойдет.
Облачная касса для бизнеса — просто устройство, для ее использования нужно специальное ПО, которое обеспечит передачу данных и личный кабинет для управления. У БИФИТ Кассы это «БИФИТ Онлайн». Арендуя облачную кассу, вы получаете лицензию на использование этого ПО.
Для приема платежей и формирования чеков подключите облачную кассу с помощью готового модуля к CMS сайта или проведите подключение по API. Также можно пробивать чеки вручную через личный кабинет.
Покупка физической кассы означает, что вы самостоятельно будете следить за ее сохранностью, функционированием и техническим обслуживанием. В случае сбоя или поломок необходимо будет обращаться за помощью к специалистам сервисного центра.
Аренда облачной кассы подразумевает собой, что решение всех технических проблем ложится на плечи арендодателя. Не нужно покупать дополнительно ПО, оборудование или нанимать технический персонал. Даже открытие и закрытие смены происходит автоматически.
Для нее не нужна специальная подготовка или знания, а бесперебойная работа снижает издержки по простою торговых точек в случае с выходом из строя ККТ.
В стоимость входит три вещи:
Иногда в стоимость входят дополнительные услуги, например, договор с ОФД. Это зависит от сервиса облачных касс и тарифа. Компания «БИФИТ Касса» при аренде облачной ККТ предлагает подключение к ОФД на год и регистрацию в налоговой бесплатно.
Да, можно. По закону одна касса используется на одном юридическом лице. Сколько сайтов у одного и того же юридического лица не имеет значения.
Если у вас уже есть физическая онлайн-касса, то для приема платежей в интернете или на выезде превратите ее в облачную с помощью сервиса «Расшаривание кассы».
Ваша онлайн-касса останется у вас, но в то же время вы сможете пользоваться ею, как облачной — фискализировать платежи удаленно. Например, курьер или сотрудник, оказывающий услуги на выезде, устанавливает на телефон приложение «Мобильный кассир» или «Касса Курьер» и принимает оплату своим смартфоном.
В данном случае бумажный чек не нужен — электронный вариант отправится на электронную почту или телефон клиента. И всё в соответствии с 54-ФЗ.
Облачная касса — идеальное решение прежде всего для интернет-магазинов и выездной торговли или услуг, поскольку с ней минимум хлопот и максимум комфорта.
К тому же не все предприниматели готовы приобретать кассу, самостоятельно заниматься установкой, подключением и настройкой. Удобнее арендовать облачную онлайн-кассу и отдать все технические нюансы под крыло арендодателя, а самим уделять внимание более важными вопросами — ведением бизнеса.
Если у вас остались вопросы по облачным кассам, пишите в комментариях, постараемся ответить и помочь 🙂
Облачная онлайн-касса
Подробнее о том, что такое виртуальные облачные кассы и как с ними работать, рассказываем в статье.
Как работает облачная касса
Поясним на примере, как работает облачная касса, которая подключена к вашему интернет-магазину.
Клиент оплачивает товар в интернет-магазине банковской картой.
Ваш банк или электронные платежные системы подтверждают поступление платежа.
Информация об успешной оплате передается на облачную кассу.
Удаленная касса формирует электронный чек и отправляет его покупателю. Одновременно передает данные об оплате в ОФД.
Покупатель получает чек на e-mail, а ОФД отправляет данные в ФНС.
Удобно? Да, не надо думать о том, как выбрать кассовый аппарат, где его хранить и т.д. Именно поэтому облачную кассу выбирают владельцы интернет-магазинов, которые ведут торговлю только через интернет без пунктов выдачи и торговых точек.
Рассказываем обо всем по порядку.
Как выбрать облачную кассу
Итак, вы берете облачную кассу в аренду.
Для начала определитесь с поставщиком услуг, то есть компанией, у которой вы арендуете облачную кассу. Сравните варианты по цене, условиям обслуживания, почитайте отзывы коллег
На что еще обратить внимание при выборе облачной кассы
Количество транзакций в единицу времени. Для крупных интернет-магазинов иногда требуется несколько виртуальных ККТ.
Наличие дополнительных услуг от поставщика. Регистрация в ОФД, помощь с оформлением документов в ФНС, техническое сопровождение и обслуживание кассы. Уточните про дополнительные траты.
Обычно стоимость услуг оператора фискальных данных входит в арендную плату, а вот фискальный накопитель оплачивается отдельно. ФН бывает на 15 и на 36 месяцев. Например, цена на ФН 15 мес в среднем 7000 рублей в месяц. Подробнее о том, как выбрать ФН, читайте в нашем материале.
Пройдите процедуру регистрации в ФНС. Об этом рассказываем дальше.
Регистрация облачной кассы в ФНС
Регистрация виртуальной кассы в ФНС происходит в несколько этапов:
Необходимые документы для получения подписи:
Срок изготовления 1-2 дня.
Выбор кассы, точнее того, у кого вы будете эту кассу арендовать
Регистрация на сайте поставщика облачных касс (вам предложат заполнить небольшую анкету) и заключение договора с ним.
Регистрация кассы на сайте ФНС с помощью электронной подписи и заключение договора с ОФД. Обычно это услугу оказывают арендодатели. Не рекомендуем самостоятельно проходить регистрацию. Процедура непростая и есть риск допустить ошибку. Тогда фискальный накопитель будет испорчен и придется покупать новый.
Настройка кассы для работы также производится арендодателем.
Поздравляем! Касса успешно зарегистрирована.
Плюсы и минусы облачных касс
Начнем с хорошего, потому что преимуществ и правда предостаточно:
Преимущества:
Нет затрат на покупку физической ККМ. Предприниматель просто оформляет аренду виртуальной кассы и платит в среднем от 1500 рублей в месяц.
Централизованное техническое обслуживание. Не придется каждый раз при сбоях программы вызывать специалиста и платить. Достаточно просто обратиться в службу технической поддержки поставщика услуг.
Удаленный контроль. Обычно компании-арендодатели облачных касс предлагают предпринимателю отслеживать все транзакции с помощью личного кабинета.
Это не такой уж и минус, если вы продаете товары только через интернет-магазин. 54-ФЗ разрешает выслать клиентам электронные чеки.
А вот для формирования бумажных чеков на пункте выдачи, например, при приеме платежей или продаже товаров, понадобится физическая онлайн-касса. И с точки зрения оптимизации затрат удобнее не устанавливать дополнительную кассу, а использовать одну для приема платежей с сайта и пункта выдачи.
И в этом случае рекомендуем присмотреться физическим онлайн-кассам, которые также работают на облачных технологиях. Такие кассы устанавливаются в пункте выдачи или выдаются курьеру и подключаются к интернет-магазину.
Если клиент оплачивает покупку в интернет-магазине, касса фоном печатает чек, отправляет его покупателю и передает данные в ОФД. То есть не мешает, когда кассир выбивает бумажные чеки.
Вам не придется покупать много ККТ, с помощью одной кассы вы “обслужите” весь бизнес.
Об этом варианте подробнее рассказываем дальше
Одна касса для всего бизнеса
Для того, чтобы оптимизировать затраты при работе интернет- магазина, предлагаем воспользоваться готовым решением от МТС Кассы:
Для старта работы вам потребуется одна стационарная касса. Ее не обязательно покупать. Достаточно оформить аренду кассового аппарата и платить только за нужные услуги. Подробнее о правилах применения ККТ по 54-ФЗ, онлайн-кассах, стоимости аренды, рассказываем в статье.
Что дальше?
Вы устанавливаете онлайн-кассу на пункте выдачи или выдаете ее курьеру и подключаете к интернет-магазину. На кассе в пункте выдачи вы выбиваете печатные чеки, а все платежи через интернет-магазин касса фискализирует фоном, отправляет электронные чеки покупателям и передает данные в ОФД.
Это удобно, так как онлайн и офлайн продажи проходят через одну кассу.
Дополнительные преимущества:
Синхронизация с товароучетной системой. Все товары и остатки склада хранятся в одной базе. Данные по остаткам автоматически обновляются на странице сайта, когда товар поступил, оплачен, отложен или выдан. Клиент не сможет заказать товар, который заканчился на складе.
Своевременный заказ поставщику в нужном объеме. У вас всегда «под рукой» актуальная информация об остатках на складе и неликвидных товаров.
Контроль работы интернет-магазина в личном кабинете. В режиме онлайн вы получаете данные о выручке, статусе заказов, количестве продаж и т.д.
Для владельцев кассового сервиса «МТС Касса» мы создали бесплатное мобильное приложение «МТС Касса. Мой бизнес». Просто установите его на смартфон и просматривайте статистику онлайн по каждой точке продаж в любой точке мира.
Для старта работы нужна всего одна касса и смартфоны курьеров. Касса устанавливается на пункте выдачи.
Курьеры скачивают на мобильное устройство (смартфон) кассовое приложение МТС и подключаются к онлайн-кассе.
Курьеры используют свой смартфон в качестве кассы и принимают оплату от клиентов.
Данные об оплате поступают на онлайн-кассу, она фоном формирует чеки, направляет их покупателю и в ОФД.
Если у вас есть интернет-магазин, также подключите его к онлайн-кассе. Таким образом, у вас будет всего одна касса для интернет-магазина, курьерской доставки и пункта выдачи.
Переводите торговлю в онлайн?
Мы поможем сделать это всего за 1 день.
Загрузим товары в интернет-магазин, настроим онлайн-оплату и подготовим все для принятия заказов. Вам не придется заботиться о подключении онлайн-кассы, настраивать оплату через платежные сервисы, мы это сделаем за вас
Дата публикации: 29.10.2020